Načrt vodenja projekta: opis, kompilacija, analiza

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Kaj je načrt vodenja projekta, je mogoče razumeti z razumevanjem izraza Vodenje projekta. Je umetnost in znanost hkrati, dobro uveljavljena v potrošniško usmerjenem tržnem gospodarstvu. Gre za strukturirano izdelavo delovnega načrta z določitvijo vmesnih ciljev za določene datume. V okviru njegovega izvajanja se imenuje odgovorni projekt, ki bo opravljal dela, in regulatorni organi, ki bodo spremljali spoštovanje predpisov. Je projektno vodenje vedno učinkovito? Kdo ali kaj vpliva na končni rezultat?

Teoretični vidik

Načrt vodenja projekta je vedno povezan z inovativnimi izvedbami in je sestavljen iz elementov analize novega izdelka, trga, kategorij potrošnikov. Njegov glavni namen je rešiti načrtovano nalogo v najkrajšem možnem času z največjim prihrankom denarja.sredstva.

Po zasnovi ima vsak projekt omejen inovativni učinek. Inovativnost se kaže v individualnem pristopu k ustvarjanju blaga, ki se razlikuje od podobnega blaga ali storitev. Ta sposobnost vam omogoča sistematično izpopolnjevanje in spreminjanje lastnosti izdelka ali storitve.

Ta parameter je sestavni del načrta vodenja projektne komunikacije, razvoja novih izdelkov, popravil gradbenih del ali volilne kampanje, oblikovanja informacijskega sistema v podjetju.

Teoretični vidik vključuje združeno znanje, veščine, načine in sredstva za ustvarjanje novega izdelka in storitve. Za izpolnjevanje zahtev trga in pričakovanj investitorjev je treba najti optimalno ravnovesje med stroški, roki, cilji in kakovostjo projekta, ki se izvaja.

Projektni načrt naj logično poveže vsa področja znanja z razpoložljivimi viri in potencialom izvajalcev.

Vrste sistemov

Vsako opravilo, kot je ustvarjanje novega izdelka in nato njegova prodaja, je mogoče opraviti z načrtom vodenja projekta ali brez njega.

Prva možnost bo temeljila na uporabi matričnega sistema, ki določa odgovornega (vodjo) projekta. Poročal bo direktorju, njegovo skupino pa bodo sestavljali zaposleni iz različnih oddelkov, ki so za čas trajanja projekta oproščeni neposrednih delovnih obveznosti. Takšne kadrovske spremembe zahtevajo kohezijo ekipe in jasno razumevanje ciljev in rezultatov projekta.

Druga možnost predvideva, da bo odgovoren eden od vodij oddelkov. Vse projektne naloge bodo izvajali zaposleni v tej enoti. A na splošno zaposleni te naloge ne bodo popolnoma razumeli in jo bodo dojemali kot dodatno breme. Posledično so lahko čas in rezultati nepredvidljivi.

Različice projektov

Podjetja uporabljajo projekte pri delu kot netradicionalno metodo sprejemanja pobud, ki jih ni mogoče uporabiti v vsakodnevnem poslovanju. Njihov delež v podjetjih se vsako leto povečuje.

Projekti so vedno različni, vendar imajo nekaj skupnega. To so pogoji omejenega časa, iskanje kompetentnih izvajalcev in dodatni denar. Razlikujejo se naslednje smeri:

1. Arhitekturno načrtovanje. Za poslovni uspeh je potrebno sodelovanje inženirjev, projektantov, potrošnikov in investitorjev. Osupljiv primer je izumitelj in arhitekt iz ZDA B. Fuller, ki mu je uspelo zainteresirati ljudi in razviti model modularnih kopalnic. Te sobe so ekonomična možnost in se še danes uporabljajo pri gradnji stanovanjskih stavb.
2. Konceptualna vizija. Bistvo je ustvariti pogoje za ustvarjanje novih idej. Primer je projekt s telefonskimi podjetji v ZDA, ki iščejo način za zaščito telefonskih govorilnic pred roparji. Med številnimi možnostmi smo se odločili za konstrukcijo iz nerjavnega jekla. Danes je ta element mogoče opaziti na vhodnih vratih.v mnogih stavbah.
3. Načrtovanje. Zelo pomembno je zgraditi zaporedje izvedbe projekta. Na primer, po tem merilu je narodni park Yellowstone uspel izvesti glavni načrt za menjavo in njeno vzdrževanje.
4. Konstrukcija objektov. Delo se osredotoča na skladnost z normativi in pravili gradnje, pa tudi na sistematičen nadzor vsake stopnje. Odsotnost nadzornega organa lahko privede do uničenja predmeta z nepredvideno škodo.

Pred odločitvijo za enega od pristopov je treba izdelati načrt vodenja kakovosti projekta. Pri proizvodnji medicinske opreme ali zdravil se je bolje osredotočiti na kakovost faz načrtovanja. V primeru, ko je treba končni izdelek preurediti iz enega območja v drugega, na primer vgradnja klimatskih in ogrevalnih sistemov v večnadstropnih stavbah, je poudarek na nadzoru.

faktor uspeha

Načrt vodenja projekta je danes sestavni del uspešnega izida. V preteklosti je bilo njeno ustvarjanje značilno za tradicionalna področja proizvodnje (obramba, energetika, gradbeništvo). Trenutno ta pristop uporablja skoraj vsako drugo podjetje, oziroma 45% vseh organizacij. Sem spadajo finančne institucije, ki zagotavljajo storitve in blago podjetju.

Podjetje, ki je osredotočeno na izdelke, pogosto čuti potrebo, da ga sistematično spreminja kot odgovor na nove zahteve strank. V tem primeru ustvarjanjenačrt vodenja projekta. Danes večina organizacij deluje s tem pristopom.

Nasveti za ustvarjanje načrta

V praksi se veliko podjetij pri svojih prizadevanjih srečuje s težavami in bankrotira. Na primer, Lockheed, ki je propadel z letalom L-1011, ali projekt Deep Tunnel, je bil namenjen povečanju kanalizacijske infrastrukture mesta Chicago. Podjetja so imela velike stroške, saj so poskušala obdržati tisto, kar jim je uspelo, in do neke mere prodati – svoj izdelek.

Glavni razlog za neuspehe je bil, da ni bil izveden natančen razvoj načrta vodenja projekta, vodstvo podjetja pa je bilo v celoti osredotočeno na končni rezultat in ne na zaporedne faze doseganja cilja.

Za uspešno izvedbo podjetja je potrebno razviti koncept z jasnim zaporedjem dejanj, pri tem pa upoštevati naslednje nasvete:

1. Oglejte si projekt tretje osebe. Ta tehnika vam bo omogočila objektivno oceno dogajanja, nov pogled na situacije, reševanje nastalih težav in pregled stroškov;
2. Delegirano odločanje. Takšen pristop bo zagotovil razumevanje vmesnih ciljev projekta, večkrat povečal učinkovitost;
3. Naredite rezervni načrt. Dodatne možnosti za reševanje nastalih težav bodo pomagale prihraniti čas in denar. In če koncept razdelite na več delov, ga boste približali dokončanju.

Odgovoren za upravljanje

Načrt upravljanja kakovostiProjekt je potem učinkovit, če njegov vodja izpolnjuje določene kriterije. Izbira osebe, ki je sposobna izvajati potrebne dejavnosti in podjetje dvigniti na novo raven, je tvegan podvig. Vendar je bolje, da ne odlašate z rešitvijo težave.

Glavne lastnosti kandidata morajo biti odgovornost, ambicioznost, sposobnost upravljanja z ljudmi in visoka raven kompetenc. V praksi to ni dovolj, saj mora poznati tudi vsebino dela. Načrt upravljanja obsega projekta je v večini primerov sestavljen iz stopenj:

• razvoj dokumentacije;
• razdelitev pooblastil in nalog;
• odobritev delovnega načrta;
• ustvarjanje scenarijev za nepričakovane situacije.

Nazadnje je bolje dati prednost motiviranim in samo-nominiranim kandidatom. To kaže glavno lastnost vodje - sposobnost hitrega sprejemanja resnih odločitev.

Projektna tveganja

Načrt upravljanja tveganj je strukturiran sistem za prepoznavanje dejavnikov, njihovo ocenjevanje in odzivanje nanje. Sestavljen je iz razpoložljivih in sprejemljivih norm za napovedovanje glede na posledice scenarija.

V podjetju obstaja več ravni upravljanja tveganj:

• prepoznavanje pristopov in priprava akcijskega načrta;
• poiščite tveganja, ki lahko spremenijo rezultat projekta;
• kvalitativna in kvantitativna ocena tveganja;
• razvoj metod in postopkov za zmanjšanje možnih groženj;
• spremljanje izvedbe celotnega cikla projekta.

Viri

Z izbiro sodobnih tehnologij, usposobljenih zaposlenih in finančnih sredstev za dokončanje naloge lahko vplivate na povečanje končnih rezultatov koncepta, pa tudi na zmanjšanje stroškov in časovnega razporeda dela. Uporabljene tehnologije in načrt upravljanja projektnih virov veljajo za ključna orodja za uspeh podjetja.

Poleg ključa so potrebna dodatna orodja za upravljanje ključa. Na primer, lahko se sklenejo pogodbe, ki vam omogočajo, da ob pravem času pritegnete potrebna sredstva. Ladje pripisujejo sistem upravljanja osebja in sam koncept, oblikovanje informacijske interakcije vseh udeležencev.

Ocena

Analiza načrtov vodenja projektov vključuje dva elementa: oceno strukture in pregled stopnje izvajanja. Za popolno razumevanje, kako je koncept učinkovit v smislu vloženih sredstev, je potrebna analiza.

Prvi element vključuje oceno zaposlenih kazalnikov, nalog, končnih rezultatov dela. Tu se izvajajo prilagoditve prihodnjega delovnega procesa. Vsi nadaljnji procesi bodo povezani z elementom analize uspešnosti, v katerem se beleži opravljeno delo in razvijajo napovedi.

Večina podjetij uporablja konceptni sistem ocenjevanja kriterijev, kjer ocenjujejo stroške, trajanje dela in njihovo kakovost. Če kateri od kriterijev ni izpolnjen, se oblikuje načrt upravljanja sprememb projekta. V tem primeru pride do revizije vrednosti kazalnikov, nalogse prilagaja.

Končna faza analize je primerjava doseženih rezultatov z načrtovanimi.

Nepredvidene okoliščine

Zbranost direktorja v nepredvidenih situacijah in njegova ustrezna ocena nastalih problemov igrata pomembno vlogo pri izvajanju načrta vodenja projekta.

Pomanjkanje te kvalitete pri vodji in pomanjkanje časa za premislek o posledicah nekaterih odločitev sta glavna vzroka za težave. Nerešene naloge, ki so se pojavile na samem začetku dela, morda ne bodo rešene, kar bo povzročilo zamude rokov ali nepotrebne ekonomske stroške. Hkrati se lahko strah in negotovost v ravnanju vodstva hitro razširita na celotno delovno skupino. To je psihološko vedenje. Zato je zelo pomembno, da ima vodja zbranost in ne izgubi mirnosti s skrivanjem čustev.

Vsestranskost projekta

Vsak načrt vodenja projekta zahteva sočasno reševanje številnih nalog. Hkrati je treba na vsako vprašanje odgovoriti natančno in podrobno. Vsak nastajajoči odtenek določa usodo samega projekta. Vprašanje preprečevanja tveganja se večinoma rešuje s kompetentnim pristopom strokovnjakov.

Za izvedbo uspešnega projekta morate opazovati hitrost izvajanja nalog, biti pozoren na podrobnosti, prenesti delo na kolege in ocenjevati njegovo kakovost v vseh fazah zagona projekta.

Pozor na podrobnosti

Izvedite analizo trga, SWOT analizo, izračun denarnega toka indrugi ključni kazalniki zagotavljajo povečanje učinkovitosti projekta. Poslovni načrt za vodenje projekta ne opredeljuje le vrste podviga, ki se izvaja, ampak vključuje tudi projekcije prihodkov in odhodkov. Vključuje naslednje predmete:

• opis podjetja;
• marketinška strategija;
• ocenjevanje tekmovalcev;
• operativni postopki;
• osebje.

Načrt kot celota

Vsi zaposleni na projektu delujejo kot del ene celote, saj je končni rezultat odvisen od njihovih dejanj.

Vsak udeleženec v okviru svojega področja odgovornosti vpliva na duh delovne skupine in na učinkovitost dela na splošno. Pri vodstvu je pomembno, da ne ves čas kampiramo za uresničevanje zastavljenih nalog, da bi dosegli zahtevane kazalnike uspešnosti, temveč poskrbimo, da vsak udeleženec čuti svojo pomembnost v skupni stvari.