Projektno vodenje - kaj je to? Prednosti in slabosti

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2024-01-17 19:07

Projektno vodenje je sestavni element sodobnega sistema vodenja v Rusiji. Številna domača in tuja podjetja uporabljajo projektno vodenje za izboljšanje kakovosti izdelkov in storitev, znižanje stroškov, povečanje dobička. Kaj je projektno vodenje in kakšne so njegove glavne prednosti?

Kaj je projekt?

Pojem "projekt" si lahko razlagamo na povsem različne načine. Prva možnost vključuje opredelitev projekta kot niza dokumentacije, po kateri je možna gradnja stavbe ali objekta. Ta članek bo obravnaval drugi pomen besede "projekt".

Obstaja veliko definicij projekta, čeprav se vsi strinjajo v enem: projekt je ideja, ki vključuje izvedbo določene materialne naloge v omejenem časovnem obdobju. Hkrati se glavne značilnosti projekta imenujejo:

• Edinstvenost (projekt je nekaj, kar nastane prvič).
• Časovno omejen (projekt ima vedno roke za izvedbo).
• Namen (projekt se vedno izvaja za reševanje specifičnih problemov, izraženih praviloma v kvantitativnih enotahmeritve).

Če so izpolnjeni vsi trije pogoji, lahko nabor aktivnosti imenujemo projekt.

Programi in portfelji

Projekti so pogosto združeni v programe in portfelje. Hkrati so programi skupek projektov, ki jih združuje skupni cilj. Program za izboljšanje kakovosti izobraževanja prebivalstva lahko na primer vključuje projekte za povečanje plač učiteljev za 20%, izgradnjo 15 novih šol, izdajo 26 novih učbenikov pri osnovnih predmetih.

Projektni portfelj združuje projekte, financirane iz enega vira, ne glede na njihove cilje. Na primer, portfelj projektov podjetja N lahko vključuje projekte za dobrodelne namene, izgradnjo nove pisarne podjetja, praznovanje obletnice direktorja in povečanje letnega prometa za 10%.

Projekti v portfeljih in programih morajo imeti tudi tri glavne značilnosti, opisane zgoraj.

Osnovna načela projektnega vodenja

Glede na dinamično razvijajoč se trg za tehnologije, zasnovane za olajšanje procesa upravljanja, je težko imenovati posebne metode, ki v celoti opisujejo vodenje projektov.

Projektno vodenje vključuje številne pristope in orodja in temelji na naslednjih osnovnih načelih:

• Naravnano na rezultate. To načelo določa pomen izraza "projekt". Vodenje projektov ni le upravljanje kakovosti, je namenski niz medsebojno povezanih dejanj.
• Načelo "oblikovalnega trikotnika". Privodenje projekta naj vodi soodvisnost med: časom, proračunom, kakovostjo projekta. Sprememba enega od dejavnikov vodi v spremembo drugih, zaradi česar so tako rekoč stranice istega trikotnika.



• Obračunavanje življenjskega cikla projekta. Življenjski cikel projekta se začne z oblikovanjem same ideje o ustvarjanju projekta in se konča ob izteku časovnega obdobja, določenega v projektu. Življenjski cikel projekta se praviloma konča v trenutku, ko se začne življenjski cikel izdelka, ki je nastal kot rezultat projekta.
• Procesni pristop k upravljanju. To načelo vključuje vrednotenje projekta kot niza procesov, ki so med seboj povezani in dosežejo vrhunec z vmesnimi rezultati v obliki polizdelkov ali pomembnih dokumentov. Ta pristop vam omogoča nadzor nad projektom brez tako imenovanih "slepih con".

Metode spodbujanja udeležencev projekta

Spodbujanju udeležencev projekta se običajno posveča posebna pozornost, ko je projektno vodenje izbrano za izvajanje posebnih nalog. Vodenje projektov običajno vključuje oprijemljive in nematerialne motivacijske mehanizme.

Materialne spodbude vključujejo bonuse, globe, dodatna plačila za predčasno dokončanje vmesnih nalog.

Neopredmetene metode motivacije vključujejo potrdila in disciplinska darila v obliki prostega časa, pa tudi razporeditev tekmovanja med udeleženci projekta v okviru tekmovalnega tekmovanja.

Glavne faze projektnega vodenja

Projektno vodenje poteka v fazah življenjskega cikla projekta in fazah kompleksnosti upravljanja. Razmerje med fazami in fazami je prikazano v spodnji tabeli.

FAZE:	Upravljanje stroškov	Ustrezno upravljanje	Upravljanje vsebine	Obvladovanje tveganj
FAZE:	1	2	3	4
iniciacija	Predhodna ocena financiranja	Predhodna ocena časovnice projekta	Definicija ključnih nalog	Preliminarna analiza možnih negativnih dejavnikov
Načrtovanje	Izračun proračuna in iskanje virov financiranja	Izračun urnika projekta	Izračun ciljev projekta	Izračun prilagoditve tveganja
Izvedba	Postopno financiranje projekta	Spremljanje izvajanja urnika	Spremljanje doseganja vmesnih kazalnikov	Spremljanje sprememb ključnih gonilnikov
Zapiranje	Ocena dobička/izgube	rezultat lega/vodstva	Ocena dokončanja/neuspeha projektnih ciljev	Analizastorjene napake

Tako področja projektnega vodenja vključujejo finančna, kadrovska, strukturna področja organizacije.

Obseg projektnega vodenja

Struktura vodenja projekta vključuje razdelitev celotnega dela organizacije na projekte, ki so časovno in ciljno omejeni. Hkrati se oblikuje ekipa vsakega projekta in ekipa projektnih vodij, ki poročajo vodji o poteku svojega projekta.

V zvezi s tem se projektno vodenje praviloma uporablja v organizacijah različnih panog in velikosti, s širokim naborom sočasno izvedenih naročil. Vendar pa v malih podjetjih s projektnim vodenjem rešuje tudi specifične probleme posodobitve proizvodnje ali na primer uvedbe novega izdelka.

Projektno vodenje v gradbeništvu

V gradbeništvu je uporaba metodologije projektnega vodenja še posebej pomembna. V podjetjih, ki opravljajo funkcije naročnika ali izvajalca, projektni management uporablja naravno delitev dela na projekte (po produktnem principu, se pravi, da je gradnja vsake stavbe ločen projekt), struktura najvišjega vodstva pa praktično ne zahteva resnega prestrukturiranja.

Upravljanje projektne organizacije se pogosto izvaja tudi po projektnem principu, uspešno z uporabo že oblikovanih ekipoblikovalci kot projektna ekipa.

Projektno vodenje v državnih strukturah

Projektno vodenje v vladi je dokaj nov trend našega časa. Programsko-ciljni način vodenja, ki se je razvijal že od sovjetskega obdobja, je sedaj prevzel obliko projektnega vodenja po vsej državi. Zdaj se za reševanje strateško pomembnih nalog za državo uporabljajo programi, ki vključujejo posamezne projekte s ciljnimi kazalniki in roki izvedbe. Vendar je sama metodologija upravljanja tovrstnih programov še daleč od idealne in zahteva posodobitev in posodobitev.

Izkušnje izvajanja projektnega vodenja v regiji Belgorod

Projektna javna uprava se je izkazala po vsem svetu. V Rusiji obstajajo izkušnje z uporabo te tehnologije v regiji Belgorod.

Ta obsežni eksperiment je vplival na skoraj vse vidike javne službe v regiji Belgorod. Med glavnimi elementi so usposabljanje za vodenje projektov, organizacijska in metodološka podpora, pregledi na kraju samem, motivacija, ocena kompetenc zaposlenih, strokovne komisije za pregled projekta.

Projektno vodenje regije Belgorod zdaj vključuje kolegialne organe za vodenje projektov:

• Medresorska komisija za vodenje projektnih aktivnosti.
• Sektorske strokovne komisije, ki odločajo o odpiranju/zapiranju projektov.
• Regionalna projektna pisarna, ki nadzoruje skladnost z metodologijovodenje projekta.

One Stop Shop

V okviru prehoda na vodenje projektov je Belgorodska regija že leta 2010 prešla na usklajevanje naložbenih projektov prek sistema "eno okno", ki je danes dobro poznan v Moskvi. Vlogo tega okna pravkar opravlja ena od na novo uvedenih storitev - regijska projektna pisarna. Zdaj, točno en mesec po prijavi v projektno pisarno, poslovni subjekt prejme dokument o odobritvi.

Automatiziran informacijski sistem "Upravljanje projektov"

Informacijska in tehnična podpora za vodenje projektov v regiji Belgorod se izvaja prek avtomatiziranega informacijskega sistema (AIS) "Upravljanje projektov". To je spletna aplikacija brez programske opreme, ki izvaja naslednje funkcije za projekte, portfelje in programe:

• Vzdrževanje registra (baze podatkov).
• Razpored.
• Proračun.
• Spremljanje izvajanja na regionalni in občinski ravni.
• Porazdelitev pooblastil in odgovornosti ekipe.
• Spremeni vsebino.
• Opozorilni sistem o prihajajočih in prihajajočih dogodkih za projekte.
• Tok dokumentov.
• Samodejno analitično poročanje.
• Integracija z elektronsko vlado regije Belgorod.

Prednosti in slabosti projektnega vodenja

Opisana izkušnja izvajanja projektnega vodenja v regiji Belgorod se je izkazala za uspešno. Učinek teh sprememb se je izrazil predvsem vpovečanje stopnje rasti bruto regionalnega proizvoda za 0,1% (več kot 3 milijarde rubljev), zmanjšanje časa, porabljenega za odobritev projekta (za 2 meseca za vsak projekt) in povečanje stopnje razvoja naložb v regiji za 23 %. Najpomembnejši rezultat pa je oblikovanje projektnega razmišljanja med zaposlenimi, ki aktivno analizirajo in poskušajo rešiti problem, včasih celo z nestandardnimi, inovativnimi metodami.

Motivacija in prestrukturiranje vodstvene strukture sta omogočila pozitiven učinek ne le za državno službo, ampak tudi za podjetja, ustvarila je ugodno naložbeno klimo in odstranila ovire za podjetništvo.

Prebivalstvo regije sedaj aktivno sodeluje pri izbiri in nadzoru izvajanja pomembnih strateških projektov. Za ljudi je vodenje projektov priložnost, da uživajo v visokokakovostnih storitvah in visoki mobilnosti.

Vendar kljub vsem prednostim strukture vodenja projekta obstajajo tudi slabosti tega pristopa.

Najprej prehodno obdobje. Projektna skupina potrebuje določen čas, da sodeluje in opravlja svoje funkcije kot dobro usklajen mehanizem.

Drugič, pri izvajanju projektnega vodenja v podjetju se iskanje dobrega vodje projekta lahko odloži. Za osebne in poklicne lastnosti projektnega vodje so postavljene zelo visoke zahteve: celovite kvalifikacije, popolna poglobitev v projekt, izkušnje z vodenjem projektov z zahtevanimi specifikami.

Za tretjo slabost projektnega vodenja lahko štejemo potreborazdelitev sredstev podjetja med projekte. V "revnih" podjetjih to morda sploh ni izvedljivo. Vodje projektov se bodo morali "boriti" za financiranje in kadre, kar je nesprejemljivo v pogojih popolnega nadzora nad vsemi fazami življenjskega cikla projekta.

Ena najpomembnejših pomanjkljivosti poti projektnega vodenja v organizaciji je zaposlitev članov projektne skupine in vodje projekta po zaključku projekta. Kot veste, je delovna obremenitev ekipe najpomembnejše pravilo uspešnega poslovanja in v primeru projektnega dela se redno pojavljajo skupine strokovnjakov, ki "visijo v zraku", ki naenkrat izgubijo stalno obremenitev.

Če povzamemo zgoraj navedeno, lahko sklepamo, da je projektno vodenje sestavni del sodobnega poslovnega prostora, študij njegovih osnov pa je preprosto nujen za kompetentno vodstveno odločanje tako na državni ravni kot znotraj posameznega podjetja.