Horizontalna komunikacija: osnovni koncepti, vrste, metode upravljanja v organizaciji

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Komunikacija se običajno imenuje različne oblike prenosa informacij. Kar zadeva poslovno okolje, je običajno razlikovati med vertikalnimi in horizontalnimi komunikacijami. Vsak od njih ima svoje značilnosti, značilne značilnosti interakcije udeležencev. Ta članek bo to podrobneje raziskal. Izpostavimo glavne razlike med temi vrstami komunikacije.

Kaj je to?

Najprej razmislite o ključnem konceptu. Torej je komunikacija proces prenosa informacij, ki ga uporabljajo ljudje. Lahko se pojavi v več oblikah:

• Izrecno. To je uporaba govorjenega jezika, besedila ali neke vrste grafičnih slik, vizualnih podob itd.
• Implicitno. Komunikacija z neverbalnimi kretnjami, mimiko, določeno mimiko.

Glavni načini poslovne komunikacije so naslednji:

• sestanek.
• Videokonferenca.
• E-pošta.
• Telefonski pogovori.
• Prenos beležk.
• Osebnopogovor.
• Uporaba internetnih tehnologij (klepeti, instant messengerji).
• Oddaja poročil.

Običajno je izpostaviti naslednje komunikacijske elemente:

• Pošiljatelji. To so osebe, ki oblikujejo, kodirajo podatke in jih prenašajo na druge udeležence v procesu.
• Sporočila. Kodirani podatki, specifični za pošiljatelja.
• Kanali. Tu izstopajo komunikacijska sredstva, okolja, v katerih se informacije lahko širijo.
• prejemnik. Oseba, ki ji je bila informacija poslana. Element, ki interpretira informacije.

Notranje in zunanje skupine

Vertikalne in horizontalne komunikacije v organizaciji so po naravi podkategorije.

Poslovno komuniciranje se na splošno deli na zunanje in notranje. Slednje predstavlja komunikacija, ki poteka neposredno znotraj organizacije, predvsem med posameznimi zaposlenimi, oddelki, delavnicami, oddelki podjetja. Zunanja komunikacija je komunikacija z zunanjimi subjekti. Lahko so izvajalci, dobavitelji, stranke, storitvene organizacije, predstavniki vladnih agencij itd.

Notranje komunikacije v organizaciji predstavljajo horizontalna in vertikalna ter komunikacijska omrežja. Navpične so nadalje razdeljene v še dve kategoriji:

• Nazaj (načelo od spodaj navzgor).
• Hierarhično (načelo od zgoraj navzdol).

Lastnosti tehpredstavljene sorte bodo podrobno obravnavane v članku.

Horizontalna komunikacija

Kako to misliš? Horizontalna komunikacija je izmenjava uradnih, poslovnih informacij med zaposlenimi, ki zasedajo enak, enakopraven položaj v podjetju. Tu je lahko komunikacija pomembna tako med delavci iste delavnice, oddelka, podružnice kot med delavci enakovrednih oddelkov delavnic in podružnic.

Horizontalna komunikacija je komunikacija med menedžerji, ki imajo enak obseg kompetenc, kot tudi med zaposlenimi, ki imajo isto kategorijo, so na enakovrednih položajih, imajo enak nabor pooblastil in odgovornosti.

Horizontalne komunikacije v organizaciji so potrebne predvsem za ustvarjanje zdravega, prijaznega, udobnega delovnega vzdušja. To je organizacija polnopravne, plodne poslovne komunikacije. Pravilno organiziran sistem horizontalnih komunikacij vam omogoča doseganje pozitivnih rezultatov na podlagi rezultatov dela vsakega člana ekipe.

Možne težave

Takšno poslovno komunikacijo lahko zasenčijo določene težave. Tu so glavne, ki so značilne za horizontalne komunikacije v upravljanju:

• Uporaba strokovnega žargona. Na novo zaposlenim, zaposlenim v drugem oddelku je morda nerazumljivo.
• Spori o pomembnosti njihovega določenega mesta, njihove posebne vrste dejavnosti.
• Zmanjšanje poslovne komunikacije nagospodinjstvo, razprava o osebnih težavah. Pojav na tej podlagi govoric, pogovorov za hrbtom, razprav, ki odvračajo pozornost od delovnega procesa.
• Učinkovitost poslovne komunikacije se lahko zmanjša zaradi pojava všečkov, osebnih nevšečkov itd.

reševanje težav

Da bi preprečili tovrstne težave pri interni horizontalni komunikaciji v podjetju, mora vodja narediti naslednje:

• Prosite podrejene, kolege, da komunicirajo v jeziku, ki je vsem razumljiv, da razvozlajo strokovne izraze.
• Uravnavajte komunikacijo med svojimi podrejenimi, nevtralizirajte spore in nesporazume med njimi.
• Organizirajte skupščine, vključno z neformalnimi, da bodo zaposleni lahko komunicirali med seboj.

Navpična vrsta

Horizontalne komunikacije so komunikacije med zaposlenimi iste organizacije, poslovna komunikacija med delavci istega oddelka, delavnice, ki zavzemajo enake položaje. Vertikalna komunikacija v poslovnem okolju je prenos informacij med vodstvom in podrejenimi. Vključuje naslednje obrazce:

• Naročila.
• Priporočila.
• Naročila.

To pošlje šef njegovim podrejenim. Zaposleni pošiljajo poročila, sporočila, poročila itd. kot odgovor vodji.

Vertikalna komunikacija je razdeljena na dve vrsti:

• Med oddelki, oddelki, delavnicami, ki se nahajajo na različnih hierarhičnih ravnehv podjetju.
• Neposredno med podrejenimi in vodstveno enoto.

Prenos informacij tukaj je na voljo v dveh oblikah - navzdol (hierarhično) in navzgor (obratno). Predstavimo jih posebej.

skupina od zgoraj navzdol

Tukaj bodo informacije prišle z višjih nivojev hierarhije na nižje. Se pravi, od šefa do njegovih podrejenih. V tej skupini lahko ločimo naslednje oblike poslovnega komuniciranja:

• Naročila in naročila. Lahko so priložena pojasnila o doseganju ciljev, izvajanju nalog, uporabi določenih tehnik in metod.
• Dokumenti-ocene prizadevanj podrejenih.
• Podpora in nadzor.
• Spodbude za zaposlene.

Težave s hierarhičnimi podvrstami

Težave poslovne komunikacije tipa "od zgoraj navzdol" (komunikacija vodje s podrejenimi) vključujejo naslednje:

• Nesporazum. Lahko pride do situacije, da šefi in izvajalci govorijo različne jezike - tako dobesedno kot figurativno. Tudi če je ruščina jasno izbrana kot jezik komunikacije, bodo različne stopnje strokovnega usposabljanja še vedno pustile prostor za nesporazume. Na primer, če šef zlorablja strokovno, tehnično besedišče v komunikaciji z nizko kvalificiranim osebjem. Še en primer: vodja mednarodnega podjetja ne more vedno najti skupnega jezika z zaposlenimi, ki so predstavniki druge nacionalne kulture. Tudi če poznajo tuj jezik, morda ne razumejo posebnosti govora njegovega maternega govorca - enakih okrajšav, žargona, besedne igre.
• Količina informacij. Upravljavci ne pošljejo vedno potrebnih informacij v ustrezni količini. V nekaterih situacijah je podrejeni težko opraviti dodeljeno nalogo zaradi pomanjkanja potrebnih informacij. V drugih primerih pa izvajalec trpi zaradi potrebe po preučevanju odvečnih, neuporabnih, nepomembnih informacij.

skupina od spodaj navzgor

To so informacije, ki jih podrejeni pošljejo vodji. Tu izstopajo naslednji obrazci:

• Spomini.
• Poročila.
• Sporočila o fazah opravljenega dela.
• Poroča o nastanku nepredvidenih težav pri reševanju servisne naloge.
• Predlogi z inovativnimi idejami, načini za izboljšanje proizvodnje, uvajanje novih tehnologij in metod delovanja v podjetju.

Takšne povratne informacije za menedžerje niso nič manj pomembne kot da jim sami naročajo. Prav od podrejenih lahko dobite najnovejše informacije o stanju v podjetju. Ti podatki nam omogočajo, da ocenimo kolektivno razpoloženje, da prepoznamo naraščajoče nezadovoljstvo zaposlenih v kali.

Težave s povratno podvrsto

Povratne informacije med izvajalci in vodstvom lahko ovirajo naslednje težave:

• Podrejeni redko pošiljajo negativne povratne informacije, pritožbe svojemu vodstvu tudi glede tistih vidikov, ki so precejresno. Razlog je preprost - strah pred odpuščanjem.
• Pogosto tudi komentarji in predlogi, ki jih pošljejo zaposleni, ostanejo neodgovorjeni. Razlog je bodisi pretirana zaposlenost vodje bodisi nespoštovanje lastnih zaposlenih. Meni, da ni pomembno razčleniti njihovih sporočil. V odgovor so delavci prepričani, da so takšne povratne informacije neuporabne.
• Oddana kritika morda sploh ne bo dosegla svojega končnega cilja. Na primer, v primeru, ko zaposleni pošlje pismo izvršnemu direktorju s pritožbo glede njegovega neposrednega vodstva. Podrejeni šef lahko prepreči takšno povratno informacijo, saj bo imela zanj negativne posledice.
• Za razjasnitev nejasnih tem, pomoč pri reševanju težav, ki so se pojavile nenadoma, zaposleni se v večini primerov raje obrnejo na sodelavce kot na vodje. Razlog je lahko v tem, da ne upajo na popolno, kvalificirano pomoč, bojijo se, da jim bodo očitali nesposobnost.
• Pogosto obstaja teritorialni, geografski razlog za nezmožnost takšne povezave. Pisarne, kjer se nahajajo podrejeni in poveljniško osebje, se lahko nahajajo na različnih območjih naselja in celo v različnih mestih, državah.

Načini reševanja težav

Vse zgornje težave je mogoče rešiti na naslednji način:

• Določite anonimne poštne in e-poštne predale, kjer so zaposlenibo lahko pošiljal pritožbe in predloge brez beleženja zgodovine.
• Razvijte sistem za nagrajevanje zaposlenih, ki uporabljajo povratne informacije vodstva.
• Ustvarite komunikacijske sheme med preprostim delavcem in visokim šefom brez vmesnih ovir v obliki neposrednega usmerjanja zaposlenih.
• Uvedi registracijo vseh pritožb, ki jih prejmejo vodje od podrejenih, s potrebo po poročanju o ukrepih, sprejetih kot odgovor.