2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40
Da bi jasno opredelili delovne obveznosti tajnice, morate vedeti, kdo točno je. Konec koncev je ta položaj mogoče gledati z več zornih kotov. Poznan je na primer sekretar-referent kot uradnik, generalni sekretar kot vodja (vodja) določene organizacije, državni sekretar kot javni uslužbenec, sekretar kot diplomatska oseba, sekretar predstojnika kot zaposleni in druge možnosti. Najpogosteje, ko se nanašajo na to delovno mesto, pomenijo zaposlenega, ki opravlja naloge (naloge) tako direktorja podjetja kot posameznih vodij njegovih strukturnih oddelkov. Izkazalo se je, da so uradne naloge tajnika v tem primeru zmanjšane na opravljanje enkratnih nalog za reševanje organizacijskih in tehničnih vprašanj.
Kaj mora tajnica vedeti in narediti
Dnevno mora tajnica opravljati naslednje funkcije:
- Sprejmite informacije od podrejenih, da jih prenesete vodji.
- Poskrbite za telefonsko komunikacijo vodje. V njegovi odsotnostiprejeti informacije in jih nato opozoriti direktorja.
- Prejemajte in vodite evidenco telefonskih sporočil.
- Ustvarite pogoje za normalno delo vodje: spremljajte potrebo po pisalni in pisarniški opremi.
- Pomagajte pri organizaciji produkcijskih sestankov in sestankov. Udeležence obvestiti o datumu, kraju in času dogodka. Zberite potrebno gradivo, zagotovite udeležbo navzočih in naredite zapisnik sestanka.
- Opravljanje pisarniškega dela v podjetju. Za to mora sekretar prejeti, sistematizirati dohodno korespondenco in jo predložiti vodstvu v obravnavo. Nato na podlagi izrečenega vizuma prenesite dokumente izvajalcem proti podpisu. Naloge tajnika vključujejo tudi nadzor nad potekom, časom in rezultati njihove izvedbe.
- Izvedite tiskanje in razmnoževanje dokumentov.
- Organizirajte sprejem obiskovalcev pri vodji podjetja in po možnosti ustvarite pogoje za hitro reševanje vprašanj.
Za opravljanje teh na videz preprostih delovnih nalog tajnice mora zaposleni vedeti:
- celotna sestava vodstva podjetja in njegovih strukturnih oddelkov;
- ustanova, osebje in struktura podjetja, njegov profil, možnosti razvoja in specializacija;
- normativni dokumenti za pravilno vodenje evidenc;
- pravila za uporabo pisarniške opreme in komunikacij;
- pravila o VTR, OT, požarni varnosti in industrijskih sanitarijah;
- pravila organizacije dela pri delulokacija;
- normativni in pravni akti, odredbe, sklepi, naročili za načrtovanje, računovodstvo in vodenje kakovosti opravljenega dela.
pisniške podrobnosti
Če govorimo o bolj specifični, ozki specializaciji, je situacija nekoliko drugačna. Vzemimo na primer naloge tajnika-uslužbenca. Že sam naslov delovnega mesta jasno opredeljuje vidik dela, ki ga je treba opravljati. Običajno ima vsako podjetje že opis delovnega mesta, ki navaja področja dejavnosti strokovnjaka za vodenje evidenc. Če takšnega navodila ni, je bolje, da ga ustvarite. Če želite to narediti, uporabite vodnik za kvalifikacije, ki vsebuje približne vzorce. Po tem je treba standardno različico dokončati glede na določeno organizacijo, ob upoštevanju posebnosti in notranjih značilnosti. Na splošno je treba pri dolžnostih tajnika-uslužbenca jasno zaslediti 3 glavne smernice:
- Delo s korespondenco. Sprejem, obdelava na sodobne načine in pravočasno pošiljanje.
- Pravilna interna dokumentacija.
- Registracija, strogo obračunavanje in prenos dokumentov v arhiv v hrambo.
Značilnosti dela referenta
V nekaterih podjetjih je tak položaj uveden v državo, ki vključuje širok spekter dolžnosti: od »referentnega pulta« do »pomočnika direktorja«. Takšen specialistimeti mora širok spekter znanja in dobro obvladati situacijo. Naloge referenčnega sekretarja so zaradi povečanja pooblastil nekoliko razširjene. Na splošno je to običajno delo tajnice, vendar beseda "referent" nekaj dodatkov k standardnemu seznamu. Zlasti pomočnik sekretarja lahko samostojno sprejema obiskovalce o določenih vprašanjih. Z določenimi informacijami je sposoben samostojno sprejemati odločitve. Poleg tega referent izvaja odgovorna navodila vodje glede gospodarskih dejavnosti organizacije (podjetja). Včasih je pomočnik sekretarja zadolžen za vodenje kadrovske evidence. To se naredi le, če vam skupna količina dela omogoča opravljanje dodatnih nalog.
Priporočena:
Kakšne so odgovornosti vodje kadrov?
Zdaj si je težko predstavljati sodobno podjetje brez položaja HR managerja. Kaj počne tak uslužbenec? "Kadri odločajo o vsem" - ta znana izjava v našem času ni izgubila svoje pomembnosti. A iskanje in izbira kadrov ni edina naloga kadrovskega menedžerja. Kaj še počne kadrovski strokovnjak, boste izvedeli iz članka
Kdo je ranžirni dispečer na železnici in kakšne so njegove dolžnosti
Ste kdaj razmišljali, kje poteka nastajanje vlakov iz posameznih vagonov in kdo je za to zadolžen? V tem članku se lahko seznanite z načeli organizacije dela na ranžirnih postajah in ugotovite, kdo je oseba, ki nadzoruje vse, kar se dogaja
Opisi delovnih mest direktorja. Kakšne so dolžnosti vodje?
Direktor podjetja je položaj, ki velja za soliden, povpraševan in zelo priljubljen med iskalci zaposlitve. Postati direktor danes ni lahko: potrebno je imeti ne le dobro izobrazbo, ampak tudi tiste značajske lastnosti, ki so lahko koristne za opravljanje vaših glavnih nalog. Na splošno je direktor oseba, ki vodi podjetje in nadzoruje njegovo delo
Kakšne so dolžnosti mlajšega učitelja
Vzgojo in izobraževanje otrok izvajajo delavci različnih specialnosti. Naloge mlajšega vzgojitelja praviloma vključujejo ustvarjanje varnih pogojev za življenje in zdravje otrok v času bivanja v zavodu. Poleg tega neposredno sodeluje s specialisti pri organizaciji pouka z učenci
Tovornik - kdo je in kakšne so njegove dolžnosti?
V Rusiji se pogosto uporabljajo besede tujega izvora. Najdemo jih v imenih izdelkov, organizacijah, blagovnih znamkah oblačil in celo v nekaterih poklicih. Težko je na primer odgovoriti na vprašanje, kdo je najemnik. Je to voznik, taksist, odgovoren za prevoz tovora ali zaposleni na drugem področju?
