Zapisnik skupščine udeležencev LLC. Pravila oblikovanja

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Zapisnik skupščine udeležencev v LLC je izjemno pomemben dokument. Zahteve za sestavo protokola OSU niso določene na zakonodajni ravni, vendar pa običaji poslovnega prometa in pisarniškega dela narekujejo določena pravila za njegovo sestavljanje.

Obvezno vodenje evidenc

Prvič, zapisnik sestanka udeležencev v LLC je obvezen dokument, ki potrjuje samo dejstvo, da je bil sestanek (in obveznost organiziranja ter število obveznih sestankov na leto je urejeno z zakonom in, v nekaterih primerih po statutu družbe).

Drugič, vse odločitve o dejavnostih podjetja so formalizirane v protokolarni obliki.

Zapisnik skupščine LLC se hrani v podjetju in ga je treba na njegovo prvo zahtevo posredovati v pregled vsakemu članu družbe.

Za vodenje protokolov je praviloma imenovan direktor podjetja, kar mora biti razvidno iz njegovega opisa delovnega mesta.

Kaj se odraža v protokolu

Protokolskupščino udeležencev LLC vodi sekretar skupščine ali predsednik GMS.

Odraža se v protokolu:

• datum in čas začetka sestanka;
• vrsta OS;
• quorum in legitimnost OS;
• OS agenda;
• govor (povzetek) udeležencev, vprašanja, razprave, dodatki;
• rezultati glasovanja o določenih vprašanjih;
• odločitve JSU.

Zapisnik skupščine udeležencev v LLC podpišejo vsi člani družbe oziroma predsednik skupščine in tajnik. Protokol je šivan z obveznim oštevilčenjem strani, zapečateno s pečatom podjetja.

Upoštevati je treba, da protokol OS morda ne vsebuje seznama vseh osebno udeležencev, vendar mora biti v tem primeru obvezna priloga k njem registracijski list udeležencev, ki navaja podatke o njihovem potnem listu in osebni podpis vsak od njih. Registracijski list je sestavljen v prosti obliki in šivan skupaj s protokolom.

Druga možnost bi bila vodenje dnevnika. V tem primeru so strani revije oštevilčene, šivane in zapečatene s pečatom podjetja. Obdobje hrambe takšne revije ni omejeno z nobenim regulativnim aktom.

Priporočamo tudi vodenje evidence o delu števalne komisije. S sklepom seje se izvoli sama štetna komisija, ki jo sestavljajo predsednik in najmanj en član komisije. Protokol podpiše predsednik in vloži skupaj s protokolom OS.

Za ureditev vseh pomembnih točk v postopku vodenja zapisnika je priporočljivo razviti in izvajati »Predlog o postopku vodenja zapisnika OS«, ki določa postopek sestavljanja, spreminjanja, pritožbe, shranjevanje protokolov. Takšno stališče odobri vodja podjetja ali pa ga predloži OS v razpravo (izjemno redko).

Vse protokole OS je treba hraniti do likvidacije podjetja in jih nato prenesti v arhiv za shranjevanje.

En udeleženec - kako sestaviti protokol?

Kaj pa, če je v LLC samo en član? Ali je vodenje zapisnika obvezno ali zadostuje za dokumentiranje odločitev udeležencev? Zakon za takšne družbe ne dela izjem. Zapisnik skupščine udeležencev LLC se po obliki in vsebini v tem primeru v ničemer ne razlikuje od zapisnika z velikim številom udeležencev.

Opozoril bi še, da je protokol le tehnični način formalizacije odločitev udeležencev. Zato bo v primeru sodnega spora pravno pristojno priznati, da odločitev in ne zapisnik letne skupščine udeležencev LLC ni v skladu z zakonom. Pomanjkljivosti pri vodenju evidence pa lahko postanejo razlog za razglasitev odločb za nezakonite.