Odhodna korespondenca: dnevniki registracije, računovodstvo, vzorci, pravila izpolnjevanja

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Na katerem koli področju nacionalnega gospodarstva obstaja dokumentacija, ki vključuje številne funkcije. Med njimi je obračunavanje dohodne in odhodne korespondence eno glavnih. Nobeno podjetje ne deluje ločeno od drugih organizacij. Obvezna je komunikacija in sodelovanje s strankami, dobavitelji, finančnimi in drugimi institucijami. Zato proizvodni proces ne more brez korespondence. Kdo skrbi za registracijo dohodnih in odhodnih pisem? Kako jih pravilno obračunati? Kdo ga potrebuje in zakaj? Te težave bomo obravnavali v članku.

Kategorije korespondence. Značilnosti odhodne dokumentacije

Obstaja veliko oblik in vrst dokumentov, vendar vsi spadajo v samo dve glavni kategoriji:

• Pošiljanje (odhodna pošta).
• Prejeto (dohodna pošta).

Oglejmo si pomen vsake kategorije.

Korespondenca, imenovana odhodna, se lahko pošlje naslednjim prejemnikom:

• Višji organi.
• Podrejeniorganizacije.
• Partnerska podjetja.
• Oddelki, delavnice in drugi strukturni oddelki podjetja.

Kateri dokumenti se pošljejo višjim organom?

Praktično vsako podjetje je podrejeno kateri koli organizaciji (okrožni, resorni, regionalni, pa tudi ministrstva). Odhodna korespondenca, poslana tem institucijam, so lahko poročila, poročila, načrti za mesec, četrtletje, leto, odgovori na zahteve. Praviloma se izda na odobrenih standardnih obrazcih ali na navadnih listih z logotipom podjetja.

Dokumenti za nižje organizacije

Ne vsa, vendar veliko podjetij sodeluje z organizacijami, ki so jim podrejene. Lahko so izvršilni organi, podružnice, mala podjetja in drugi. Korespondenca, ki jo pošlje, so lahko direktive, odredbe, obvestila, predpisi, navodila, gradivo za usposabljanje. Izda se tudi na pisemskih glavah ali navadnih listih z logotipom podjetja. Poleg tega so lahko navodila in gradivo za usposabljanje v obliki brošur in priročnikov, vendar jim morajo biti priložena navodila na standardnih obrazcih ali spremnih pismih s pečati in podpisi. Če jih ni, morajo imeti priročniki in brošure sami pečat podjetja pošiljatelja in podpise odgovornih oseb.

Dokumentacija za partnerska podjetja

V tem primeru praviloma govorimo o dobaviteljih, distributerjih in strankah. Korespondenca, ki jo pošilja, so naročila, obvestilaprejem blaga, reklamacije, reklamne brošure, obvestila o spremembah pogojev pogodbe ali pogodbe, poslovni predlogi.

Upoštevati je treba, da oglasnega gradiva, cenikov, čestitk, vabil, na primer na predstavitev, ni treba registrirati.

Dokumentacija znotraj iste organizacije

Ta vrsta odhodne korespondence poteka v podjetjih, kjer sta 2 ali več oddelkov, delavnic, oddelkov. V takih primerih vodstvo izda ukaze, sklepe, smernice, navodila in podobne dokumente, ki jih pošlje oddelkom in delavnicam. Potem bo za vodje in administracijo takšna korespondenca odhodna, za delavnico ali oddelek pa dohodna.

Pravila oblikovanja dnevnika

Ne glede na to, kam je dokument poslan, ga je treba upoštevati. Za to obstajajo dnevniki za registracijo odhodne korespondence. V času, ko še ni bilo računalnikov in interneta, so se tovrstni dnevniki vodili ročno. Lahko so samovoljni. Uporabili bi lahko navaden zvezek, knjigovodsko knjigo, beležnico. Najpomembneje je, da je morala revija imeti zašite liste, da jih ni bilo mogoče iztrgati. Poleg tega jih je bilo treba oštevilčiti. Na naslovni strani revije je bil naveden datum začetka. Prej je bilo treba strani zašiti z nitmi, njihove konce zapečatiti z listom papirja, na katerem je bilo treba postaviti pečat in podpis odgovorne osebe. Tudi na tem listu je bilo zapisano skupno število oštevilčenih strani. Popravki niso bili dovoljeni.

Zdaj je šivanje revije z nitmi shranjeno, koregistracija posebej pomembnih dokumentov finančne ali pravne vrednosti.

Strani v reviji so v večini podjetij oštevilčene.

Ko je zadnja vrstica dnevnika izpolnjena, se izpiše datum njenega konca. Shranjuje se od 3 do 5 let. Odvisno od vrste korespondence, ki je v njej registrirana. Posebno pomembne so sodne odredbe, finančni računi, dolgoročne pogodbe in podobno. Dnevnik lahko razpolagate le, če je vsak od dokumentov, vpisanih v njem, izgubil pravno veljavo.

Pomoč za računalnik

V tej dobi računalniške tehnologije je težko najti uradnika, ki ročno sledi dnevniku dohodne in odhodne korespondence. Zdaj obstaja določen program, ki omogoča tiskanje obrazcev ali vodenje evidenc na računalniku. Če ga želite uporabiti, morate imeti:

• Računalnik s programi MS Office, MS Excel.
• Tiskalnik.
• Skener.
• računalniška e-pošta.
• Tale žig: »Vhod. št. _, "_" _20_" Lahko ga vnesete ročno ali kupite že pripravljenega.

Naprej morate iti v program, prenesti zahtevani obrazec in začeti delati z njim. Lahko natisnete obrazec, naredite veliko fotokopij, jih zašijete. Dobili boste dnevnik, v katerega boste morali ročno zapisovati. Ne morete tiskati, registrirajte se neposredno na vašem računalniku. Praviloma se tako hranijo dokumenti, za katere ni treba podpisovati.

Koliko revij potrebujete?

Pogostejeskupaj podjetja vodijo en dnevnik odhodne korespondence. Nekatere organizacije s številnimi partnerji in drugimi prejemniki pa imajo morda več teh revij, kot so:

• Za registracijo korespondence, poslane tretjim osebam, in za dokumente znotraj podjetja.
• Za pisma, poslana domačim in tujim podjetjem.
• Za dokumente, namenjene določenim organizacijam (na primer centralni urad, ministrstvu itd.) in vsem ostalim. To se naredi zaradi udobja upravljanja z dokumenti, vendar je vsak dnevnik sestavljen v skladu z enotnim standardom.

Poleg tega imajo nekatere organizacije ločene dnevnike za vsako vrsto dokumentacije. Na primer, za registracijo odhodnih naročil, računovodskih nalogov, obvestil, priročnikov, pritožb strank, protokolov itd. Za upoštevanje takšnih dokumentov se lahko uporabljajo obrazci z drugimi stolpci.

Kako hraniti vpise v dnevnik

Moramo povedati, da so obrazci približno enaki za obračunavanje vseh vrst odhodne korespondence. Vzorec, ki prikazuje, kako naj bi izgledal dizajn, je podan v našem članku.

Na vrhu vsake strani je "glava" s stolpci:

• Zaporedna številka vnosa, prav tako je bila pritrjena na dokument.
• Datum odhoda.
• Naslov dokumenta (npr. "Poročilo o napredku").
• Povzetek (dobesedno nekaj stavkov, lahko tudi zapišete številko dokumenta).
• Ime institucije, kamor se pošilja korespondenca.
• Podpis odgovornega registracijskega zavezanca.
• Način odhoda (redni ali e-pošta, faks). Ta element je bil dodan s prihodom novih tehnologij. Prej tega ni bilo v dnevnikih korespondence.
• Če se pošlje odgovor na zahtevo ali poročilo o izvedbi, mora dnevnik navesti številko dokumenta, na podlagi katerega je bilo poslano pismo ustvarjeno. Navesti je treba tudi podatke o izvajalcu (ime, delovno mesto).
• Število izvodov. Včasih je stolpec dodeljen ločeno, v katerem je navedeno število strani v kopiji.
• Opomba. Tukaj so navedene informacije, ki niso vključene v prejšnje stolpce.

Če odhodni dokument ni odgovor na zahtevo ali poročilo, se v stolpce o izvedbi in odgovorni osebi dodajo pomišljaji.

V našem času se vsebina in polnjenje dnevnika odhodne korespondence nista spremenila. Vzorec prikazan zgoraj.

Dohodna pošta

Pisma in dokumente lahko podjetje prejme iz naslednjih virov:

1. Višji organi.
2. Podrejeni.
3. Partnerska podjetja.
4. Druge institucije, ki niso navedene zgoraj (policija, banke, sodišča, zasebniki itd.).
5. Znotraj podjetja lahko dohodna korespondenca prihaja iz uprave ali druge strukturne enote, na primer iz računovodstva.

Nad namirazmislili, kateri dokumenti lahko sestavljajo korespondenco organizacij, navedenih v prvih treh odstavkih.

Dokumenti drugih institucij so lahko sodni poziv zaposlenemu, izvršilni list, sodna odločba, tožba, pritožba ali izjava zasebnika itd.

Papirji, ki predstavljajo potek dela v podjetju, so lahko zelo različni: naročila upravljanja, naročila, navodila, predpisi, standardi, varnostni predpisi, obvestila itd.

Delo s prejetimi dokumenti

Potrebno je voditi evidenco ne le odhodne korespondence, ampak tudi dohodne. Dnevnik, kjer se evidentirajo pisma, ki jih podjetje prejme, se sestavi po enakih pravilih kot za poslane dokumente.

Razlika je v "kapu" na obrazcih. Vsebovati mora naslednje stolpce:

• Naredna številka. Prav tako je pritrjen na dokument.
• Datum prejema.
• Organizacija, ki je poslala dokument.
• Kako je bilo prejeto (po faksu, e-pošti ali navadni pošti).
• Ime dokumenta.
• Število izvodov.
• Kje je bil dokument poslan (ime delavnice, oddelka ali mape).

Vzorec enega od obrazcev dnevnika dohodne korespondence je predstavljen spodaj.

Če je vhodni dokument naročilo ali metodološko navodilo vodstva, ki ga je delavnica (oddelek) prejela za izvedbo, mora v registracijskem dnevniku biti navedeno, kdo je odgovorna oseba, in pritrjenazapis o izvedbi, datum in podpis izvajalca.

Kdo vodi evidenco?

Vsaka odgovorna oseba, ki jo imenuje vodja, lahko registrira dohodno in odhodno korespondenco. V tem primeru mora biti ta vrsta delovne dejavnosti vključena v njegov opis delovnega mesta ali odobrena z odredbo vodje podjetja. Pisarniško delo v organizacijah praviloma vodi tajnica. Poleg tega lahko uslužbenec pisarne ali skrbnik (v majhnih podjetjih) opravi registracijo korespondence. V nekaterih organizacijah korespondenco vodita dva zaposlena - prevajalec in sekretar.

Trgovine in oddelki vodijo tudi evidenco vhodne in odhodne dokumentacije. To naredi uslužbenec, ki je po nalogu vodstva zadolžen za tovrstno dejavnost.

Kako naj pravilno zabeležim vhodno dokumentacijo?

Registracija dohodne in odhodne korespondence ni težka naloga, ampak odgovorna. Vsi dokumenti, ki jih prejme podjetje, so predmet računovodstva. Če prihajajo iz organizacij, jih mora žigosati in podpisati vodja. Včasih je potreben tudi podpis odgovornih oseb, na primer glavnega računovodje, če je to račun, izdan podjetju. Pisma posameznikov, kot so pojasnila ali zahtevki, lahko vsebujejo samo podpis osebe, ki je sestavila ta dokument.

V večini podjetij mora vso dohodno korespondenco pregledati vodja, da je na tekočem s proizvodnimi procesi. samega sebeodloči, kaj storiti s prejetimi dokumenti - sprejeti v izvršitev, seznaniti osebe, ki so vpletene v informacije, ali preprosto shraniti papir v mapo. Zato sekretar, ko je dohodno korespondenco prijavil v dnevnik, jo posreduje vodji. Na vsakem dokumentu označi, v kateri oddelek ga je treba poslati.

Na podlagi te "razsodbe" tajnica v registru dohodne korespondence zapiše v ustrezni stolpec nadaljnjo "usodo" vsakega pisma. Na primer, novo uredbo o izračunu premije je mogoče poslati računovodstvu, varnostne smernice tehničnemu oddelku in zahtevo državljana Ivanova oddelku za nadzor kakovosti izdelkov. S tem se zaključi delo tajnice s prispelo dokumentacijo.

Kako spremljam odhodno pošto?

Zgoraj smo preučili, kateri dokumenti se lahko nanašajo na to vrsto dokumentacije. V nekaterih organizacijah mora na posamezne zahteve odgovoriti pomočnik sekretarja ali prevajalec. V skladu z GOST R 6.30-2003.12 je tak dokument sestavljen na posebnem obrazcu ali na praznem listu z logotipom podjetja. Vsako poslovno pismo, poslano organizaciji ali posamezniku, mora biti žigosano in podpisano s strani vodje. Praviloma mora tajnica narediti fotokopijo dokumenta, ki mora biti vložena v pravilno mapo.

Odhodna korespondenca se evidentira v ustreznem dnevniku. Tajnik mora preveriti, ali so vsi potrebni pečati in podpisi, podatki o njegovem podjetju inorganizacijo, za katero je bil dokument sestavljen, nanjo navede številko, ki ustreza tisti, pod katero je vpisan v dnevnik, datum odhoda, ime mape, v kateri je vložena kopija. Če je poslana korespondenca odgovor na prejeto pismo, morate vpisati tudi številko, pod katero je bila registrirana. Dokumente je treba poslati na dan, naveden v dnevniku registracije.

Zakaj potrebujemo korespondenčno računovodstvo?

Nekateri ljudje, ki so daleč od proizvodnje, menijo, da je skrbna registracija dohodne in odhodne korespondence dodatno delo, tako imenovana papirologija. Pravzaprav korespondenčno računovodstvo opravlja naslednje funkcije:

• Organizira potek dela.
• Zagotavlja pravočasen odziv na dohodne signale.
• Poenostavi izmenjavo informacij v proizvodnji.
• Zagotavlja učinkovito sodelovanje podjetja v tujem gospodarskem življenju.
• Pomaga vam hitro najti dokument, ki ga potrebujete.

Pomen tega dela je očiten, zato se morate k njegovemu izvajanju lotiti odgovorno.