Tajnica v šoli: dolžnosti, opisi delovnih mest, delovni pogoji

2025 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2025-01-24 13:24

Delo na določenem delovnem mestu vključuje izvajanje določene dejavnosti s strani najetega zaposlenega. Naloge tajnika v šoli so sestavni del opisa delovnega mesta osebe, ki opravlja to funkcijo. S pomočjo tega dokumenta lahko jasno začrtate ne le obseg dolžnosti, ampak tudi druge vidike poklicne dejavnosti.

Splošne določbe dokumenta

Ta del dokumenta običajno navaja postopek za zaposlitev kandidata na delovno mesto, podrejenost sekretarja pri opravljanju njihovih neposrednih nalog in zahteve za kandidate.

Kandidat mora imeti poklicno izobrazbo, da se zaposli in nato opravlja funkcijo tajnika šole. Lahko pa ima prosilec opravljeno srednješolsko izobraževanje in opravljen poklicni pripravljalni tečaj po ustaljenem programu. Hkrati pa zahteve za delovne izkušnje nisopredstavljeno.

Zaposlovanje in odpuščanje izvaja neposredno direktor izobraževalne ustanove. Delavec se pri opravljanju uradnih nalog tajnice na šoli poroča neposredno ravnatelju.

Kaj vodi tajnico

Ta informacija je zapisana tudi v razdelku splošnih določb opisa delovnega mesta. Omogoča vam, da jasno razumete, kateri dokumenti služijo kot vodilo za strokovnjaka, ki opravlja naloge tajnika na šoli.

Za izhodišče je treba uporabiti naslednjo dokumentacijo:

1. Odredbe, direktive, resolucije in drugi regulativni dokumenti.
2. Standardi za enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije.
3. Lista in interni predpisi izobraževalne ustanove.
4. Opis delovnega mesta tajnice.
5. Pravila in predpisi za varstvo dela, varnost, sanitarne razmere v proizvodnji, varstvo pred požarom.
6. Pravila ločil in črkovanja.
7. Osnovna pravila za delo s pisarniško opremo.

Upoštevati je treba tudi tiste normativne in zakonodajne akte, ki se nanašajo na neposredne naloge tajnika ravnatelja šole. To vam bo omogočilo, da svoje delo opravljate čim bolj produktivno in učinkovito.

Pogoji poslovanja

Neposredne naloge tajnika v šoli so najpomembnejši del delanavodila. Opredeljuje, katere dejavnosti bo moral oseba opravljati pri sebi med delovnim dnevom.

Poklicne naloge tajnika vzgojno-izobraževalne enote na šoli so naslednje:

1. Prejem korespondence, ki jo prejme izobraževalna ustanova.
2. Korespondenca po navodilih ravnatelja.
3. Vodenje evidence (tudi v elektronski obliki).
4. Opravljanje operacij, povezanih z zbiranjem in obdelavo informacij (vključno z uporabo računalniške tehnologije).
5. Spremljanje pravočasne priprave in pregleda dokumentacije.
6. Sestavljanje pisem, prošenj, dokumentov in odgovorov po naročilu direktorja izobraževalne ustanove.

Tajnica je v tesnem strokovnem stiku ne le z direktorjem, ampak tudi z vodji strukturnih oddelkov šole, učiteljem in namestniki direktorja. Poleg tega izvajalec na tem položaju ne samo, da samostojno izpolnjuje vsa pravila zavoda, temveč tudi spremlja izvajanje drugih zaposlenih. Omeniti velja, da se dolžnosti pisarniškega sekretarja v šoli ne razlikujejo od nalog sekretarja izobraževalne enote.

Kaj bi moral vedeti specialist

Pri prijavi na delovno mesto vodstvo od prosilca zahteva ne le določeno izobrazbo, ampak tudi prtljago določenega znanja. In bolj profesionalen bo prosilec vodil tisto, kar mora vedeti, večverjetnost dobrega dela.

Seznam zahtevanega znanja vključuje naslednje:

1. zakonodajno. Normativni in pravni akti glede urejanja izobraževalne dejavnosti.
2. Pravila za poslovno dokumentacijo in korespondenco, osnove etike in bontona.
3. Navodila za vodenje evidenc.
4. Pravila za delo z računalniško in organizacijsko opremo, z uporabo domofonov.
5. Pravila, ki urejajo ustvarjanje, obdelavo, prenos in shranjevanje dokumentacije.
6. Struktura izobraževalne ustanove.

S tem znanjem delo tajnice na šoli in dolžnosti, ki jih predvideva položaj, ne bodo povzročale posebnih težav. To pa bo povečalo verjetnost karierne rasti.

Pravice tajnice

Poleg nalog sekretarja vzgojno-izobraževalne enote na šoli vsako delovno mesto predvideva določen nabor specialističnih pravic. Zapisani so tudi v opisu delovnega mesta.

Seznam temeljnih pravic osebe, ki opravlja funkcijo tajnika šole, vključuje zahtevanje potrebnih gradiv in informacij od zaposlenih (če je potrebno, od uprave), ugotavljanje razlogov za zamudo pri izvajanju nalog navodila, zahteva po dokončnem oblikovanju dokumentov, v katerih so bile ugotovljene kršitve. Sekretar ima tudi pravico vključevati šolske delavce v izvajanje naročil, ki jih posreduje uprava,pripravi dokumentacijo v zvezi z dejavnostjo vodenja zavoda ter poda predloge za izboljšanje vodstvene dejavnosti in izboljšanje procesa dela z dokumentacijo.

Odgovornost za položaj

Tajnik na šoli je disciplinsko odgovoren za neustrezno opravljanje ali popolno neizpolnjevanje svojih neposrednih dolžnosti, internih predpisov vzgojno-izobraževalnega zavoda, neuporabe pravic, predvidenih z opisom delovnega mesta. Meje odgovornosti določa veljavna delovna zakonodaja države.

Odgovornost je predvidena za povzročitev škode šoli ali udeležencem vzgojno-izobraževalnega procesa pri opravljanju poklicne dejavnosti ali neizpolnjevanju neposrednih nalog tajnika na šoli, ki jih določa veljavni opis delovnega mesta in lokalna dokumentacija, ki ureja delo specialista. Postopek odgovornosti je določen s civilno in delovno zakonodajo, ki velja v državi v času škode.

Interakcije na delovnem mestu in delovni pogoji

Najprej velja omeniti, da tajnica šole dela po urniku, ki je sestavljen na podlagi 40-urnega delovnega tedna. Vendar pa hkrati iz opisa delovnega mesta izhaja, da delovni dan ni normiran. Pri prijavi na delovno mesto tajnika izobraževalne enote morate vsekakor upoštevati ta dejstva.

V procesu opravljanja dela je tajnik vzgojno-izobraževalnega zavoda v stiku s pedagoškim osebjem šole, administrativnim in servisnim osebjem. Interakcija se izvaja za naknadno posredovanje potrebnih informacij, prejetih na sejah sveta šole, dijaških in pedagoških sestankih. Med strokovne naloge tajnika je tudi preverjanje izvajanja prenesenih naročil, navodil in odredb. Temu veljajo tudi kadrovske, finančne in gospodarske dejavnosti, ki jih izvaja izobraževalna ustanova.

Sklep

S pomočjo opisa delovnega mesta vodstvo šole ali katere koli druge izobraževalne ustanove jasno in jasno podaja obseg temeljnih poklicnih dolžnosti specialista, postavlja meje podrejenosti, poklicne interakcije, začrta meje odgovornost zaposlenega. Pri sestavljanju tega dokumenta se upoštevajo zakonodajni akti, ki urejajo delo različnih strokovnjakov, kvalifikacijske in informacijske referenčne knjige ter druga metodološka literatura.