Drevo ciljev organizacije: oblikovanje, shema

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Danes obstaja orodje za načrtovanje, imenovano drevo ciljev. Primeri in načini, kako ga zgraditi za organizacijo, bodo obravnavani v tem članku.

Vsaka dejavnost se začne z načrtovanjem. Če želite nekaj narediti, morate najprej imeti določen akcijski model.

Ustrezno načrtovanje dejavnosti organizacije je več kot polovica uspeha celotnega poslovanja.

Splošni koncept izraza

Ta koncept lahko razloži skoraj vsak. Cilj je želeni rezultat, ki ga organizacija načrtuje doseči v okviru svojega delovanja. Vsako podjetje, ki želi biti poslovno uspešno, si mora prizadevati za to. Nabor ciljev ne služi le kot merilo za dejavnost organizacije, ampak se uporablja tudi za določanje njenih standardov in vrednotenje uspešnosti.

Pogosto postavljanje ciljev za dosego želenega temelji na predpostavkah o možnem prihodnjem razvoju, zato realnost njihove izvedbe in ustreznost temeljita na točnostihipoteze.

Cilji imajo rok. Večja kot je, večja je negotovost možne prihodnosti. V skladu s tem so cilji z daljšim vnaprej določenim obdobjem postavljeni v bolj splošni obliki.

Najbolj splošna izjava, ki opravičuje nastanek in delovanje organizacije, se imenuje poslanstvo.

Kaj je strategija

Uspešna podjetja dajejo velik poudarek strategiji. To je glavni načrt za izvajanje določenih nalog, ki določajo njihov pomen za organizacijo.

Z drugimi besedami, strategija je veriga ciljev, ki vodi do določenega načrtovanega izida dogodkov.

Kakšna je misija

Ta izraz se uporablja na različnih področjih – medicinskih, verskih in drugih. Poslanstvo organizacije je filozofska utemeljitev dejavnosti podjetja, njegova ideološka komponenta, ideal, h kateremu mora podjetje stremeti v času svojega obstoja.

Glavne sestavine poslanstva organizacije:

• Osredotočeno na stranke.
• Resnicoljubnost. Poslanstvo mora biti iskreno izraženo, ne sme imeti dvoumnih interpretacij in tudi ustrezati dejanskemu stanju stvari.
• Edinstvenost. Poslanstvo mora biti nekaj, kar naredi vaše podjetje edinstveno, ga razlikuje od konkurentov.

Če misija določa splošno vodilo za vse dejavnosti organizacije, je cilj bolj univerzalen in specifičen.

Načela formulacije

Pri oblikovanju cilja je pomembno upoštevati naslednja načela:

• Posebno. Cilje je treba oblikovati čim bolj jasno in natančno, da bodo vsi razumeli, kaj je na kocki.
• Merljivost. To je priložnost za kvantificiranje, ali je bil rezultat dosežen. to se naredi tako, da ga primerjamo s prej navedenim ciljem. Izmerite ga lahko po merilih, kot so število pozitivnih ocen, razmerje, pogostost dogajanja, čas, povprečja itd.
• Dosegljivo. Cilj mora biti v skladu s trenutnimi zmožnostmi podjetja.
• Pomen. Cilj ne sme biti v nasprotju s poslanstvom, pa tudi z drugimi težnjami organizacije.

Načela vodenja organizacije

Upravljanje temelji na naslednjih načelih:

• Razvijanje ciljev do nivoja vsakega posameznega zaposlenega. Hkrati načrti zaposlenih in organizacij ne smejo biti v nasprotju.
• Sinhronizacija in prilagajanje ciljev zaposlenih na vmesnih stopnjah ocenjevanja.
• Interakcija med vodjo in zaposlenim pri oblikovanju ciljev, njihovo usklajevanje.
• Izvajajte redne ocene uspešnosti in povratne informacije zaposlenih.

Metode postavljanja ciljev v organizaciji

Načrtovanje v katerem koli podjetju je lahko centralizirano in decentralizirano.

• Decentralizirano načrtovanje je določanje ciljev s strani vsake strukturne enote podjetja posebej.
• Centralizirano načrtovanje aktivnosti v organizaciji vključuje obstoj osrednjega organa ozmatično podjetje, ki direktivno postavlja cilje za svoja podrejena podjetja. Centralno so razporejeni tudi vsi viri za reševanje zastavljenih nalog.

Vrste ciljev

Pogojno jih lahko razdelimo na strateške in taktične.

• Strateški - to so tisti, katerih dosežek bo organizacijo pripeljal na novo finančno ali strukturno raven. Klasični primeri strateških ciljev so: inovativnost in akcijsko načrtovanje, zavzemanje določenega tržnega deleža. Vendar ima vsaka organizacija svojo strategijo.
• Taktični - to so tisti, ki odražajo določene stopnje doseganja strateških. Delujejo (cilji za določeno časovno obdobje, četrtletje, leto itd.).

Prav tako lahko vse cilje razdelimo na preproste in zapletene. Enostavne se izvajajo v enem koraku. Kompleksne vključujejo celo vrsto aktivnosti za njihovo izvedbo. Glede na zahtevnost in osredotočenost nalog se gradi hierarhija ciljev.

Tudi so kratkoročni, srednjeročni in dolgoročni. Odvisno od navedenega roka.

• Kratkoročni – to so tisti cilji, ki so doseženi v obdobju do enega leta. Zahtevajo največjo natančnost in jasnost besedila.
• Srednjoročni - to so cilji, katerih uresničevanje je načrtovano od enega do petih let.
• Dolgoročno - za izvajanje katerega je potrebnih več kot pet let.

Lahko so tudi:

• Operativno - izvaja se redno že dolgočas.
• Oblikovanje - izvedeno enkrat.

Za pravilno izgradnjo strukture in hierarhije ciljev, odvisno od njihove nujnosti in pomena za podjetje, se pogosto uporablja metoda drevesa ciljev. Ta pristop je eno najučinkovitejših orodij za načrtovanje opravil.

Kaj je drevo ciljev

Ta izraz se je pojavil ne tako dolgo nazaj, zato vsi ne poznajo njegovega bistva. Drevo ciljev organizacije je hierarhična struktura vseh ciljev organizacije, prikazana kot grafikon ali tabela.

Za izvajanje strateških načrtov podjetja lahko uporabimo tako operativne kot projektne cilje različnih ravni.

Metoda drevesa ciljev vključuje tako razdelitev strateških nalog organizacije na enostavnejše, tako da nižja naloga, ki se izvaja, postane orodje za izvajanje višje. Hkrati je vsaka pomembna naloga razdeljena na več enostavnejših, da bi dosegli največjo poenostavitev strukture.

Kako zgraditi drevo ciljev

Poglejmo podrobneje algoritem za oblikovanje drevesa ciljev organizacije.

• Najprej se določi glavni strateški cilj organizacije. Formuliran je v enem ali dveh stavkih in mora pojasniti, kaj se mora na koncu zgoditi.
• Takrat je cilj razčlenjen - razdeljen je na enostavnejše naloge, katerih izvajanje skupaj bo pripeljalo do njegovega doseganja. Ta postopek bi moralizpolnjujejo naslednje zahteve:

-delitev mora biti popolna, nobena komponenta ne sme zamuditi;

-razdelitev mora biti izključna. Nobena preprosta naloga ne more vsebovati drugega;

-razdelitev mora imeti skupno osnovo za vse preproste težave.

-razdelitev mora biti enotna. Vsaka raven mora biti sestavljena iz nalog enakega obsega in pomena.

• Ustanovljene so omejitve, ki veljajo za vsako posamezno organizacijo.
• Analiza možnosti za vsako nalogo. Vsako od njih je mogoče izvesti na različne načine. Analizirane so vse možne možnosti izvedbe in izbrane so najbolj optimalne.
• Naslednje so oblikovane naloge in funkcije za zaposlene in oddelke.

Diagram drevesa ciljev

Kot veste, so informacije vedno bolje zaznane vizualno. Zato je drevo ciljev organizacije prikazano v obliki tabele ali večplastnega diagrama, kjer je najvišja raven glavni cilj organizacije.

Naslednja podstopnja bodo tisti cilji, katerih izvajanje bo vodilo do doseganja glavnega.

Naslednji so cilji, ki bodo vodili do izvajanja tistih na višji ravni. Vsak od njih je podvržen razgradnji, dokler je logično smiseln. Število stopenj v drevesu ciljev je odvisno od kompleksnosti in velikosti organizacije.

Večje kot je podjetje, bolj zapletena je njegova struktura, več stopenj razgradnje bo v drevesu. Tako je hierarhija ciljev organizacije neposredno povezana z njeno strukturo infunkcije.

Za jasnost naj bo celoten diagram prikazan na enem listu.

Med branjem diagrama mora biti jasno, kako doseči katerega koli od predstavljenih ciljev, tako večjih kot preprostih.

Jasnost razumevanja, kako doseči zastavljene cilje, je merilo za oceno drevesa glede na njegovo primernost za nadaljnje delo.

funkcije drevesa ciljev

Podrobna, vizualno prikazana shema vseh ciljev je potrebna ne le za velika podjetja, v katerih je veliko oddelkov, zaposlenih in nalog.

Drevo ciljev organizacije poenostavi vsako dejavnost, služi kot vodilo pri vseh možnih izbirah, poskrbi, da ne pozabite na vse potrebne elemente poslovanja.

Drevo ciljev na primeru hotela

Poslanstvo te ustanove je zagotoviti kakovostno namestitev mestnim gostom v vzdušju udobja, udobja in lahkotnosti.

Vsi hoteli si prizadevajo za maksimiranje dobička.

Drevo ciljev majhnega hotela je mogoče zgraditi na naslednji način:

Ciljna raven	Opis
Glavni cilj	Pridobivanje največjega možnega dobička
Glavni cilji	Izboljšajte kakovost storitev				Razširitev nabora možnih storitev			Uvedba oglaševanja in trženja
Podcilji prve stopnje	Izboljšajte kakovost proizvodnega procesa		Izboljšajte interakcijo z osebjem		Storitvekonference in banketi		Zagotavljanje gostinskih storitev	Oglaševanje in privabljanje novih strank		Povečanje zvestobe strank
podcilji druge stopnje	Nakup nove opreme za učinkovitejše gospodinjstvo	Ustvarjanje CRM - sistemov za pospešene rezervacije in storitve	usposabljanje osebja	Nov sistem motivacije osebja	Dodelitev in obnova sejne sobe	Ustvarjanje konferenčne sobe	Kavarna ali restavracija na lokaciji	Internetno oglaševanje	Distribucija komercialnih ponudb za poslovna potovanja zaposlenih v organizacije	Klubske kartice za redne stranke z bonusi in popusti

Hkrati se za vsak cilj druge stopnje izdela seznam nalog in virov za njihovo izvajanje.

Na primer, če želite dodeliti sejno sobo in jo popraviti, se ustvari naslednji seznam nalog:

Pogoj - v hotelskih prostorih mora biti prosta soba ali možnost, da se ena od sob sprosti in preuredi. Hkrati mora biti takšna inovacija finančno izvedljiva. Zato bodo naloge:

1. Izračunajte možni dobiček od sejne sobe.
2. Izračunajte stroške popravil.
3. Dogovorite se s popravilo in nastavite zahtevani časovni okvir.
4. Organizirajte pogajanja za stranke.

Namen restavracije ali kavarne na ozemlju hotela je manj specifičen, zato ga je treba nadalje razčleniti naveč ravneh. Zakaj tega nismo storili?

Dejstvo je, da je odprtje gostinske enote zelo težka naloga. To je praktično povezano z odprtjem drugega podjetja. Zato so najprej napisani vsi možni načini za uresničitev tega cilja. Običajno ima dve možnosti:

• Povabilo k sodelovanju s partnerjem restavratorjem.
• Odpiranje restavracije s strani ustanoviteljev hotela.

Na podlagi razmerja koristi in tveganj je izbrana ena pot. Na podlagi tega se sestavlja novo drevo ciljev za odprtje restavracije na ozemlju hotela.