RACI matrika kot orodje za upravljanje odgovornosti. RACI: prepis

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Eden najpogostejših vzrokov za neuspešne projekte je nepravilna porazdelitev funkcij med člani ekipe. Zagotovo ste se že srečali s tem: udeleženci ob najmanjši težavi začnejo iskati krivce in drug na drugega prelagati odgovornost, namesto da bi rešili problem. In da bi se izognili takšnim situacijam, je bila izumljena matrika RACI – preprosto in učinkovito orodje za načrtovanje človeških virov.

"Pod mikroskopom": 4 ključne vloge v vsakem projektu

Razdelitev nalog je ena glavnih odgovornosti vodje. Toda v praksi je vse običajno videti drugače: vodja preprosto imenuje člane ekipe s pričakovanjem, da se bodo strokovnjaki sami odločili, kdo naj kaj počne. Toda kaj se zgodi, če so roki zamudili ali je bil izdan nekvaliteten izdelek? "Tega ne počnem", "Ni mi bilo rečeno"… In nič koristnega.

Dobro zasnovana matrika odgovornosti RACI rešuje številne težave. Po tej metodologiji, ne glede na zahtevnost in obseg dela, član ekipe katerega koli projekta opravlja eno od štirih vlog.

R - odgovoren

Prevedel odgovornipomeni "izvajalec". To je zaposleni, ki je neposredno odgovoren za izvajanje določenega področja dela. Hkrati pa v večini primerov ne izbira rešitev in poroča vodji projekta.

Za to vlogo so imenovani kompetentni delavci in strokovnjaki - ljudje, ki znajo narediti. V RACI izvajalci izvajajo naslednje funkcije:

• določite, kaj je potrebno posebej narediti za izvedbo projekta in koliko časa bo trajalo (v okviru pogojev, ki so nastavljeni "od zgoraj");
• naredite seznam potrebnih virov;
• sodelujte pri usklajevanju in odobritvi tehnične dokumentacije;
• analiza napredka projekta in vmesnih rezultatov;
• posredujte poročila o napredku upravitelju.

V ekipi je lahko več takih ljudi. Poleg tega je to vlogo mogoče kombinirati z drugimi. Najpogostejša kombinacija je Accountable + Resbonsible (v prevodu "odgovoren + izvršitelj").

A - Odgovoren

"Odgovoren" ali "odgovoren" je glavni vodja projekta. On je tisti, ki je odgovoren za to, da so naloge opravljene pravočasno, z zahtevano stopnjo kakovosti in v okviru dodeljenega proračuna. Tudi A:

• izbere izvajalce in ekipo za vodenje projekta;
• dodeli naloge vsem udeležencem;
• nadzoruje potek dela;
• razdeljuje vire med izvajalce;
• vodi evidenco o uporabi virov inbo kustosu tudi utemeljilo potrebo po dodelitvi dodatnih sredstev;
• upošteva ideje in predloge drugih članov ekipe in jih lahko odobri ali zavrne.

Običajno vodja projekta deluje kot "veza" med stranko ali višjim vodstvom in ekipo.

C - posvetovanje

Tretja vloga v matriki RACI je "svetovalec" (včasih imenovan tudi "facilitator"). Skupaj z vodjo sodeluje pri vodenju projektov, vendar se ukvarja predvsem s strateškimi vprašanji:

• odobri vse spremembe obsega in časa dela;
• dodeljuje sredstva, potrebna za izvedbo projekta;
• po potrebi se dogovorite s stranko o potrebi po povečanju proračuna;
• prejema poročila o napredku od upravitelja;
• sprejema odločitve v kakršnih koli nepredvidenih situacijah, v primeru kritičnih sprememb, ki lahko vplivajo na čas in stroške projekta.

Vloga svetovalcev je običajno dodeljena višjim menedžerjem. Oni so tisti, ki določijo globalne cilje, nato pa imenujejo vodjo projekta, ki že razdeli naloge med člane ekipe.

I - obveščen

Poleg naštetih vlog je v matriki RACI naveden tudi "obveščeni" ("opazovalec"). Opravlja funkcije skrbnika in se ukvarja predvsem z organizacijo vodenja dokumentov. Opazovalec poroča vodji projekta, za razliko oddrugih udeležencev, ne odgovarja za njegove rezultate. Namesto tega je:

• zbira in organizira vse informacije o projektu, virih in načrtih;
• traja minute sestankov;
• prejema dokumentacijo udeležencev projekta, da jo nato prenese v ustrezne strukture;
• spremlja roke za oddajo in pravilnost izpolnjevanja poročil.

Upoštevajte, da je komunikacija z opazovalcem pretežno enosmerna. Njegova glavna funkcija je razbremeniti upravitelja potrebe po izgubljanju časa za birokratske postopke in ga "razbremeniti".

Učenje graditi matriko RACI na primeru

Pogovorimo se o praktični strani vprašanja. Kako sestaviti diagram za porazdelitev pristojnosti in odgovornosti?

1. Sestavljanje na seznam opravil

Najprej morate zapisati vse, kar je treba narediti. Stopnja podrobnosti je odvisna od konkretnega projekta. Včasih se zaradi lažjega nadzora in upravljanja razvije več matrik. Najprej navedite glavne bloke dela, nato pa vsakega razdelite na ločene funkcije in naloge. Seznam del je naveden v tabeli navpično.

Koraki
Pogoji poslovanja
prototip
Oblikovanje
Programska koda
Poročilo o preskusu
predstavitev spletnega mesta

2. Izbira članov ekipe

Tukaj morate odgovoriti na vprašanje: "Kdo bo vključen v ta projekt?". Horizontalno je treba navesti vse zaposlene in/ali oddelke, ki so vključeni v izvedbo v vseh fazah – od načrtovanja do predstavitve rezultatov in oddaje poročila.

Koraki	analitik	Oblikovalec	Sys. arhitekt	Razvijalec	Tester	Sys. admin	vodja projekta
Pogoji poslovanja
prototip
Oblikovanje
Programska koda
Poročilo o preskusu
predstavitev spletnega mesta

3. Izpolnjevanje tabele

Popotem lahko začnete distribuirati funkcije. Če želite to narediti, morate jasno razumeti vsako stopnjo dela in kako delo poteka v timih.

Vzemimo naš primer za osnovo in se ustavimo na stopnji "Design". V tem primeru je R - izvajalec - samo en. V procesu dela se osredotoča na vnaprej pripravljen prototip strani. Zato sistemski arhitekt, ki ga je razvil, na tej stopnji deluje kot svetovalec C. Tudi analitik in razvijalec lahko izrazita svoje želje. Končni načrt potrdi vodja projekta (A). Toda preizkuševalci in sistemski skrbnik v tej fazi ne sprejemajo nobenih odločitev, ampak prejemajo le informacije o tem, kako poteka delo, zato jim je dodeljena vloga obveščenih - I.

Koraki	analitik	Oblikovalec	Sys. arhitekt	Razvijalec	Tester	Sys. admin	vodja projekta
Pogoji poslovanja	R	jaz	C	C	jaz	C	A
prototip	C	jaz	R	C	jaz	jaz	A
Oblikovanje	C	R	C	C	jaz	jaz	A
Programska koda	C	jaz	C	AR	jaz	jaz	jaz
Poročilo o preskusu	C	C	C	C	AR	jaz	jaz
predstavitev spletnega mesta	C	jaz	C	C	jaz	AR	jaz

Različice modela

V večini primerov se lahko znebite s standardno matriko. Vendar pa se pri delu na bolj zapletenih projektih včasih pojavi potreba po dodatnih vlogah. Zato sta se v zadnjih letih pojavili 2 razširjeni različici diagrama odgovornosti.

RACI-VS

Tukaj sta standardnim vlogam dodani še dve vlogi:

• Preverja (V) - zaposleni ali posebna ekipa, ki preveri, ali rezultat izvedbe določene naloge ustreza odobrenim kriterijem.
• Odjava (S) koordinira dostavo projekta s stranko, vodi predstavitev in zagotavlja poročila. Običajno to funkcijo opravlja odgovorni, vendar RACI-VS za to najame ločenega strokovnjaka.

Z večjim nadzorom in tesnejšim stikom s stranko je ta model idealen za tehnično zapletene ali obsežne projekte, ki vključujejo na desetine (ali celo na stotine) ljudi.

RASCI

V tej varianti se v matriki pojavi ena nova vloga - Podporna (S). Njegove ključne funkcije so zagotoviti projektu dodatne vire, to je podporo vodji in izvajalcem.

Popolno ravnovesje vlog

Matrika RACI ni sestavljena samo zato, da ve, koga "zatirati" v primeru kakršnih koli težav. Tudi v fazi načrtovanja lahko vidite s to tabeloslabosti v organizaciji delovnega toka.

Vertikalna analiza vam omogoča, da vidite odgovornosti in pooblastila vsakega od udeležencev projekta, da objektivno ocenite stopnjo obremenitve:

• veliko R - najverjetneje bo človek moral biti razpet med več nalogami, kar bo negativno vplivalo na hitrost in rezultate dela;
• veliko A - zaposleni "dobi v vrat" vsem; priporočljivo je bolj enakomerno porazdeliti odgovornost;
• brez celic R in A - razlog za razmišljanje o primernosti tega položaja kot takega (pravzaprav plačate strokovnjaku, ki ne dela nič);
• brez praznih celic - spet problem preobremenitve, vsi ne morejo opraviti toliko nalog hkrati.

Horizontalna analiza pa dokazuje kakovost organizacije dela na vsaki stopnji. Tudi tukaj se pogosto pojavijo težave:

• veliko R - morda gre za podvajanje funkcij in eden od članov ekipe opravlja nepotrebno delo;
• veliko A - pri izvajanju projektov je "zabrisana" odgovornost in zmeda;
• veliko C - razprave znatno upočasnijo potek dela (počakati morate, da vsi popravijo in komentirajo, poiščejo kompromise itd.);
• no I - je lahko signal, da preveč izvajalcev dela na eni nalogi, kar tudi upočasni projekt.

Z RACI lahko vodja hitro prepozna prezaposlene ali premalo zaposlene delavce, neuporabna delovna mesta in področja dela, za katera nihče ni odgovoren. Dobro zasnovana matrika lahko bistveno izboljša kakovost organizacije in nadzora nad izvajanjem projektov ter zmanjša število konfliktov med izvajalci ("Jaz tega sploh ne počnem …", "Moral bi narediti to …", itd.).

koristni nasveti

Nekaj pomembnih stvari je treba upoštevati, da bo matrika RACI opravljala svoje funkcije in zagotavljala učinkovito neprekinjeno poslovanje v podjetju.

1. Pri izpolnjevanju tabele upoštevajte kvalifikacije zaposlenih. Računovodja torej ne bi smeli imenovati za svetovalca (C) v fazi postavitve strani, vsaj zato, ker tega področja ne razume.
2. Na lot mora biti samo en odgovoren (A). Če jih je več, navedite pogoje. Na primer, A1 je odgovoren za testiranje namizne različice spletnega mesta, A2 pa je odgovoren za testiranje mobilne različice.
3. Vsaka naloga mora imeti Odgovoren in Odgovoren (v prevodu - "Odgovoren" in "Izvršitelj").
4. Poskusite oblikovati vsako nalogo čim bolj natančno. Uporabite glagole - "objavi", "pripravi", "piši", "preveri", "posodobi" itd. Priporočljivo je, da takoj navedete potrebne rezultate - ne samo "Preverite hitrost nalaganja spletnega mesta", ampak "Prepričajte se, hitrost nalaganja spletnega mesta ne presega 0,8 sekunde".
5. Dejanja ne bi smela veljati za določenega zaposlenega, ampak za položaj kot celoto.
6. Matriko RACI je bolje sestaviti v skupini na podlagi analizeresnične delovne situacije. Pomembno je, da se vsak udeleženec zaveda svoje vloge in nalog, s katerimi se sooča.