Revizija osebja je Definicija, vrste, metode, naloge in cilji

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Kadrovska revizija je preverjanje učinkovitosti dela osebja, ki ga izvajajo posebej določeni zaposleni ali tretja oseba. Za razliko od klasične revizije, ki se uporablja v računovodstvu, kadrovska revizija ni obvezna in ni urejena s posebnimi zakoni in pravnimi akti Ruske federacije. Izvaja se na pobudo vodje podjetja za reševanje določenih težav. Glavni namen takšne revizije je najpogosteje ugotoviti stanje osebja podjetja. Uporablja se tudi za iskanje načinov za povečanje produktivnosti in znižanje proizvodnih stroškov.

Kako razvrstiti

Inšpekcije so povezane z eno ali drugo vrsto kadrovske revizije glede na parametre, kot so:

• Uporabljeno obdobje podatkov: kratkoročno, dolgoročno in kratkoročno.
• Način pridobivanja informacij: ustno ali dokumentarno
• Narava informacij, ki se preverjajo: zakonite, kvalificirane ali mešane;
• Recenzentom: notranjim in zunanjim.

Kadrovska revizija se izvaja v dveh smereh: ugotavljanje zakonskih kršitev inugotavljanje kršitev delovne discipline - iskanje nerazumnih prekoračitev stroškov, ugotavljanje razlogov za preprosto, poroko itd. Zato je kadrovska revizija v smeri dejavnosti razdeljena predvsem na pravno, kvalifikacijsko in mešano.

revizija pravnega osebja

Pri pravno kadrovski reviziji preverijo dokumentacijo kadrovske službe, časovni list delavnic, preverijo račune in prejemke z razpoložljivim materialom in orodjem. Preverite pravilnost izpolnjevanja pogodb o zaposlitvi, delovnih knjižic, sklepov. Preverjanje, ali zaposleni sledijo opisu delovnih mest. Izvajajo ankete in izvajajo raziskave za ugotavljanje kršitev delovne zakonodaje Ruske federacije, pa tudi pravil in standardov, sprejetih na določenem področju dejavnosti, ki jih morajo zaposleni spoštovati. Na primer zahteve sanitarnih standardov v živilski industriji, GOST, standardi kakovosti in skladnost s predpisi.

Glavna naloga revizije pravnega osebja je ugotoviti kršitve, preden jih med revizijo odkrije posebna komisija. To bo pomagalo preprečiti težave z zakonodajo ter izboljšati kakovost izdelkov in storitev.

Revizija usposobljenosti osebja

Kvalificirana kadrovska revizija organizacije se izvaja, da se ugotovijo pomanjkljivosti pri delu osebja in določijo načini za njihovo odpravo. Omogoča tudi ugotavljanje prisotnosti nezadostne usposobljenosti delavca oznasprotno, identificirati najbolj dragocene kadre, ki jih je treba napredovati ali plačati več, da bodo delovali še bolje in naredili več.

Revizija usposobljenosti osebja je najbolj pomembna na tistih področjih dejavnosti, kjer je uspeh podjetja v celoti odvisen od poklicnih lastnosti zaposlenega. Na primer v trgovini. Če prodajalec ravna s kupci napačno, iz neznanja ali nezmožnosti, potem to neposredno vpliva na finančni rezultat podjetja - prihodki se zmanjšajo, količine izdelkov s potekom roka uporabnosti se povečajo. Hkrati pa lahko le preverjanje razkrije, ali je razlog za zmanjšanje prihodkov nizka usposobljenost zaposlenega in ne kakšen drug dejavnik. V tem primeru bi kadrovska revizija pomagala prepoznati brezvestnega zaposlenega in ga pravočasno zamenjati, preden je bilo trgovsko podjetje na robu bankrota.

Celovita kadrovska revizija

Celovita kadrovska presoja vključuje uporabo pravnih in kvalifikacijskih presoj ter vseh razpoložljivih metod za ocenjevanje in analizo informacij. Takšen pregled omogoča oceno kadrovskega stanja in identifikacijo kadrovskega potenciala podjetja, ugotavljanje obstoječih zakonskih kršitev v podjetju in njihovo odpravo, preden to povzroči neželene finančne in kadrovske izgube..

Ta način izvajanja kadrovske revizije ima poleg naštetih prednosti še dve slabosti - stal bo več in trajal več časa, saj bo za preverjanje velike količine podatkov vključenih več udeležencev. Zatosmiselno je izvajati le v nujnih primerih: v primeru stečaja ali v času finančne krize, ko se trg zoži in konkurenca zaostri.

Kdo lahko pregleda

Revizijo kadrovskega sistema lahko izvajajo tako zaposleni v podjetju kot tretje organizacije. Hkrati pa nastane problem pri določanju stopnje usposobljenosti inšpektorja, saj koncept kadrovske revizije v pravni praksi ni fiksiran, tista navodila, standardi in pravila, ki obstajajo, pa so namenjena reviziji v računovodskih dejavnostih. Toda kako popolne in zanesljive bodo informacije prejete ter kako bodo analizirane in ovrednotene, je odvisno od tega, katere korake bo vodja podjetja sprejel za izboljšanje položaja z osebjem.

Vendar je bil najden izhod. Torej, kot osnovna navodila in pravila za organizacijo kadrovske revizije v podjetju lahko vzamemo osnove finančne revizije in zlasti takšne zahteve za prejete in posredovane informacije, kot so:

• objektivnost;
• verodostojnost;
• pravočasnost;
• poštenost;
• polnost.

V skladu s tem mora revizor upoštevati ne le pravila poklicne etike, biti pošten in objektiven, temveč se mora držati določenih pravil pri zbiranju in obdelavi informacij ter pri pripravi revizijskega poročila. Hkrati mu za opravljanje takšne dejavnosti, kot je kadrovska revizija, ni treba imeti pri sebi nobenega posebnega potrdila. Ampak to ne pomenida jo lahko izvaja vsak zaposleni. Za reševanje nalog kadrovske revizije mora inšpektor imeti določeno raven znanja in kvalifikacij.

Revizijo osebja lahko opravi bodisi uslužbenec specializiranega podjetja bodisi nekdo iz osebja podjetja z zadostno stopnjo izobrazbe in usposobljenosti. Najpogosteje so to vodje oddelkov, računovodje in drugi visoko usposobljeni strokovnjaki. In tu se pred vodjo podjetja pojavi dilema: kaj je bolje, najeti specializirano organizacijo ali samostojno opraviti revizijo? Odgovor na to vprašanje je odvisen od dejavnikov, kot so:

• Stroški visokokvalificiranega osebja, vključenega v revizijo osebja, in stroški storitev revizijske družbe;
• Količina informacij, ki jih je treba obdelati, in dovoljeni pogoji za njihovo obdelavo.

Na splošno velja, da je kadrovska revizija, ki jo opravijo zaposleni v podjetju, cenejša, kar pa ni vedno res. Vključitev zunanjih strokovnjakov je pogosto veliko bolj donosna, če je treba opraviti revizijo v velikem podjetju, kjer je količina informacij zelo velika. Podjetja, ki opravljajo revizijske storitve, imajo več izkušenj, njihovi zaposleni so bolj usposobljeni, vsaj na področju kadrovske revizije, potem bo revizija stala manj in bolje ter trajala manj časa.

Samostojna revizija človeških virov, kako izvesti

Če se je vodja podjetja kljub temu odločil za izvedbo revizije s pomočjo svojih zaposlenih,mora poznati nekaj lastnosti. Običajno je cilj kadrovske revizije v tem primeru preučiti delo podjetja kot celote, temveč posameznega oddelka, pri čemer je treba zagotoviti najvišjo stopnjo zaupnosti informacij.

Za začetek bo vodja moral ustvariti delovno skupino, običajno vključuje 4-5 ljudi, in določiti osebo, ki je odgovorna za izvedbo revizije in sestavo revizijskega poročila. Celoten postopek priprave in vodenja lahko razdelimo na naslednje stopnje kadrovske revizije:

1. Razvijanje akcijskega načrta.
2. Določanje velikosti vzorca: število anketiranih zaposlenih, obseg in vrsta preverjenih dokumentov. Večji kot je vzorec, natančnejši je rezultat, a daljši bo postopek preverjanja.
3. Izdelava vprašalnikov, priprava vprašanj.
4. Preverjanje dokumentacije kadrovske službe, kot tudi dokumentov na območju, ki se preverja.
5. Anketa in zaslišanje zaposlenih v podjetju.
6. Analiza zbranih informacij, vključno z uporabo računalniške tehnologije in posebnih programov.
7. Izdelava na podlagi informacij, pridobljenih med revizijo, revizijskega poročila, v katerem oseba, odgovorna za izvedbo kadrovske revizije v podjetju, izrazi svoje mnenje o stanju osebja, njihovi usposobljenosti in zadovoljstvu z delom pogoji.

Revizijsko poročilo je sestavljeno v pisni obliki, priložena so mu dokazila v obliki poročila o opravljenem delu. Vse strani poročila morajo biti oštevilčene in shranjene v mapi. Na splošno kateri koliali ni strogih pravil za pripravo zaključka, pa tudi za njegovo izvedbo, saj je namen kadrovske revizije pridobiti informacije za notranje uporabnike, zato podatki, pridobljeni kot rezultat takšne revizije, niso nikjer objavljeni, in najpogosteje so strogo zaupne in njihovo razkritje je nesprejemljivo. Poleg tega je treba zagotoviti zaupnost informacij, tako v fazi načrtovanja kot rezultatov preverjanja. Zaželeno je, da zaposleni v podjetju ne vedo za prihajajočo inšpekcijo. To bo pomagalo preprečiti dogovarjanje med njimi, kar pomeni, da bo omogočilo večjo objektivnost in zanesljivost prejetih informacij.

Načini zbiranja in obdelave informacij

Revizijske metode HR se ne razlikujejo od tistih, ki se uporabljajo pri računovodskih revizijah, pridobivajo se le informacije drugačne narave in namena. Uporabljajo predvsem vnaprej pripravljene obrazce vprašalnikov in seznamov vprašanj. Podatki, pridobljeni med revizijo o zaposlenih v podjetju, se primerjajo z osnovnimi zahtevami, predpisanimi v specializiranih priročnikih, opisih delovnih mest in standardih kakovosti dela.

Podatki, pridobljeni med revizijo v obliki vprašalnikov in evidence odgovorov na vprašanja in drugih dokumentov, ki so bili prejeti med revizijo, se zbirajo, razvrščajo in primerjajo glede na čas in kraj, ko je bila opravljena kadrovska revizija. Poročilo, sestavljeno na podlagi rezultatov revizije, mora vsebovati, če ne vse dokumente, pa najpomembnejše od njih.

Katere naloge je mogoče rešitirevizija osebja

Revizija kadrovskega sistema pomaga bolje oceniti potencial podjetja in usposobljenost osebja. Tako je mogoče identificirati najbolj dragocene zaposlene v delovni sili in jim zagotoviti delovna mesta in plače, ki so bolj v skladu z njihovo ravnjo.

Kot izkušnje kažejo, je za menedžerja bolj donosno, da tiste, ki že delajo v podjetju, dvigne po karierni lestvici, kot pa zaposli novega. To bo po eni strani povečalo donosnost drugih zaposlenih, saj bodo videli karierne možnosti, po drugi strani pa se novi zaposleni morda ne bo ukoreninil v timu, kar poveča fluktuacijo kadrov, kar lahko negativno vpliva na uspešnost zaposlenih. podjetje. Fluktuacija je lahko tudi posledica nepravilne kadrovske politike. Na primer, če se zahtevnost dela ali stopnja odgovornosti in višina plačila ne ujemata. To lahko razkrije samo revizijo kadrovskega dela.

Takšen pregled pomaga ne le prepoznati najbolj dragocene zaposlene ali se znebiti najmanj vrednih, temveč tudi rešiti težave, ki so neposredno povezane z dejstvom, da je organizacija dela v podjetju nepravilno izvedena. Na primer, med inšpekcijskim pregledom v eni od delavnic se je pokazalo, da so delavci zaradi nepravilne postavitve materiala porabili do dve uri na dan le za njihovo dostavo na predelave, saj so bili shranjeni v oddaljenem skladišču. Posledično sta bila izgubljena čas in trud. Delavci so se hitreje utrudili in izgubili koncentracijo. To je vplivalo na kakovost in količino izdelkov. Brez revizije osebja, ta sistemska napakaproizvodnja ne bi bila urejena, kar pomeni, da bi bili viri zapravljeni.

Odgovornost revizorjev

Revizor je odgovoren samo za svoje mnenje, kot je izraženo v revizorjevem poročilu. Na koncu odločitev o kadrovskih spremembah sprejme vodja podjetja, naloga revizorja pa je le, da mu sporoči stanje osebja podjetja, kakšno raven njihove kvalifikacije, ali obstajajo kršitve. zakona, delovne discipline, varnostnih ukrepov, ali obstajajo res visoko usposobljeni strokovnjaki. Navedite dejavnike, ki negativno ali pozitivno vplivajo na delo osebja in racionalno rabo delovnega časa.

Kot rezultat, revizor sestavi revizijsko poročilo, v katerem navede:

• kateri dogodki so bili;
• koliko dela je bilo opravljenega;
• s kakšnimi težavami in tveganji se je srečal pri svojem delu;
• kaj je treba storiti, da se stanje popravi, če je kadrovsko stanje ali kadrovska politika negativna;
• možne posledice, če kršitve ne bodo odpravljene.

Sama po sebi inšpekcija ne rešuje problema nepravilno izbranega osebja ali nepravilnih ravnanj zaposlenih v podjetju, njihovega kršenja varnostnih pravil ali neupoštevanja navodil in tehničnih predpisov. Namen kadrovske revizije je ugotoviti prednosti in slabosti obstoječega kadrovskega sistema v podjetju ter dati priporočila, kako odpraviti pomanjkljivosti in izboljšati ta sistem. Revizor neodgovornost za stanje kadrovske politike in odločitve, ki jih bo vodja sprejel na podlagi rezultatov revizije.

Kje in kako najeti revizorje za preverjanje osebja

Takšno storitev večinoma zagotavljajo svetovalna podjetja in kadrovske agencije, ki so specializirane za svetovanje in zaposlovanje za druga podjetja. Takšne organizacije so v skoraj vsakem večjem mestu. Svoje storitve najpogosteje oglašujejo v lokalnih oglaševalskih časopisih in revijah ali na posebnih oglaševalskih stenah na internetu. Nekateri imajo uradno spletno stran podjetja.

Pri najemanju se med podjetjem in podjetjem, ki izvaja kadrovske revizijske storitve, sestavi pogodba, v kateri morajo biti določene pravice in obveznosti strank ter plačilo storitve. Običajno se pogodbeni stranki večkrat srečata, preden skleneta pogodbo, razpravljata o niansah in možnih tveganjih. Katere aktivnosti se bodo izvajale. Pogaja se okvirni delovni načrt (svetovalno podjetje lahko celo predloži prospekt za načrt kadrovske revizije).

Glavna prednost angažiranja specializirane organizacije tretje osebe za organizacijo revizije osebja je neodvisnost revizije. Če je zaposleni v podjetju tako ali drugače odvisen tako od vodje kot od delovne sile, je zunanji revizor skoraj popolnoma neodvisen. Njegovo mnenje temelji samo na opaženih dejstvih.

HR revizija je eden najpreprostejših in najbolj dostopnih načinov za preverjanje kadrovskega sistema organizacije indoločiti obstoječi kadrovski potencial podjetja. Ta način preverjanja je sestavni del poslovodnega računovodstva družbe in ga je treba izvajati redno, ne glede na finančni rezultat njegovega delovanja.