Struktura upravljanja: vrste, vrste in funkcije

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Kakšna je struktura upravljanja? Kaj pomeni ta izraz? Če ne veste, kaj odgovoriti na vprašanja, potem zagotovo preberite naš članek. Začeli bomo z vodstveno strukturo in končali z vsemi niansami tega področja. Verjemite, ne bo dolgčas.

Kaj je to

Analizirali bomo strukturo sistema upravljanja, vendar bomo najprej opredelili, kaj je upravljanje.

Izraz pomeni vse vrste oblik, metod in tehnik proizvodnje in upravljanja s kadri. Takoj, ko se je pojavilo upravljanje, je bil njegov predmet nedeljiv, vendar se je sčasoma iz skupnega objekta odcepilo več objektov, iz katerih so se kasneje pojavile lastne usmeritve. Če govorimo o sedanjiku, potem obstajajo vrste upravljanja, ki so značilne za določeno državo. Na primer, ruski model upravljanja je znan po vsem svetu.

Kako se je vse začelo

Pred razpravo o upravljavski strukturi bi bilo dobro opredeliti strukturo upravljanja.

Danes teorija upravljanja razlikuje dve vrsti upravljanja podjetij inorganizacije: organske in birokratske. Vsak od njih ima različne osnove in značilnosti, ki nam omogočajo, da izpostavimo področja uporabe in možnosti razvoja.

Po mnenju zgodovinarjev se je prvi oblikoval birokratski tip. Avtor koncepta je bil nemški sociolog Max Weber, ki je teorijo razvil na začetku 20. stoletja. Kaj je njeno bistvo? Weber je razvil normativni model racionalne birokracije, ki je korenito spremenil sisteme odgovornosti, komunikacije, delovne strukture, plače in odnosov v podjetju. Osnovo modela je sociolog imenoval organizirano organizacijo, ki postavlja resne zahteve tako do ljudi kot do struktur. Izpostavimo lahko ključne določbe tega modela strukture upravljanja:

1. Razdelitev dela, na vsakem položaju mora biti samo usposobljen specialist.
2. Hierarhija upravljanja. V tem primeru je spodnja raven podrejena zgornji.
3. Norme in formalna pravila, ki zagotavljajo, da vodje enakovredno opravljajo svoje dolžnosti in naloge.
4. Duh formalne skrbi. Nanaša se na uradnike med opravljanjem njihovih dolžnosti.
5. Zaposlitev samo, če kandidat izpolnjuje kvalifikacijske zahteve in ne osebnih želja vodje.

V birokratski strukturi upravljanja je mogoče razlikovati več osnovnih pojmov - odgovornost, racionalnost, hierarhija. Sociolog je menil, da je nemogoče premakniti osebo in položaj, saj je treba vsebino in sestavo vodstvene dejavnosti določiti zpotrebe organizacije, ne njenih zaposlenih. Posebno formulirani predpisi zaposlenim ne omogočajo ustvarjalnosti pri pristopu k nalogi ali subjektivnosti. To je morda razlika med sodobno strukturo organizacije upravljanja in zgodovinsko uveljavljeno komunalno. Druga razlika je v tem, da je struktura skupnosti poudarjala odličnost in partnerstvo.

Birokratska struktura upravljanja je v letih svojega obstoja večkrat dokazala svojo učinkovitost, zlasti v zelo velikih organizacijah. Konec koncev, tam potrebujejo usklajeno delo, da se premaknejo k enemu cilju.

Kaj je tako nenavadnega v organizacijski strukturi vodstvene organizacije? Njegovo bistvo je razdeliti delo vodenja proizvodnje. V tem primeru se vsak položaj in enota ustvari za opravljanje določenih nalog ali niza funkcij. Za kakovostno opravljanje svojih funkcij so uradniki naloženi z določenimi pravicami do upravljanja virov. Ti isti ljudje so odgovorni za izvajanje funkcij, ki so jim dodeljene.

Navodila za upravljanje

Rekli smo že, da ima struktura sistema upravljanja veliko vej. Poleg tega ima struktura določene zahteve. Med njimi:

1. Učinkovitost. Strateške odločitve je treba sprejeti pravočasno.
2. Optimalno. Gre za racionalnost z majhnim številom ravni upravljanja.
3. Zanesljivost. Zanesljiv in neprekinjen odsev informacij.
4. Fleksibilnost. V tem primeru govorimo o sposobnosti nenehnega spreminjanja.
5. Ekonomija. Doseženo z največjim učinkom po nizki ceni.
6. Stabilnost strukturnega sistema. Govorimo o celovitosti in nespremenljivosti sistema, tako pod notranjimi kot zunanjimi vplivi.

V upravljanju obstaja več vrst upravljavskih struktur. Oglejmo si jih:

1. Strateško upravljanje. Govorimo o usmerjanju proizvodnje k željam in potrebam potrošnikov, prilagajanju podjetja zunanjemu okolju, s čimer se dosežejo zastavljeni cilji. Strateško upravljanje je pod nadzorom najvišjega vodstva organizacije.
2. Operativno vodenje. Vključuje organizacijo in vodenje procesov za izvajanje operativnih načrtov ter nadzor proizvodnje. To vključuje razporeditev virov, dela, pomembne prilagoditve finančnih in proizvodnih procesov ter napredek pri teh nalogah.
3. Taktično upravljanje. Taktična struktura menedžmenta v menedžmentu je usmerjena v razvoj strategije podjetja. Običajno to naredi srednji menedžment, obet pa je približno eno leto. To vrsto vodenja lahko pripišemo vsakodnevnemu delu.
4. Upravljanje proizvodnje. Govorimo o upravljanju pomožnih, glavnih in podpornih procesov, zaradi katerih se proizvaja blago, dostavljeno na trg.
5. Upravljanje trženja. Bistvo menedžmenta je preučiti trge, perspektivoin trenutne situacije, oblikovati cenovno politiko, ustvariti distribucijske kanale, sodelovati v oglaševalskem delu.
6. Menedžment na področju logistike. Tukaj govorimo o izvajanju poslovnih pogodb, ki se sklepajo za dobavo polizdelkov, materialov, komponent. In tudi to vključuje dostavo, pakiranje, procese vhodnega nadzora, dostavo končnih izdelkov prebivalstvu, njihovo skladiščenje.
7. Finančno upravljanje. Vključuje upravljanje finančnih odnosov in gibanje finančnih sredstev.
8. Upravljanje osebja. Tukaj govorimo o načrtovanju delovne sile, ocenjevanju kadrov in izboru najboljših med njimi, izboru kadrov, določanju plač in ugodnosti, usposabljanju in izpopolnjevanju, strokovni prilagoditvi in usmerjanju, ocenjevanju delovne uspešnosti.
9. Upravljanje računovodstva. Upravljanje organizacijske strukture upravljanja te vrste je usmerjeno v zbiranje informacij, njihovo analizo in obdelavo. To je storjeno zato, da lahko kasneje svoje kazalnike primerjate z drugimi podjetji, ki se ukvarjajo s podobnim delom.
10. Upravljanje inovacij. Naloga te smeri je utelešenje ustvarjalne dejavnosti ljudi za ustvarjanje izdelkov, ki so na nek način boljši od že izdanih izdelkov.
11. Prilagodljivo upravljanje. Osebje je zaposleno s prilagajanjem podjetja razmeram zunanjega okolja.

Kot vidite, se organizacijske strukture menedžmenta med seboj zelo razlikujejo. Tema še ni razkrita in kar težko razumeš za kaj gre, če pa tinadaljujte z branjem, ne bo več vprašanj.

Vrste upravljanja

Preden odpremo temo, poglejmo, kaj pomeni definicija. Pod vrstami managementa torej razumemo posebna področja vodstvenih dejavnosti, ki so neločljivo povezana z reševanjem specifičnih nalog upravljanja.

Upravljanje se glede na objekt deli na splošno in funkcionalno. Pomen prvega je upravljanje dela podjetja v celoti ali v ločenih povezavah. Posebno ali funkcionalno upravljanje razumemo kot upravljanje določenih področij podjetja ali njegovih enot. To vključuje samo področja upravljanja, ki smo jih navedli zgoraj.

Upravljanje se razlikuje tudi po vsebini. Dodeli strateško, normativno in operativno upravljanje. Prvi predpostavlja, da bo vodja razvil strategije, jih razdelil skozi čas, zagotovil nadzor nad njihovo izvajanjem in oblikoval potencial za uspeh podjetja.

Regulatorno upravljanje vključuje izvajanje in razvoj filozofije podjetja, poslovne politike, oblikovanje skupnih strateških namenov, določanje položaja podjetja v tržni niši.

Operativno upravljanje lahko rečemo, da je razvoj operativnih in taktičnih ukrepov, ki so usmerjeni v dejansko izvajanje strategij razvoja podjetja.

Načela upravljanja

Struktura finančnega upravljanja ali katera koli druga temelji na določenih načelih. O njih zdajpogovoriva se. Kaj so načela? To so stabilne zahteve in splošni vzorci, le če jih upoštevamo, je zagotovljen učinkovit razvoj podjetja.

Torej, načela so:

1. Hierarhija.
2. Integrity.
3. Optimalno in ciljno usmerjeno.
4. Demokratizacija.
5. Decentralizacija in centralizacija.

Obstaja tudi več pristopov upravljanja, ki ne sodijo samo v strukturo finančnega poslovodenja, ampak tudi v katero koli drugo. Obstaja procesni in sistemski pristop, in če v prvem primeru govorimo o upravljanju kot procesu, na primer o organizaciji, načrtovanju, motivaciji, nadzoru itd., potem v drugem govorimo o določitvi nalog in cilje v okvirni obliki. Praviloma se zgradi ciljno drevo, s pomočjo katerega je sistem razdeljen na podsisteme. Osupljiv primer je delitev organizacije na oddelke.

Še vedno je težko razumeti, za kaj gre, kajne? V redu, vsak pristop bomo obravnavali posebej.

Sistemski pristop

Če je s strukturo načel upravljanja vse jasno, preučimo sistemski pristop bolj poglobljeno. Osnova tega pristopa je preučevanje objektov kot sistemov. Zahvaljujoč sistematičnemu pristopu podjetje ustrezno prepozna probleme na določenih področjih in jih rešuje.

Da bo bolj jasno, definirajmo sistem. Torej, sistem je niz elementov, ki so med seboj povezani in tvorijo enotnost, celovitost.

Sistemski pristop ima svoja načela, ki so tudi nujnapovej. Med njimi:

1. Strukturno. Opis sistema poteka skozi vzpostavitev njegove strukture, to je odnosov in povezav sistema.
2. Integriteta. Govorimo o odvisnosti posameznega elementa od funkcije, kraja in drugih stvari.
3. Hierarhija. Vsaka komponenta sistema je po drugi strani tudi sistem in tako je v vsem.
4. Odnos med okoljem in strukturo. Lastnosti se pojavljajo in oblikujejo v sistemu samo ob interakciji z okoljem. Več opisov vsakega sistema. Ker je vsak sistem zapleten, je za pravilno študijo potrebno zgraditi veliko različnih modelov, ki bodo opisovali posebne značilnosti modela.

Struktura sistema vodenja kakovosti vključuje še nekaj pravil. Tukaj so:

1. Odločanje se lahko začne le z jasno formulacijo in opredelitvijo specifičnih ciljev.
2. Vsak problem se obravnava kot celota in zato je treba posledice vsake odločitve vnaprej ugotoviti.
3. Poiskati morate alternativne načine za doseganje ciljev in jih analizirati.
4. Ne bi smelo biti, da bi bil skupni cilj v nasprotju s posameznimi cilji.
5. Upoštevati je treba načelo vzpona od absolutnega do konkretnega.
6. Obstajati mora enotnost sinteze, analize in govorimo o zgodovinskem in logičnem.
7. V objektu je treba razkriti različne kvalitativne povezave.

Da bo struktura sistema vodenja kakovosti bolj jasna, si oglejmo, kako se to zgodi na primeru.

Med sistematičnim pristopomnajprej se oblikujejo izhodni parametri storitve ali izdelka. Vodje se morajo zanašati na tržne raziskave. Na podlagi istih podatkov se rešujejo vprašanja glede predmeta proizvodnje, stroškov dela, kakovosti proizvedenega blaga itd. Pomembno je, da je treba na vsa vprašanja odgovoriti hkrati. Samo če se upošteva to pravilo, bo proizvodnja konkurenčna v skladu s predpisi.

Naslednji korak v funkcionalni strukturi upravljanja bo definiranje parametrov za prijavo. Gre za potrebna sredstva in informacije za proces. Vodje bodo najprej preučili organizacijsko in tehnično raven proizvodnega sistema: raven organizacije proizvodnje, tehnologije, vodenja in dela. Nato bo treba pridobljene podatke primerjati s parametri zunanjega okolja, kot so gospodarski, politični, socialni, tehnološki in drugi.

Mimogrede, sistemi so lahko odprti in zaprti. Pogovorimo se o vsakem od njih podrobneje.

Zaprti in odprti sistemi

Na splošno smo že razložili, kaj je struktura strateškega upravljanja in ne samo. Zdaj razumemo, kaj je odprt in zaprt sistem upravljanja.

Odprti sistem je sistem, ki se hrani z viri in energijo od zunaj. Za tak sistem velja radijski sprejemnik ali kalkulator z vgrajeno solarno baterijo.

Za zaprtega lahko rečemo, da ima v sebi vir virov ali energije. Primer zaprtega sistema je ura, ki ima notranji vir energije. Sem spada tudi proizvodnja z lastnim virom energije ali delujočim strojem.

Izkazalo se je, da gospodarska podjetja ne morejo delovati samo z notranjo energijo, ker bo delo zahtevalo zaloge, delo s potencialnimi kupci itd.

Funkcije upravljanja

Organizacijske strukture sistema vodenja ne obstajajo kot lepa imena, ampak imajo številne funkcije. Zahvaljujoč njim se določi stabilna sestava vrst vodstvenega dela, ki imajo svoje značilnosti. Zanje je praviloma značilna homogenost dejanj, ciljev, predmetov. Poleg tega imajo funkcije skupne naloge in področja vodstvene dejavnosti, najmanj pa so odvisne od posebnosti podjetja.

Razdelitev funkcij omogoča izločevanje glavnih nalog in vrst dejavnosti upravljanja ter urejanje postopkov in pravil za njihovo izvajanje.

Pregledali smo vrste vodstvenih struktur in se pogovarjali o sistematičnem pristopu, vendar tema še vedno ni bila v celoti razkrita. Manjkajo razlage na temo funkcij sistemskega pristopa. Funkcije so torej razdeljene:

1. Splošno. To vključuje načrtovanje, postavljanje ciljev, spremljanje in organiziranje nalog.
2. Socio-psihološki. Gre za motivacijo in delegiranje. Funkcija je neposredno povezana s psihološko situacijo in naravo industrijskih odnosov.
3. tehnološko. Komunikacija in rešitve so del te funkcije.

Vse te funkcije so neločljivo povezane in se med seboj dopolnjujejo. Z drugimi besedami, človek ne morefunkcijo in ne uporabljajte drugega.

Toda to ne pomeni, da področja dela, ki se šteje za upravljanje organizacije, ni mogoče razdeliti na ločene funkcije, osredotočene na glavne skupine. Govorimo o naslednjih skupinah:

1. Splošno vodstvo. To vključuje določanje politik in predpisov upravljanja, motivacijo, organizacijo dela, nadzor, koordinacijo in seveda odgovornost.
2. Določena področja vlade. Najboljši primer so proizvodnja, trženje, človeški viri, osnovna sredstva in finance.
3. Upravljanje strukture podjetja. Govorimo o predmetu delovanja, nastanku, pravnih oblikah, organizaciji, likvidaciji in rekonstrukciji podjetja.

Procesni pristop

Organizacijo vodstvene strukture (upravljanja) je mogoče načrtovati glede na procesni pristop. za kaj gre? To je pristop upravljanja, ki temelji na sistematičnem pristopu. Na podlagi procesnega pristopa je delo podjetja organizirano tako, da so dejavnosti organizacije razdeljene na poslovne procese, tako kot upravljalni aparat na bloke. Procesni pristop je praviloma predstavljen kot shema z ločenimi verižnimi členi (operacijami). Izpeljana veriga se vedno konča pri izdelku. Mimogrede, povezave, ki so odgovorne za določen poslovni proces, so oblikovane iz podrazdelkov strukture.

Načela procesnega pristopa so naslednja:

1. Odgovornost vseh udeležencev v verigi za ekonomske rezultate.
2. Orientirano napreference potrošnikov in izboljšana kakovost izdelkov.
3. Motiviranje zaposlenih na najvišji ravni.
4. Slabitev birokracije.

Vendar ima procesni pristop kot struktura vodstvenega procesa svoje posebnosti. To so točke:

1. Upravljavski koraki so zmanjšani, zaradi tega se odločitve sprejemajo pospešeno.
2. Uprava prenese svoja pooblastila in odgovornost na zaposlene v podjetju.
3. Podjetje pozorno spremlja kakovost storitev in izdelkov.
4. Vse tehnologije, povezane s poslovnimi procesi, so avtomatizirane in formalizirane.

Katere težave se lahko pojavijo?

Struktura in koncept upravljanja, natančneje procesni pristop, zveni precej preprosto, v resnici pa se menedžerji soočajo s številnimi težavami. Zakaj se to dogaja? Najprej je vse odvisno od denarja in časa. Po drugi strani pa to velja za vsako situacijo, ko se v podjetje uvaja nepreverjena teorija. Kljub temu to ni edina težava, povezana s prehodom na procesni pristop. Kar nekaj jih je, našteli bomo le glavne:

1. Uvedba procesnega pristopa samo na formalni ravni.
2. Uvajanje pristopa na neformalni ravni.
3. Neskladje med ustvarjenim sistemom in realnim stanjem.
4. Procesi niso bili urejeni ali vodstvo ne ve, kako jih upravljati.
5. Menedžerji ne želijo dojemati procesnega pristopa kot nove ideologije podjetja.
6. Upravitelji nisopripravljeni na drastične spremembe, predvsem na prestrukturiranje podjetja.
7. Pomanjkanje zavezanosti, motivacije ali usposobljenosti pri optimizaciji procesov.

Kako preklopiti na vodenje procesov z najmanjšimi izgubami?

Okvir vodenja kakovosti je takšen, da je za njegovo uspešno izvajanje treba uporabiti prave metode. In kako je to mogoče doseči, če se tako formalno kot neformalno izvajanje šteje za napako? Obstaja več metod, poglejmo si jih podrobneje.

Prehodne metode

Obstajata dve metodi za neboleč prehod na novo vrsto strukture upravljanja podjetja: popolna metoda in metoda od konca do konca.

Prva metoda je primerna za sistemski in procesni pristop, saj temelji na alokaciji poslovnih procesov v že obstoječi organizacijski strukturi. Šele potem lahko preidete na strukturo procesa. Za temelj metode se šteje več določb. In sicer:

1. Razvrstitev in alokacija poslovnih procesov.
2. Razvijajte metode in standarde, ki zagotavljajo učinkovitost procesov upravljanja.
3. Oblikovanje verige procesov znotraj že delujoče strukture.
4. Izbor virov in izdelava informacijske baze za opravljanje dela znotraj procesov.
5. Analiza in spremljanje procesov.
6. Izboljšajte poslovne procese.
7. Uvajanje ukrepov, ki bodo pomagali doseči načrtovane cilje.

Glede na metodo od konca do konca, je primerna za situacijski ali procesni pristop. Kajje bistvo? Vodstvo beleži poslovne procese od konca do konca, za katere se pripravlja opis zaporedja dela in poteka dela. Po tem so vključeni v strukturo procesa, ki je najpogosteje matrična. Pri tej metodi se model najprej pripravi glede na situacijo, nato se analizirajo obstoječi procesi. Po tem se začne razvoj najboljšega modela in reorganizacija tistih procesov, ki delujejo na njegovi podlagi. Zadnji korak je priprava nove procesne strukture podjetja.

Izkazalo se je, da vse težave nastanejo zaradi pomanjkanja vodstvenih veščin za upravljanje osebja. Ne glede na vrsto vodstvene strukture mora ustanovitelj podjetja in vodstveno osebje znati vključiti zaposlene in jih zainteresirati. V tem primeru igrajo odločilno vlogo vodstvene lastnosti. Slednje mora v misli delavcev posredovati, da je sprememba pristopa enaka spremembi ideologije. Šele potem, ko ideja prevzame misli ljudi, lahko rečemo, da bo orodje uporabno. Osebje se bo strinjalo s sprejetjem novih metod, vodstvo pa jih bo nagradilo za ustrežljivost.

situacijski pristop

Strukturo funkcij upravljanja in glavne pristope smo že obravnavali, o ostalem bi bilo koristno govoriti. Med njimi je situacijski pristop. Pojavil se je v šestdesetih letih prejšnjega stoletja. Njegovi podporniki predlagajo izbiro metod upravljanja ob upoštevanju okoljskih dejavnikov in razmer. Metoda je učinkovita, če ustreza prevladujočim okoliščinam.

Do danes situacijski pristopse redko uporablja, saj se daje prednost sistematičnemu in procesnemu pristopu.

Kvantitativni pristop

Takoj ko so se razvile natančne znanosti, se je hkrati pojavila tudi ta metoda. Celo točen datum je znan - 1950. Zakaj takšna odvisnost? Dejstvo je, da so se dosežki fizike, matematike in računalniške tehnologije začeli aktivno vključevati v upravljanje. To je posledica dejstva, da je veliko lažje zgraditi virtualne modele za upravljanje zalog, dodeljevanje virov, strateško načrtovanje, vzdrževanje itd., kot pa vsakič uvesti novo strukturo in zapolniti izbokline. Dandanes v svoji čisti obliki kvantitativnega pristopa praktično ni mogoče najti. Praviloma je del procesnega ali sistemskega pristopa.

Vrste struktur

Glavne vrste krmilnih struktur se razlikujejo glede na naravo povezave. To je:

1. funkcionalno.
2. linearno.
3. Matrix.
4. linearno-funkcionalno.
5. večkrat.
6. Divisional.

Organizacijska shema odraža položaj položajev in oddelkov, ki obstaja v resnici. Povezave pa so razdeljene tudi v kategorije:

1. Linearno. Govorimo o upravni podrejenosti.
2. Zadruga. Komunikacija se sledi med enotami iste ravni.
3. Funkcionalno. Neposredne administrativne podrejenosti ni, hkrati pa so povezave razdeljene glede na področje dejavnosti.

Linearna krmilna struktura je zgrajena na tak načinna način, da je vsak vodja zadolžen za podrejene enote v kateri koli dejavnosti. Od prednosti lahko navedemo precej preprosto shemo, enotnost poveljevanja in gospodarnost. Hkrati je pomanjkljivost zahteva po kvalifikacijah menedžerjev, ki bi morala biti visoka. Zdaj ta struktura skoraj ni v uporabi.

Funkcionalna struktura je izjemna po tem, da ima tesno povezavo med funkcionalnim in upravnim upravljanjem. Tu ni načela enotnosti poveljevanja, tako kot sodelovanja med oddelki. Iz tega razloga je tudi struktura praktično neuporabna.

Linearno-funkcionalna struktura se imenuje stopničasta hierarhična struktura. V tem primeru so linijski vodje enočlanski šefi, pri tem pa jim pomagajo funkcionalni organi. Pomembno je, da linijski vodja nižjega nivoja ne poroča funkcionalnim vodjem, tudi če so slednji stopničko višje. Struktura je takoj postala priljubljena in je bila uporabljena skoraj povsod.

Divizijska struktura je zgrajena tako, da se podružnice razlikujejo bodisi geografsko bodisi po vrsti dejavnosti.

O matrični strukturi lahko rečemo, da je lahko več upravljavcev nad enim izvajalcem. Podobna shema se pogosto uporablja v podjetjih, ki delujejo na več področjih hkrati. Ker je priročnost strukture očitna, ni presenetljivo, da je matrična struktura tista, ki nadomešča linearno funkcionalno.

Več struktura je posebna po tem, da združuje različne strukture na različnih ravneh upravljanja. Primer bi bil kdajpodjetje je sprejelo panožno vodstveno strukturo, v samih divizijah pa je mogoče zgraditi matrično ali linearno-funkcionalno strukturo. Ta struktura se uporablja še danes in ne izgubi svoje priljubljenosti.

Kot ste že razumeli, da bi postali dober menedžer, morate poglobljeno preučiti znanost, vključno s strukturo ciljev upravljanja. Ne glede na to, kako dober je človek, brez poznavanja teorije je malo verjetno, da se bo kaj izšlo. Svetujemo lahko le eno stvar - naučite se materiala.