Knjigovodske listine so Pojem, pravila za evidentiranje in hrambo knjigovodskih dokumentov. 402-FZ "O računovodstvu". 9. člen Primarne računovodske listine

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Ustrezna izvedba računovodske dokumentacije je zelo pomembna za proces generiranja računovodskih informacij in ugotavljanja davčnih obveznosti. Zato je treba z dokumenti ravnati posebno previdno.

Strokovnjaki računovodskih storitev, predstavniki malih podjetij, ki vodijo neodvisno evidenco, bi morali poznati glavne zahteve za ustvarjanje, oblikovanje, premikanje, shranjevanje papirjev.

Koncept dokumenta

Pravopravni akti o računovodstvu ne razkrivajo pojma dokumenta. Zato je vredno uporabiti definicijo, določeno z GOST R ISO 15489-1-2007.

Računovodski dokumenti so določljivi podatki, zabeleženi na materialnem nosilcu, ki jih ustvari, prejme in shrani posameznik ali organizacija kot dokaz pri potrditvi poslovnih ali pravnihobveznosti.

Primarni dokumenti so dokumenti, ki vsebujejo izvorne podatke o procesih in operacijah. To so računovodski dokumenti, ki služijo kot osnova za računovodske vknjižbe.

Primarni računovodski dokumenti so dokumenti, s katerimi se evidentirajo dejstva gospodarske dejavnosti. Ta koncept zveznega zakona "o računovodstvu" urejajo členi.

Glavna zahteva za njihovo sestavljanje je, da jih je treba sestaviti, ko se izvede dejstvo gospodarske dejavnosti ali takoj po njenem zaključku (če je mogoče).

Primarni dokumenti

Primarni računovodski dokument mora biti sestavljen v času poslovnega posla, če pa to ni mogoče, takoj po njegovem zaključku.

Glavni primarni dokumenti so:

1. Tovorni list v obliki TORG-12.
2. RKO in PKO.
3. Referenca računovodstva.
4. Poročilo o stroških.

Različice primarnih dokumentov

Noben normativni akt ne vsebuje združevanja in klasifikacije računovodskih dokumentov. Razlikujemo lahko naslednje vrste računovodskih dokumentov, to so dokumenti ob upoštevanju:

1. Mesta njihove kompilacije: zunanje in notranje.
2. Veljavne dokumentarne obrazce: nepoenotene (ustvarjene v skladu z obrazci, ki jih je neodvisno razvila organizacija), poenotene (ustvarjene v skladu z obrazci v albumuenotne oblike).
3. Vrsta nosilca informacij: elektronski in papirni.
4. Obseg podatkov: povzetek in primarni.
5. Vrsta obveznosti, obračunska področja, sredstva: obračunavanje gotovinskih transakcij, obračunavanje obračunavanja in izplačila plač, obračunavanje zalog, obračun osnovnih sredstev itd.

Primarni računovodski obrazci

Registracija v računovodstvu računovodskih listin je predvsem uporaba enotnih in neodvisno razvitih obrazcev. Uporaba mnogih unified od leta 2013 ni obvezna.

Vse primarne obrazce mora odobriti vodja organizacije. Trenutno je obvezno naslednje:

1. Po računovodstvu storitev prevoza tovora (272-P vlade).
2. Glede na obračunavanje dela, njegovo plačilo (1-P Državnega odbora za statistiko).
3. Obračun gotovinskih transakcij (88-P Državnega odbora za statistiko, 3210-U Banke Ruske federacije).

Za plačilni nalog je na voljo tudi standardni obrazec. V postopku izdaje enotnih obrazcev je obvezno izpolnjevanje računovodskih dokumentov, in sicer vseh navedenih stolpcev (vrstic). Če kateri koli podatek manjka, je treba v ustrezen stolpec postaviti pomišljaj.

Opozoriti velja, da se v organizacijah še vedno uporablja računovodska dokumentacija, ki trenutno ni potrebna. Ob upoštevanju notranjih potreb podjetja se lahko ti obrazci dopolnijo. Lahko jih naredimo bolj primerne in priročne za določanje določenih poslovnih dejavnosti. Na primer, lahkoNe uporabljajte tiskarskih pripomočkov in oznak na sprednji in zadnji strani.

Odobritev primarnih računovodskih dokumentov

Organizacije so dolžne odobriti veljavne primarne obrazce (4. odstavek 1/2008-PBU). Pomembno pa si je zapomniti, da preprosto povezovanje z albumom Uniform Forms ne bo zadostovalo.

Računovodska politika mora našteti posebne vrste dokumentov iz albumov, ki jih bo organizacija uporabljala, kot tudi seznam oseb, ki imajo pravico podpisa primarnih dokumentov.

Obrazce lahko odobrijo tudi drugi lokalni predpisi. Na primer, odredba za odobritev obrazcev primarnih računovodskih dokumentov. Računovodska politika mora vsebovati povezavo do takega naročila.

Zahtevane podrobnosti računovodskih dokumentov

402-FZ ureja zahteve za obvezne podrobnosti primarnih računovodskih dokumentov. Takih podrobnosti je sedem:

1. Datum dokumenta.
2. Njegovo ime.
3. Ime gospodarskega subjekta, ki je sestavil dokument.
4. Vsebina poslovnih dejstev.
5. Količina denarnega ali naravnega merjenja (z enotami).
6. Imena položajev oseb, odgovornih za transakcijo.
7. Podpisi s prepisi odgovornih oseb.

Nekateri dokumenti, ki niso primarna dokumentacija, se lahko uporabljajo kot taki.

Če organizacija odraža stroške najemnine, so takšni računovodski dokumenti akti in najemna pogodba. 611 in 622 člena civilnega zakonikaugotoviti, da je v takem primeru treba sestaviti dvostranska akta o prevzemu in prenosu predmeta poročanja. Če upoštevamo člen 753 Civilnega zakonika, potem lahko dejanja enostranske narave služijo kot primarni dokumenti.

Dokumentacija v računovodstvu

Pomembno je upoštevati posebne primere, ki se pogosto pojavljajo pri pripravi dokumentacije.

Zavrnitev uporabe pečatov. Glavni namen pečata je potrditev podpisa odgovorne osebe. Od leta 2015 podjetjem ni treba žigosati. Informacije o tisku je treba odražati v listini organizacije (82-FZ). Pečat je potreben samo, če to zahtevajo zvezni predpisi.

Prisotna mora biti na naslednjih dokumentih: potrdila o dvojnem skladišču, akti o nezgodah pri delu, dokumenti, predloženi carinskim organom, pooblastilo, ki vam omogoča zastopanje interesov pravne osebe na sodiščih.

Pečat ni obvezen pogoj, njegova prisotnost pa se lahko zagotovi z obrazcem primarne računovodske listine, ki jo potrdi vodja poslovnega subjekta.

Dokumenti, sestavljeni v tujem jeziku. Za računovodstvo se lahko sprejmejo samo dokumenti v ruščini. Če je dokument sestavljen v drugem jeziku, mora biti prevod v ruščino in mora biti vrstica za vrstico. Potrdilo o prevodu ni potrebno, razen v primerih, ki jih določa Haaška konvencija:

1. Števci brez rubljev v primarnih računovodskih dokumentih. Podatki o stroških v računovodskih dokumentih so lahko izraženi v običajnih enotah, v valuti, v rubljih.
2. Primarni v elektronski obliki.

402-FZ poslovnim subjektom omogoča izdajo primarnih dokumentov ne samo v papirni, ampak tudi v elektronski obliki.

Elektronski dokument mora vsebovati vse zahtevane podatke, določene za računovodske dokumente, kot tudi elektronski podpis.

Elektronski podpisi so na voljo v treh različicah - preprosti, izboljšani nekvalificirani, izboljšani kvalificirani. Po navedbah Ministrstva za finance je mogoče uporabiti katerega koli od teh treh podpisov.

Pooblastilo za podpis primarnih računovodskih dokumentov

Zaposleni v organizaciji ima pravico do podpisa, če je sestavljen eden od naslednjih dokumentov:

1. Pooblastilo za podpis primarnega (185-189 člen civilnega zakonika).
2. Naročilo na desni za podpis.

V primerjavi z odredbo, ki daje pravico do podpisa, se pooblastilo lahko izda tudi osebam, ki niso zaposleni v organizaciji. Po dogovoru strank se lahko za podpis primarnih dokumentov uporabi faksimil (člen 160 Civilnega zakonika).

Urnik poteka dela v računovodstvu

Urnik poteka dela je opis postopkov za ustvarjanje, premikanje, obdelavo, shranjevanje računovodskih dokumentov, ki je lahko v obliki tabele ali diagrama. Razpored se lahko potrdi kot priloga k računovodski usmeritvi ali kot lokalni normativni akt. V drugem primeru mora računovodska usmeritev vsebovati povezavo do tega akta.

Urnik poteka dela mora nujno odražati:

1. Pogoji, v katerih morajo biti dokumenti sestavljeni, posredovani, obdelani, shranjeni.
2. Mesta oseb, odgovornih za poslovanje, ki se odražajo v urniku poteka dela (105-P Ministrstva za finance).

Revija za knjigovodstvo primarne dokumentacije

Vodenje takšnega dnevnika je bolj pravilo racionalnega upravljanja z dokumenti, ne pa računovodstva. Potreben je za registracijo računovodskih dokumentov - vhodnih in izhodnih primarnih dokumentov. Strokovnjaki svetujejo vodenje podobnega dnevnika v primerih, ko se računovodstvo izvaja brez uporabe specializiranih računovodskih programov.

Na primer, ko uporabljate 1C, je mogoče dokumentacijski dnevnik ustvariti in natisniti takoj, ko je to potrebno. Torej bo v registru prejemnih dokumentov prikazani dokumenti dobaviteljev, v registru denarnih dokumentov oziroma dokumentacija na blagajni podjetja.

Računovodstvo, za razliko od davčnega računovodstva, omogoča odraz dejstev gospodarske dejavnosti v odsotnosti primarnih računovodskih dokumentov, vendar le, če jih vseeno prejme pozneje.

V tem primeru je treba dejstva gospodarske dejavnosti evidentirati z uporabo ocenjene vrednosti. Ko dokument prispe, se ne razveljavi. Popraviti je treba le datum njegovega prejema.

Ta pristopureja 21/2008-PBU, 119n-P Ministrstva za finance, AKPI16-443-R VS.

Dokumenti v zvezi s posredniškimi transakcijami so izjema pri tem postopku. Posrednik je dolžan prenesti vso dokumentacijo. V primerih, ko je poročilo o opravljenem poslu sestavljeno z napakami ali netočnostmi, ima lahko naročitelj pravico do ugovora v 30 dneh od dneva njegovega prejema (999, 1008 člen civilnega zakonika).

Shranjevanje in uničenje računovodskih dokumentov

Vrstni red hrambe primarne določa 558-P Ministrstva za kulturo. Skupno obdobje hrambe dokumentacije v skladu z 402-FZ "O računovodstvu", člen 9, je 5 let. Vodja podjetja je odgovoren za organizacijo hrambe dokumentacije.

Nekatere dokumente je treba hraniti dlje časa:

1. O pridobitvi premičnin - najmanj 10 let.
2. Za transakcije z nepremičninami - za nedoločen čas.
3. Izplačila dividend in potna potrdila za službena potovanja na skrajnem severu - 75 let.

Če so interni zapisi potekli, jih je mogoče uničiti. Odločitev o možnosti uničenja bi morala sprejeti strokovna komisija, ki se ustanovi vsako leto ali deluje trajno. Na podlagi rezultatov dejavnosti takšne komisije je treba sestaviti akt, ki odraža seznam dokumentov, ki jih je treba uničiti.

Podjetje lahko likvidira dokumentacijo samostojno ali s prenosom na specializirano podjetjeorganizacija.

Odgovornost za shranjevanje primarnih dokumentov

Kazni so predvidene za hude kršitve zahtev računovodstva in finančnega poročanja. Eden najbolj nesramnih dokumentov je pomanjkanje obveznih primarnih računovodskih listin, računovodskih registrov, računovodskih izkazov in revizijskega poročila za gospodarski subjekt.

Če se ugotovijo takšne kršitve, se izrečejo globe v naslednjih zneskih:

1. Uradniki - 5-10 tisoč rubljev.
2. Ponovna kršitev uradnikov - 10-20 tisoč rubljev ali diskvalifikacija za 1-2 leti.