Elektronsko upravljanje dokumentov: prednosti in slabosti, bistvo sistema, načini implementacije

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Vse več podjetij prehaja na elektronsko upravljanje dokumentov, ki vključuje uporabo različnih programov za ustvarjanje in shranjevanje dokumentov. Hkrati organizacija nima arhiva, ki bi vseboval papirne kopije dokumentov. Obstaja veliko prednosti elektronskega upravljanja dokumentov, zaradi katerih podjetniki z veseljem zavrnejo uporabo papirnatih dokumentov. Če pa želite preklopiti nanj, morate na delujoče računalnike namestiti specializirano programsko opremo in imenovati odgovornega zaposlenega, ki se bo ukvarjal s tem potekom dela.

Koncept elektronskega upravljanja dokumentov

Predstavlja ga sodoben način dela z različno dokumentacijo. V okviru delovanja vsake organizacije nastane veliko različnih papirjev, ki jih je treba nenehno tiskati in dalj časa hraniti v ločenem prostoru.

Če ima podjetnik ali podjetje pravilno izvedenoelektronski podpis, kateri dokumenti so overjeni v elektronski obliki, potem te dokumentacije ni treba natisniti na papir.

Prednosti elektronskega upravljanja dokumentov

Obstaja veliko prednosti prehoda na elektronsko dokumentacijo, ki jo certificira EDS. Zaradi prisotnosti številnih pozitivnih parametrov vse več podjetnikov prehaja na to metodo dokumentiranja. Toda najprej morate oceniti prednosti in slabosti elektronskega upravljanja dokumentov. Ključne prednosti vključujejo:

• hitro išče potrebno dokumentacijo zaradi kompetentnega strukturiranja in zanesljivosti shranjevanja;
• struktura delovnega toka je centralizirana;
• vse dokumente je mogoče shraniti v elektronski obliki na različnih medijih in celo na oddaljenih strežnikih, tako da tudi če v pisarni izbruhne požar, vam ni treba skrbeti, da bo pomembna dokumentacija uničena;
• vsi dokumenti so enostavno registrirani in odobreni;
• vsi dokumenti so podpisani na podlagi njihovega pošiljanja po elektronskih komunikacijskih kanalih, kar zaposlenim v katerem koli podjetju prihrani veliko časa in truda;
• po potrebi lahko v nekaj sekundah naredite kopijo želenega dokumenta;
• revizija je močno poenostavljena, saj se izvaja v elektronski obliki, v te namene pa lahko povabite tudi najete strokovnjake, ki dokumentacijo prejemajo po elektronskih poteh.

UgodnostiSistemi za elektronsko upravljanje dokumentov so pomembni in nesporni, vendar preden preklopite nanje, morate oceniti negativne vidike vsakega sistema.

Sistemske napake

Prednosti implementacije sistema elektronskega upravljanja dokumentov so nesporne, vendar ima ta proces nekaj slabosti. Ti vključujejo:

• nujno zahteva registracijo elektronskega digitalnega podpisa, za izdelavo katerega se plača velik znesek sredstev;
• ni možnosti za uporabo elektronskih dokumentov, če partnerji niso prešli na elektronsko upravljanje dokumentov;
• veliko denarja in časa se porabi za namestitev dodatne programske opreme in najem zanesljivega zaposlenega, ki vzdržuje vse elektronske evidence;
• še ni popravljenih strogo poenotenih oblik takega poteka dela;
• številni izvajalci in kupci sumljivi glede uporabe elektronskih dokumentov, podpisanih z EDS.

Zato mora vsak podjetnik najprej preučiti prednosti in slabosti elektronskega upravljanja dokumentov, da se lahko pravilno in ustrezno odloči.

Razlog za razvoj

Prednosti elektronskega upravljanja dokumentov so številne in pomembne. To vodi v dejstvo, da se nenehno razvija in uvaja v delo različnih podjetij, ki niso samokomercialne, pa tudi javne. Glavni predpogoji za njegov učinkovit in stalen razvoj so:

• Predvidena je možnost njegove uporabe v davčni zakonodaji. Določene vrste davčnih napovedi je mogoče predložiti samo v elektronski obliki. To velja za poročila o zavarovalnih premijah, navedenih v PF za zaposlene, kot tudi za izjavo 3-NDFL, predloženo Zvezni davčni službi za vsakega zaposlenega v podjetju. Tudi poročilo SZV-M za vse zaposlene v podjetju se odda elektronsko, če je v organizaciji zaposlenih več kot 25 ljudi. Zato so nekatera podjetja preprosto prisiljena preiti na elektronsko dokumentacijo, saj morajo tako ali tako izdati EDS.
• Glavne prednosti elektronskega upravljanja dokumentov vključujejo možnost, da ga popravite v računovodstvu. Na podlagi zveznega zakona št. 402 se primarna računovodska dokumentacija lahko ustvari ne samo v papirni obliki, temveč tudi v elektronski obliki, če jo je mogoče potrditi z elektronskim podpisom.
• Od leta 2017 se je začel učinkovit razvoj tega dokumentnega toka v sodnih postopkih. Zdaj je treba vsako sodno odločbo objaviti v odprtih virih. Poleg tega imajo vsa podjetja in posamezniki možnost, da vložijo zahtevek ali pritožbo elektronsko, kar zahteva EDS. Zato elektronskega podpisa ne izdajajo samo velika podjetja, ampak celo posamezniki.
• Razvoj elektronskih tehnologij se dogaja hitro, tako da imajo zdaj skoraj vsi dostop do interneta, kar močno poenostavi proces komuniciranja z drugimiljudje in državni uradniki.

Zato je mogoče trditi, da je uporaba takšnega poteka dela vedno bolj povpraševana.

Še ena pomembna prednost

Poleg tega številna podjetja sodelujejo s podjetji v drugih regijah ali državah, zato je pri vodenju elektronskega upravljanja dokumentov veliko lažje izmenjevati različne dokumente. To vam omogoča znatno povečanje prodajnih trgov in vzpostavitev stikov z neposrednimi proizvajalci.

To je dodatna pomembna prednost elektronskega upravljanja dokumentov. Izboljšanje kakovosti vodenja opažamo že od prvega dne po uvedbi ustreznega sistema.

Kako vstopiti?

Na začetku vodja podjetja oceni prednosti in slabosti sistema elektronskega upravljanja dokumentov. Če se sprejme odločitev, da ga uvedemo v podjetje, se za to izvedejo naslednji koraki:

• Poteka skupščina delničarjev, na kateri se glasuje za implementacijo tega sistema.
• Če je odločitev pozitivna, potem ustrezen ukaz izda direktor družbe.
• Priporočljivo je razviti interni predpis, ki bo urejal pravila uporabe elektronske dokumentacije.
• Izberite podpis, ki bo uporabljen pri podpisovanju različnih dokumentov.
• Če je izbran preprost podpis, je pritrjen na podlagi kod in gesel ter drugih sredstev in dostopa do njegaje omejena, zato se imenuje določena oseba, ki bo skrbela za odobritev elektronske dokumentacije.
• Potrjevalni organ je izbran. Zastopa ga specializirana organizacija, ki se ukvarja z elektronskim upravljanjem dokumentov. Pomembno je izbrati podjetje, s katerim bo donosno in udobno sodelovati. Vnaprej morate oceniti stroške ponujenih storitev, pa tudi različne funkcije, ki jih je mogoče uporabiti med sodelovanjem. Določeno je, kakšno odgovornost nosi izbrani center za različne napake, ki lahko nastanejo v procesu vodenja elektronskega upravljanja dokumentov.
• Pripravljajo se dokumenti, na podlagi katerih se sklene pogodba z izbranim centrom.
• Pogodba z izbrano organizacijo je v razlagi. Po tem center ustvari in izda potrdilo o ključu EDS svojemu odjemalcu.
• Prihaja do neposredne uvedbe elektronskega upravljanja dokumentov v delo organizacije. V ta namen se vsi papirni dokumenti pretvorijo v elektronsko obliko in vzpostavlja se postopek za izmenjavo elektronske dokumentacije.

Račune je mogoče sestaviti v elektronski obliki, vendar se morate najprej prepričati, da bo uporaba takšne dokumentacije ugodna za nasprotno stranko. To je posledica dejstva, da mora podjetje imeti tehnična sredstva za obdelavo teh dokumentov.

Izbira EDS

Tudi v prednosti elektronskega upravljanja dokumentov so vključeni nižji stroški pripraveštevilni papirni dokumenti. Toda v vsakem primeru boste morali imeti določene stroške. Povezani so z izvedbo elektronskega podpisa, ki se uporablja v postopku potrjevanja elektronske dokumentacije.

ETS se lahko predstavi v nekvalificirani ali kvalificirani obliki.

nekvalificiran

Izda se s pomočjo kriptografske transformacije podatkov, za katero se uporablja poseben ključ, ki je na voljo lastniku EDS. Pomembno se je vnaprej odločiti, kdo točno v podjetju bo podpisoval elektronske papirje.

S pomočjo takega podpisa lahko zaznate različne spremembe v dokumentaciji po podpisu.

kvalificirani

Za to podjetje prejme posebno potrdilo, ki vsebuje verifikacijski ključ EDS. Za ustvarjanje takega podpisa se upoštevajo zahteve, navedene v zveznem zakonu št. 63.

Običajno se tak EDS uporablja v velikih podjetjih, ki si prizadevajo za varovanje poslovne skrivnosti, zato je zaradi izboljšanega kvalificiranega EDS zagotovljena varnost elektronskih dokumentov.

Po izbiri določene vrste elektronskega podpisa se sklene pogodba z izbranim certifikacijskim centrom.

Pravila za uvedbo sistema v delo podjetja

Prednosti elektronskega upravljanja dokumentov v primerjavi s papirnim veljajo za nesporne, vendar se pogosto v procesu njegovega uvajanja v delo organizacije pojavijo določene težave. Zato pravila tega postopka vključujejo:

• sprva se z ukazom vodje imenuje specialist, ki se bo ukvarjal s prevajanjem papirnatih dokumentov v elektronsko obliko;
• na vsakem delujočem računalniku je nameščena posebna programska oprema, ki omogoča podpisovanje dokumentov s predhodno izdanim EDS;
• pri sestavljanju, obdelavi in dogovarjanju različne dokumentacije se upoštevajo osnovna pravila pisarniškega dela, ki veljajo tudi za papirnate dokumente;
• elektronski dokumenti morajo vsebovati vse potrebne podatke, pečate in EDS;
• informacije se lahko vnesejo v predpise podjetja o tem, kateri načini potrjevanja dejanj s temi dokumenti bodo uporabljeni.

Proces se ne šteje za pretežkega, če ga dobro razumete.

Pravila sodelovanja z drugimi podjetji

Vsako podjetje, ki pri svojem delu uvaja tak sistem, želi v sodelovanju s svojimi glavnimi nasprotnimi strankami uporabljati elektronsko dokumentacijo. V ta namen je treba pri sestavljanju pogodbe z drugim podjetjem v besedilo dokumenta vključiti klavzulo, ki navaja, da bodo vsi dokumenti posredovani po elektronskih komunikacijskih kanalih. Po tem se sestavi potrebna dokumentacija in jo podpiše predhodno izdani EDS. Vsa orodja EDS morajo biti certificirana, sicer jih ni mogoče uporabljati med delovanjem podjetja.

Takšen potek dela je veliko lažje vzpostaviti z različnimi vladnimi agencijami, na primer z zvezno davčno službo ali pokojninskim skladom. To je posledica dejstva, da takšne organizacije že imajo potrebno programsko opremo zadelo z elektronsko dokumentacijo.

Kako so shranjeni dokumenti?

Glavna prednost elektronskega upravljanja dokumentov je, da v organizaciji ni treba dodeliti ločenega prostora za ustvarjanje arhiva, saj so vsi dokumenti shranjeni na računalnikih, strežnikih ali različnih elektronskih medijih. A vseeno mora vsako podjetje plačati ustrezno hrambo dokumentacije, da do nje ne dostopajo nepooblaščene osebe ali organizacije.

Pri hrambi elektronskih dokumentov se upoštevajo naslednja pravila:

• nomenklatura primerov je nujno sestavljena za celotno podjetje, njen videz in vsebina pa sta odvisna od področja dejavnosti, na katerem podjetje deluje;
• izvaja se pregled vrednosti dokumentov;
• vsaka dokumentacija je označena z uporabo elektronskega upravljanja dokumentov;
• vsi dokumenti morajo biti arhivirani.

Če se upoštevajo ta pravila, ne bo težko pravilno shraniti dokumentacije v elektronski obliki.

Sklep

Obstaja veliko prednosti elektronskega upravljanja dokumentov. Izboljšanje kakovosti dela podjetja je posledica njegovega izvajanja. Za to je pomembno sprejeti ustrezno odločitev za vodstvo podjetja, izbrati certifikacijski center in izdati EDS. Na računalnikih je nameščena posebna programska oprema, potrebne spremembe pa so narejene v regulativnih lokalnih aktih podjetja.

S pomočjo elektronske dokumentacije je močno poenostavljenodelovanje podjetja, pa tudi enostavnost sodelovanja z drugimi podjetji in vladnimi organizacijami.