Uradnik: dolžnosti in značilnosti poklica

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Papirologija je značilna dejavnost večine podjetij, organizacij in zasebnih podjetij, ki vključuje zbiranje, izvedbo in hrambo vse dokumentacije. Učinkovitost pridobivanja in obdelave informacij je odvisna od pravilnosti in pismenosti priprave prispevkov, kar vodi v pravočasno sprejemanje učinkovitih odločitev. V skladu s tem je v osebju katerega koli poslovnega subjekta uradnik, katerega naloge segajo na upravljanje z dokumenti. Kakšne so dolžnosti uradnika?

Značilnosti poklica

Uslužbenec, katerega dolžnosti se lahko razlikujejo od papirologije do sprejemanja operativnih odločitev, je na trgu dela vedno povprašan. Lahko dela v katerem koli podjetju, kjer je tok dokumentov. Danes mora po zakonodaji vsako podjetje, ne glede na obseg in obliko lastništva, imeti ustrezno urejena dokazila o dejavnosti in financah, za njihovo vzdrževanje pa je odgovoren referent. V ta poklic prihajajo s sorodnih delovnih mest: dispečer-operater, sekretar-referent,vodja pisarne ali uslužbenec službe za pomoč uporabnikom. Dober pisarniški delavec je nepogrešljiv specialist in zanesljiv pomočnik vodje. Uslužbenec, katerega dolžnosti so že dolgo prerasle banalno papirologijo, lahko postane osebni pomočnik vodje. Specialist tega poklica je predvsem delavec, ki je odgovoren za urejanje in hrambo evidenc podjetja. Najpogosteje dela v pisarni in ga vodi davčna, civilna, sodna zakonodaja. V majhnih podjetjih uradnik, katerega naloge zajemajo samo izpolnjevanje dokumentacije, opravlja svoje naloge sam. Možno je, da sta on in tajnica ista oseba. V velikih podjetjih in korporacijah v državi je več zaposlenih v tej smeri, ki obdelujejo dokumente o določenem obsegu vprašanj.

Funkcionalne naloge uradnika

Njegova glavna dolžnost je vzdrževati tok dokumentov podjetja, on:

• prejema, si dopisuje, razvršča, pošilja vse poslovne papirje in pisma;
• vodi poslovno korespondenco;
• jih spremlja v posebnih dnevnikih in nadzoruje nerazkritje posebej pomembnih informacij ter nadzoruje pravočasno in pravilno izvedbo dokumentov;
• pripravi vse potrebno gradivo za vodstvena in poslovna srečanja;
• organizira delo arhiva.

Izdelava zahtev

Referent mora imeti visokošolsko izobrazbo (ekonomija, pravo), včasih je dovolj srednja izobrazba. Kandidat mora tekoče obvladati jezik, poznati ključna pravila za vodenje poslovnih listin. Ta poklic od specialista zahteva ne le strokovnost in intelektualne sposobnosti, temveč tudi osebne lastnosti, kot so natančnost, organiziranost, točnost, dobronamernost. Osebo, ki želi delati kot referent, naj bi odlikovale sposobnost dolgotrajne koncentracije, odličen spomin, psihološka stabilnost, komunikacijske sposobnosti in konstruktivno dojemanje kritike. Najpogosteje so kandidatu poleg osebnih lastnosti in diplome o izobrazbi naložene druge zahteve, na primer znanje tujih jezikov. Danes veliko podjetij sodeluje s tujimi podjetji in da bi se izognili nesporazumom, mora referent govoriti tuji jezik, najpogosteje je to angleščina.