Pravila pogajanj: osnovna načela, tehnike, tehnike

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2024-01-17 19:07

Vsak človek se sooča s tem, kar običajno imenujemo poslovna komunikacija. Zato mnoge zanima, kako napisati uradno pismo, sprejeti partnerja in se z njim pogajati, rešiti sporno vprašanje in vzpostaviti obojestransko koristno sodelovanje.

Poslovna komunikacija je še posebej pomembna za ljudi, ki vodijo svoje podjetje. V marsičem je uspeh njihovih dejavnosti odvisen od tega, kako dobro obvladajo znanost in umetnost komuniciranja. V zahodnih državah se tečaji usposabljanja, ki pokrivajo vprašanja poslovne komunikacije, poučujejo na skoraj vseh univerzah in visokih šolah. Ne tako dolgo nazaj so se pravila pogajanj začela preučevati na domačih visokošolskih ustanovah. In nedvomno takšne discipline pri študentih vzgajajo zmožnost vzpostavitve stika s partnerji.

Ta članek bo govoril o etiki poslovne komunikacije in pravilih pogajanj. Opisane bodo glavne faze pogajanj, vrste vedenja ljudi in nekatera načela interakcije z njimi. Predstavljena bodo tudi pravila za pogajanja o tehničnih komunikacijskih sredstvih.

Kaj so pogajanja?

Preden razmislite o osnovnih pravilih pogajanj, se morate pozanimati, kaj so in kaj so lahko. Pogajanja so torej komunikacija med ljudmi, ki poteka za dosego določenega cilja. V pogajanjih ima vsaka od strank v komunikaciji enako možnost nadzora nad potekom situacije in sprejemanja odločitev.

Pogajanja vedno predpostavljajo, da imajo udeleženci delno podobno mnenje, delno pa se ne strinjajo s prepričanjem druge strani. Srečujejo se, da bi prišli do skupnega imenovalca. Če pa se stranki strinjata s prepričanji drug drugega ali sta, nasprotno, zelo kritični, gre za popolnoma različne vrste interakcij - sodelovanje oziroma soočenje.

Funkcije in cilji pogajanj

Na splošno velja, da pogajanja obstajajo zato, da bi prišli do skupnega mnenja in se o nečem dogovorili. Čeprav je to mnenje zelo logično, obstaja več ciljev.

Pogajanja so potrebna za razpravo o problemih (obstoječih ali možnih), sprejetje skupne odločitve itd. Poleg tega lahko pogajanja opravljajo informativno funkcijo, ko si ljudje izmenjujejo samo poglede na določene stvari. To vrsto interakcije je mogoče imenovana predhodna pogajanja. Srečanje, organizirano za vzpostavitev novih povezav, vključuje tako funkcijo, kot je komunikacijska, ko se ljudje srečajo, da bi se spoznali.

Pogajanjaima lahko tudi funkcije, kot so nadzor, koordinacija in regulacija. Od komunikacijskih se razlikujejo po tem, da so nujne v primerih, ko so dogovori že v teku in potekajo pogajanja o izvajanju predhodno sprejetih skupnih odločitev.

Poleg zgoraj navedenega je v praksi tako, da se pogajanja ne smejo dogovoriti za razpravo in sprejemanje odločitev. Potrebni so kot motnja za tekmece ali partnerje. Včasih takšne trike uporabljajo trgovska podjetja, ki želijo pritegniti pozornost določenega partnerja z uprizarjanjem poslovnih stikov z drugimi podjetji.

Fape pogajanj

Pravila pogajanj obvezujejo osebo, da ve, katere faze tega procesa obstajajo. Zahvaljujoč temu je mogoče pri načrtovanju in vodenju poslovne komunikacije doseči odlične rezultate.

Pogajanja so torej sestavljena iz priprave, samega procesa komunikacije in doseganja dogovora. V spodnji tabeli je vredno razmisliti o fazah pogajanj in njihovih fazah.

Koraki	pripravljalna faza	faza vzdrževanja	stopnja konsenza
prva	Izbira načina pogajanj	Skupna raba informacij	Izbira dogovorjenih rešitev
drugi	Vzpostavljanje stika med sogovorniki (vabilo ali potrditevsodelovanje v pogajanjih)	Oblikovanje dnevnega reda	Končna razprava o izbrani strategiji delovanja
tretji	Zbiranje in analiziranje informacij, potrebnih za pogajanja	Prepoznavanje spornih vprašanj	formalni dogovor dosežen
četrti	Priprava pogajalskega načrta	Razkritje globokih interesov strank	-
Peti	Gradimo vzdušje zaupanja	Razvijanje predlogov za uskladitev	-

Formalno lahko ločimo še eno fazo - zadnjo, ko obe strani po pogajanjih analizirata rezultate in začneta uresničevati dosežene dogovore.

pogajalski pristopi

Vredno si je zapomniti eno najpomembnejših pravil pogajanj - vedno morate poznati predmet razprave in imeti določene pristope. Če jih poznate, lahko predvidite vedenje sogovornika. Razlikujemo lahko naslednje pristope k pogajanjem:

1. Sovražniki. Bistvo pristopa je v tem, da se stranki ena pred drugo postavita v vlogi vojakov, ki morajo braniti svoje interese. Z drugimi besedami, ta pristop lahko opišemo kot vlečenje vrvi.
2. Prijatelji. Obe strani se zavzemata za prijateljska pogajanja. Ta pristop predpostavlja, da je šibkejšistran se bo prilagodila močni strani. Treba je opozoriti, da je ta pristop v praksi izjemno redek.
3. Partnerji. Tretji pristop ima zelo trdne temelje – osredotočenost na iskanje obojestransko sprejemljive rešitve. Pomembno je, da stranke s takšnim pristopom poskušajo najti izhod iz situacije, ki bi ustrezal tako v celoti kot v celoti. Ta pristop lahko opišemo kot "čista" pogajanja.

Kljub temu, kateri pristop je bil izbran, je treba spomniti, da lahko sogovorniki uporabljajo različne trike, ki pomagajo pridobiti več koristi v korist njihove strani.

Umazani triki

Pravila bontona pri pogajanjih ne odobravajo uporabe različnih zavajajočih potez, vendar se poslovneži lahko namerno zatečejo k zvijačem, da bi pridobili koristi. Vedno morate biti na preži in jih znati ustrezno nevtralizirati. Vredno je razmisliti o najpogostejših "umazanih" trikih:

1. Povečanje vstopne ravni. Ta trik temelji na dejstvu, da partner na začetku postavi preveč zapletene pogoje za sodelovanje, ki so zanj koristni, ali tiste, ki jih je mogoče neboleče izključiti, med pogovorom pa jih poenostavi. Tako mora popustiti tudi stran, proti kateri se tehnika uporablja. Da bi se izognili takšnemu triku, je treba pred sestankom preučiti vprašanje pogajanj in potenciala partnerja.
2. Lažni naglasi. Ta trik je načeloma podoben zgoraj opisanemu. Edina razlika je, da v tem primerukaže izredno zanimanje za rešitev težave, čeprav je v resnici to vprašanje drugotnega pomena.
3. Zahteve v zadnjem trenutku. Ta trik je podoben zgornjemu, vendar ga je mogoče uporabiti le v zadnji fazi pogajanj, ko je priporočljivo uporabiti prva dva na začetku. Ta tehnika se imenuje tudi "izsiljevanje". Postavljanje zahtev v zadnjem trenutku je zelo nevarna poteza, saj ko se partnerja o vsem dogovorita in dosežeta konsenz, ena od strank postavi nove pogoje v trenutku, ko je druga že zainteresirana za podpis pogodbe.
4. Ustvarjanje brezizhodne situacije. Ta tehnika je zelo boleča za stran, proti kateri se uporablja. Pri uporabi partner ustvari takšne pogoje, pod katerimi se lahko druga stran strinja s situacijami ali pa si v primeru zavrnitve škodi. Takšna taktika vedenja pogosto vodi v dejstvo, da je zaupanje strani, ki je pod pritiskom, lahko nepovratno izgubljeno.
5. Ultimatum. Načelo tega trika je, da ena od strank postane v položaju "Ali se strinjate z našimi pogoji, ali pa zapustimo pogajanja!". Vendar se po takem triku pogajanja spremenijo v enostransko rešitev problema.
6. Salama. Načelo trika se spušča na enak pristop kot v primeru pravega klobasnega izdelka. Salama je izdelek, ki ga uživamo v majhnih porcijah, saj je ni mogoče zaužiti cele in naenkrat. Ena stran začne podajati informacije o oceni, osebnih interesih itdporcije v upanju, da bo drugi storil enako in začel pripovedovati vse skrivnosti. Odvisno od tega, kaj pravi partner, proti kateremu se ta trik uporablja, se prva stran začne ustrezno obnašati. Posledično se lahko pogajanja sčasoma zavlečejo, sogovornik pa bo v celoti in v celoti izvedel mnenje, interese in poglede druge strani.
7. Blef. Iz imena trika postane jasno, da govorimo o tem, da ena od strank daje svojemu partnerju zavestno napačne podatke. Vendar se v zadnjih letih zateka k temu vse manj, saj sodobne razmere omogočajo, da samostojno preverite vse, kar pove sogovornik.
8. Dvojna interpretacija. Ta trik temelji na dejstvu, da ena od strank izda besedilo z dvojnim pomenom, ki ga je nato mogoče razlagati v svojih interesih. Trik je v tem, da če se med pogodbo izdelajo ali podpišejo dokumenti s tako dvojnim besedilom, ena od strank ne bo mogla pozneje ne izpolniti pogojev. Takšna zvijača je zelo nevarna za stranko, ki jo uporablja, saj lahko zaradi tega hitro izgubite dober ugled in pridobite slabega.

Pravila pogajanj pravijo, da če se med poslovnim komuniciranjem opazi, da se partner loteva trikov in trikov, mu v nobenem primeru ne smete odgovarjati. Morate razumeti, zakaj se to dogaja, in po tem zgraditi komunikacijsko linijo. Vendar ne prekinjajte pogajanj nenadoma, bolje je, da vse zahteve poslušate mirno in si pustite čas za razmislek.

Pravila, ki jih je treba upoštevati pri pogajanjih

Obstajajo skupne, tako rekoč univerzalne norme vedenja pri pogajanjih in ni pomembno, ali je srečanje iz oči v oči ali pogajanja potekajo s tehničnimi komunikacijskimi sredstvi. Pravila pogajanj, ki si jih je treba zapomniti, so vedno naslednja:

1. Vedno bodite vljudni in se izogibajte frazam in namigom, ki lahko omalovažijo partnerjevo osebnost. Vedno je treba upoštevati posvetni bonton.
2. Mnenja svojega partnerja ne morete prezreti.
3. Ne postavljajte preveč vprašanj, ne da bi pojasnili, zakaj so pomembna. Z drugimi besedami, preprosta poizvedovanja ne bi smela biti dovoljena.
4. Ustrezno se moramo odzvati na pojasnila in poskušati posredovati informacije, da bodo vse strani razumele, kaj je na kocki.
5. Ne dovolite, da bi vaše misli parafrazirale.
6. Če se zdi misel vašega partnerja neizrečena, jo lahko nadaljujete in navedete, ali je bila namigovana.
7. Povzetek je možen samo na koncu pogajanj ali po daljših pripombah.
8. Če so pogajanja skupinska, je treba vsem dati možnost, da govorijo, tudi če trajajo predolgo. Toda običajno le ena oseba na strani potencialnega partnerja drži besedo.

Kako prepričati partnerja?

Z vidika pravil poslovne komunikacije in pogajanj so psihologi razvili nekaj nasvetov, ki bodo pomagali v tistih trenutkih, ko je treba partnerju ne le posredovati informacije, ampak ga tudi prepričati okarkoli. Torej je vredno razmisliti o tem seznamu:

1. Če se je odločilo partnerja prepričati o nečem, bi morali začeti s šibkimi argumenti, preiti na srednje in na koncu izraziti najmočnejši argument, tako imenovani "adut".
2. Partnerja ne morete spraviti v neugoden položaj zanj ali pritiskati nanj. Vsak ima pravico ohraniti obraz.
3. Če morate na pomembno vprašanje dobiti pozitiven odgovor, morate pred njim postaviti dve preprosti, na katera bo partner odgovoril z lahkoto.
4. Zapomniti si je treba, da bolj kot je govornik vplivnejši, močnejši so njegovi argumenti.
5. Pokazati morate empatijo.
6. Pri prepričevanju morate začeti s tem, kar je jasno in sprejemljivo za obe strani.

Telefonski pogovori: pravila za vodenje telefonskih pogovorov

Telekomunikacijski pogovori se razlikujejo od pogovorov iz oči v oči. Najpomembnejše pravilo telefonskih pogovorov je kratkost. Takšna poslovna komunikacija mora biti jedrnata in ne dolgotrajna. Govoriti morate izključno o vsebini.

Na splošno obstaja več osnovnih pravil za pogajanja s komunikacijskimi sredstvi:

1. Moraš biti prijazen in gostoljuben.
2. Telefonske pogovore mora voditi kompetentna oseba, ki razume dnevni red.
3. Pred pogovorom morate prilagoditi svoj glas in, če je mogoče, izgovoriti nekaj jezikovnih zvijača.
4. Glas med telefonskimi pogovori mora bitimiren. Po potrebi se lahko igrate s svojim glasom, ko se morate osredotočiti na določene stvari ali ko prepričujete partnerja.
5. Sogovornika ne morete prekiniti. To je zelo pomembno pravilo telefonskih pogovorov. Tudi če sogovornik govori neprijetne stvari, kritizira ali izraža nezadovoljstvo, ga je treba poslušati in šele nato začeti govoriti.

Poleg zgoraj navedenega velja spomniti, da so pravila bontona za vodenje telefonskih pogovorov enaka tistim, ki jih ljudje običajno upoštevajo osebno. Poleg tega velja omeniti, da se morate opravičiti in prositi za ponovitev, če je bil zaradi tehničnih težav del pogovora zgrešen, ki ga sogovornik ni opazil.

Nacionalne posebnosti pri pogajanjih

Ob poznavanju osnov telefonskega komuniciranja s partnerji in pravil kolektivnega pogajanja je vedno treba upoštevati nacionalne značilnosti vseh strank. Nemci na primer ne prenašajo zamud in so izjemno pedantni. Angleži so ljudje, ki se vedno zdijo zadržani, zato tega ne jemljite kot hladnost. Omeniti velja, da če je tak partner dal svojo častno besedo, jo bo držal.

Italijani so zelo aktivni in družabni ter se raje srečujejo v neformalnem okolju. Pomembna lastnost takšnih partnerjev je, da se raje pogovarjajo z ljudmi istega ranga. Španci so ljudje, ki raje delajo v timu. So galantni, odprti, resni, a hkrati imajo čudovit občutek.humor. Tako kot Italijani se tudi Španci raje pogajajo z ljudmi istega ranga.

Ko že govorimo o kitajskih partnerjih, ne pozabite, da so zelo pozorni na besede. Informacije, ki jih izrazijo, so vedno premišljene in zadržane. Kitajci pogosto niso prvi, ki izrazijo svoje misli in predloge, zato morate to upoštevati pri pogajanjih.

Sklep

Ko razumemo, kaj so osnove poslovne komunikacije in pravila bontona telefonskih pogovorov, je veliko lažje zgraditi pravo ravnanje. Najpomembnejša stvar v tem procesu je biti iskren do sebe in svojega partnerja.