Elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami: kako deluje?

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Elektronsko upravljanje dokumentov (EDM) je hiter način za izmenjavo informacij, ki temelji na uporabi elektronskih dokumentov z virtualnimi podpisi. Že dolgo je pridobil priznanje v razvitih državah sveta kot učinkovito orodje za operativno poslovanje.

Essence

Elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami je niz procesov za ustvarjanje, obdelavo, pošiljanje, prenos, prejemanje, shranjevanje, uporabo in uničenje dokumentov. Vsi ti postopki se izvedejo po preverjanju integritete in potrditvi prejema dokumentov.

Pravila za izvajanje dokumentnega toka med pravnimi osebami se izvajajo po dogovoru strank. Izmenjava informacij poteka s pomočjo telekomunikacijskih sredstev, dokumenti pa so shranjeni na elektronskih medijih. Obdobje shranjevanja računovodskih informacij ne sme presegati tistega, ki ga določa zakon.

Organizacijemed seboj lahko izmenjujejo uradne in neformalne dokumente s podpisi udeležencev. Na področju podjetniške dejavnosti so to lahko: računi, dogovori, računi, pogodbe, dogovori, naročila, obvestila, pooblastila ipd. Informacije se lahko prenašajo v obliki besedilnih, tabeličnih in grafičnih datotek.

Namen implementacije EDI

Predpogoji za uvedbo EDI so lahko:

• zmanjšanje rutinskega dela;
• zmanjšajte izgubo dokumentov;
• "transparentno" delo z dokumenti;
• izboljšanje discipline delovanja - pravočasno zagotavljanje dokumentov itd.

Med kvantitativnimi cilji so naslednji:

• Zmanjšajte čas obdelave dokumentov za 10-krat.
• Prepolovite pisarniške stroške.

Elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami: kako deluje

V skladu z domačo zakonodajo se elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami izvaja po dogovoru obeh strani. Za izmenjavo podatkov je potrebno, da so vsi udeleženci povezani na opremo enega operaterja. Nato mora uporabnik poslati zahtevo za dodajanje na seznam nasprotnih strank. Po potrditvi zahteve lahko udeleženci sistema izmenjujejo podatke.

Modul EDI bo moral izvajati naslednje funkcije:

• Povabite nasprotne stranke k izmenjavi podatkov.
• Ustvarite imenik.
• Integracija z računovodsko programsko opremo,na primer 1С.
• Podpišite in šifrirajte dokumentacijo.
• Struktuj korespondenco.
• Sledenje statusom e-pošte.

Elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami se izvaja s pomočjo certifikatov. Povezava s strežnikom in avtentikacija se izvajata preko osebnega digitalnega potrdila. Vsakemu uporabniku sistema se izda EDS, shranjen na elektronskem nosilcu žetonov in zaščiten s PIN kodo. Uporabnik mora vnesti svojo prijavo, geslo v osebni račun. Šele po tem bo imel dostop do svojih dokumentov.

Postopek izmenjave lahko sproži vsak zaposleni v organizaciji, ki je povezana s sistemom. Preden dokument pošljete nasprotni stranki, mora biti podpisan z digitalnim podpisom. Ta operacija se izvaja s programom Cryptopro. Dokument se pošlje preko EDI. Uslužbenec nasprotne stranke prejme obvestilo o prejemu novega dokumenta. Če ga sprejme, potem postavi tudi EDS. Če morate spremeniti dokument, se ustvari nova elektronska različica. Po končanem urejanju morate vse spremembe shraniti z EDS. Nato se dokument s spremembo pošlje nasprotni stranki. Po potrebi se izvede elektronsko usklajevanje informacij.

Če morate znova narediti spremembe, se celoten postopek ponovi. Če glede nove različice ni pritožb, se dokument spoštuje. Za končni vzorec se šteje, da je podpisan z dvema digitalnima podpisoma. Vse različice dokumenta so shranjene na strežniku in so na voljo za ogled. Takoj, ko vzorec dobi status veljavnega, spremenitedokument ne bo deloval. Motenim pogodbam je dodeljen status "Preklican". Tako se izvaja elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami.

Oprema

Kaj je potrebno za elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami? Najprej morate izbrati telekomunikacijskega operaterja in namestiti posebno programsko opremo za izmenjavo informacij. Drugič, z vsako nasprotno stranko, s katero namerava organizacija voditi elektronsko korespondenco, je treba skleniti "Pogodbo o izmenjavi elektronskih dokumentov".

Potrebna je tudi namestitev strežnika EDI, kjer bodo shranjeni vsi dokumenti. To je lahko tako odjemalska oprema kot shramba v "oblaku". Dostop do sistemskih podatkov od zunaj se izvaja prek aplikacije, ki je nameščena na opremi zaposlenih v organizaciji. Interakcija računalnikov s strežnikom poteka preko protokola HTTP z dodatnim šifriranjem SSL 128. Dostop do dokumentov se izvaja samo prek vmesnika aplikacije in po opravljeni avtentikaciji.

Projekt EDF

Projekt avtomatizacije procesov lahko traja od nekaj mesecev do nekaj let. Izraz je neposredno odvisen od števila procesov, ki jih je treba avtomatizirati, virov in finančnih zmožnosti organizacije. Kratka shema za uvedbo EDI je naslednja:

• Ustvarjanje delovne skupine.
• Formiranje ciljev, rokov in proračuna projekta.
• Razišči obstoječe procese.
• Razvijanje nalog.
• IzberiSistemi EDI.
• Podpis sporazuma o izvajanju EDS.
• Potrditev delovnih predpisov.
• Polnjenje sistemskih imenikov.
• Izobraževanje osebja.
• Predhodno testiranje.
• Izdaja odredbe o uvedbi EDS.
• Rafiniranje programske opreme in operativnih postopkov.
• Zagon pilotnega projekta.
• Popolni prehod na EDI.

Napake pri implementaciji EDI

V procesu avtomatizacije dokumentov je treba posebno pozornost nameniti procesom, pri katerih je prisotnost papirja zahtevana po zakonu. Papirnega dokumenta ne morete podvajati elektronsko. To bistveno upočasni delovni proces in povzroči negativen odnos do procesa avtomatizacije kot celote. Nihče ne doplača za dvojno delo.

V procesu implementacije je treba razviti nov postopek za delo z dokumenti, usposobiti osebje in se šele nato lotiti popolne implementacije. To je mogoče doseči le, če se prednosti uporabe novih tehnologij sporočijo zaposlenim.

Druga priljubljena napaka je šibka študija zahtev za EDMS. Če morajo uporabniki delati v nekonfiguriranem sistemu, se postopek EDI razlikuje od tistega, ki je sprejet v organizaciji.

Elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami: prednosti in slabosti

Prednosti:

• Zmanjšanje stroškov pošiljanja izvirnih dokumentov po pošti.
• Prihranek prostora za shranjevanje dokumentacije. Vse je shranjeno v elektronski obliki.
• Enostaven za uporabo. Dokument se pošlje z enega delovnega mesta. Hitro iskanje dokumenta se izvede po statusu (poslan, prejet, sprejet itd.).
• Takojšnja dostava. Vse poslane informacije pridejo do naslovnika v nekaj sekundah.
• Dokumenta ni mogoče izgubiti, dokler ne poteče obdobje hrambe v sistemu.

Pomanjkljivosti:

• Za uporabo opreme morate kupiti licenco, ki stane veliko denarja.
• Najpogosteje se podatki lahko izmenjujejo samo med člani istega sistema.
• Elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami v 1C ali z uporabo katere koli druge programske opreme se razlikuje od prej uporabljene sheme. Z uvedbo novega algoritma bodo imeli vsi zaposleni vprašanja o izvajanju dela.
• Tehnična oprema. Pred uvedbo EDI mora organizacija kupiti opremo in usposobiti zaposlene za upravljanje novega sistema.
• EDI se izvaja z uporabo EDS, katerega veljavnost je 1 leto. Potrdila je treba spremljati in pravočasno posodabljati. Prav tako je treba nadzorovati rok veljavnosti potrdil nasprotne stranke, da se izognemo težavam z davkom.

Pravna ureditev

Kateri predpisi urejajo elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami? Zakonodaja Ruske federacije vključuje zvezni zakon št. 63 "O elektronskem podpisu", pravila za predložitev dokumentov Zvezni davčni službi so predpisana v odredbi Ministrstva za finance št. MMV-7-2 / 168. EDOmed organizacijami se izvaja na podlagi odredbe Ministrstva za finance št. 50n. Pravila za izmenjavo primarnih računovodskih dokumentov v elektronski obliki so predpisana v odredbi Zvezne davčne službe št. ММВ-7-6/36@. Vsi operaterji EDI pri svojih dejavnostih morajo upoštevati ukaz Zvezne davčne službe št. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami SBIS daje strankam naslednje prednosti:

• Dokumente lahko pošljete kateri koli organizaciji, ki je registrirana na ozemlju Ruske federacije. Če nasprotna stranka ni članica sistema SBIS, se bo uslužbenec podjetja preprosto obrnil na predstavnika organizacije in na njegovo e-pošto poslal povabila k sodelovanju v sistemu. Takoj po potrditvi zahteve bo izmenjava informacij med udeleženci potekala brez posrednikov.
• V računalnik vam ni treba namestiti programske opreme. Dovolj je, da imate posodobljeno različico brskalnika in dostop do interneta.
• Za delo s podatki ne potrebujete posebnega programa. Če je poročilo prvotno pripravljeno v programski opremi drugih proizvajalcev, na primer 1C, potem lahko nastavite integracijo podatkov s sistemom VLIS.
• Običajni obrazec za dokumente ni nameščen. Pošiljate lahko besedilo, preglednico, slike in drugo.

SKB "Kontur"

Eden prvih razvijalcev programske opreme v Rusiji dobavlja tudi opremo za elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijami. "Kontur" je razvil sistem Diadoc, s pomočjo katerega se izvaja izmenjava elektronskih dokumentov. Značilnost sistema je, da je dostop do podatkov mogoč v tujini. Podjetje je posebej za ta namen razvilo tarife gostovanja. Če želite, lahko dostopate do podatkov prek API-ja.

Kaj potrebuješ?

Za povezavo EDI mora organizacija kupiti:

• licencirana programska oprema;
• strežnik;
• izvedite nadgradnjo opreme;
• vlakovno osebje;
• nastavite in integrirajte EDMS za delo z internimi aplikacijami.

Takšne naložbe je treba izvesti, da bi povezali elektronsko upravljanje dokumentov med organizacijo? Vključitev v stroške svetovanja tehnične podpore, EDMS in posodobitev programske opreme je druga faza naložbe. Te stroške bo treba plačevati mesečno.

Sklep

Papirni potek dela nadomešča elektronski. Ne samo, da znižuje procesne stroške organizacije, ampak tudi povečuje učinkovitost poslovanja kot celote. Za uspešno delovanje EDI je potrebno jasno formulirati cilje implementacije sistema in pravilno konfigurirati opremo.