Optimizacija števila zaposlenih: vrste, cilji, aktivnosti, postopki

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Zaposleni v vsakem podjetju morajo imeti ustrezne veščine in sposobnosti, da lahko opravijo delo. Da bi bila dejavnost celotnega podjetja učinkovita in donosna, mora vodstvo poskrbeti za optimizacijo števila zaposlenih. Podjetje bi moralo zaposlovati takšno število državljanov, ki je potrebno za optimalno delovanje podjetja. Zato ni nič nenavadnega, da po natančni analizi ugotovimo potrebo po odpuščanju, zmanjšanju, premestitvi ali zaposlitvi zaposlenih. Optimizacijo lahko izvede neposredno vodstvo podjetja ali predstavniki tretjih organizacij, ki so specializirane za ta dogodek.

koncept optimizacije

Optimizacija števila zaposlenih v podjetju je proces določanja števila zaposlenih, potrebnih za učinkovito in optimalno delovanje podjetja. V takih pogojih je mogoče pričakovati, da bo z minimalnimi stroški za prejemke delavcevzagotoviti odlično delo podjetja.

Optimizacija strukture in števila osebja vam omogoča, da določite najboljše razmerje med stroški dela in učinkovitostjo strokovnjakov. Vodstvo različnih podjetij lahko uporablja različne metode za izvajanje tega procesa, vendar je rezultat običajno sprememba števila zaposlenih v podjetju. Število najetih strokovnjakov je dovoljeno pustiti nespremenjeno, hkrati pa se izvajajo prenosi med različnimi strukturnimi enotami.

Procesne funkcije

Vsak delodajalec bi se moral zavedati nekaterih odtenkov, zaradi katerih je optimizacija števila zaposlenih uspešna:

• najpogosteje je po zaključku tega postopka potrebno narediti določene spremembe v kadru podjetja;
• pogosto mora vodstvo popolnoma spremeniti glavne vidike delovanja podjetja;
• v velikih podjetjih optimizacijo izvajajo neposredni zaposleni v podjetju s potrebno izobrazbo in znanjem;
• majhna podjetja postopek oddajajo.

S tem postopkom lahko podjetja določijo, koliko delavcev je potrebnih, da podjetje ustvari visoke dobičke z minimalnimi stroški dela.

Kateri cilji se dosegajo?

Cilji optimizacije števila zaposlenih so naslednji:

• zmanjšanje stroškov dela za lastnika podjetjanajeti strokovnjaki;
• nadgradnja veščin zaposlenih, saj opravljajo le naloge, ki ustrezajo njihovim sposobnostim, izobrazbi in kvalifikacijam;
• znebite se zaposlenih, ki podjetju ne prinašajo nobene koristi, in skoraj v vsakem podjetju so tako neučinkoviti zaposleni, ki nočejo izboljšati svoje uspešnosti in jih ne zanima razvoj podjetja;
• izboljšanje organizacijske strukture podjetja, ki zagotavlja enostavno upravljanje vseh zaposlenih v podjetju.

Čeprav lahko z dobro organiziranim procesom resnično dosežete številne pomembne cilje, je pomembno, da postopek zaupate samo izkušenim strokovnjakom.

Posledice nepismene optimizacije

Če optimizacija števila zaposlenih ni izvedena pravilno, lahko to povzroči negativne posledice za podjetje. Vodstvo ne bo videlo nobenih koristi procesa, kar lahko vodi tudi do zmanjšanja dobička iz dejavnosti.

Če bodo zaposleni, ki so dejansko pomembni in potrebni za delovanje podjetja, odpuščeni ali zmanjšani, bo to povzročilo izgubo, poslabšanje podobe podjetja ali odpuščanje drugih zaposlenih v podjetju. Zato naj postopek izvajajo samo izkušeni strokovnjaki, ki bodo najprej natančno analizirali vse zaposlene v podjetju.

Kdaj je potreben postopek?

Ukrepi za optimizacijo števila zaposlenihje lahko drugačna. Izbrani so glede na razlog za postopek. Postopek je najpogosteje potreben v naslednjih situacijah:

• podjetje porabi preveč za plačilo velikega števila zaposlenih, vendar se dobiček iz poslovanja šteje za nizek;
• določene prilagoditve korporativne kulture podjetja, nekateri zaposleni, ki so konzervativci, ne morejo spremeniti pravil svojega dela, kar vodi v zmanjšanje učinkovitosti njihovih dejavnosti, kar je razlog za iskati bolj zveste in uspešne strokovnjake;
• se v proizvodni proces uvajajo različne tehnologije ali oprema, s katerimi obstoječi strokovnjaki še niso delali, zato obstaja možnost, da preprosto ne bodo kos novim nalogam;
• zaradi nizkih dobičkov se lahko vodstvo podjetja odloči, da preneha delati na katerem koli področju dejavnosti, zato preneha potreba po storitvah nekaterih strokovnjakov, kar vodi do zmanjšanja delovnih mest ali osebja.

Glavni cilj tega procesa je znižanje stroškov plač zaposlenih in povečanje dobička iz dejavnosti podjetja. Toda v procesu optimizacije števila osebja v podjetju je treba upoštevati razloge za njegovo izvajanje.

Procesni obrazci

Obstajajo različne oblike in vrste optimizacije števila zaposlenih. Izbrani so glede na razlog za izvedbo postopka inznačilnosti spremembe števila zaposlenih. Izbrane so naslednje oblike postopka:

• zmanjšanje zneska stroškov dela zaposlenih;
• poiščite nove zaposlene z visoko kvalifikacijo, izkušnjami in drugimi potrebnimi veščinami;
• izvajanje različnih aktivnosti, katerih glavni namen je povečati usposobljenost obstoječih zaposlenih ali uporabiti motivacijo za izboljšanje uspešnosti.

Odvisno od razpoložljivega obrazca so izbrane najboljše metode.

Katere metode se uporabljajo za optimizacijo števila zaposlenih?

Za izvedbo tega postopka lahko vodstvo podjetja uporablja različne metode. Praviloma se zatečejo k takim metodam:

• odpuščanje delavcev (možno zmanjšanje, kot tudi odpuščanje po lastni volji ali na podlagi posebnega dogovora strank);
• odstranitev iz družbe posameznih enot, ki ne ustvarjajo dobička;
• zakup zaposlenih, zunanje izvajanje ali zunanje delo.

Izbira metod za optimizacijo števila kadrov je odvisna od razlogov za izvedbo procesa, pa tudi od ciljev, ki jih mora doseči vodstvo podjetja. Nato podrobneje razmislite o vsakem postopku.

Kateri učinkoviti posegi se uporabljajo?

Za optimizacijo števila zaposlenih se vse pogosteje uporabljajo različne metode, ki so za delodajalce zelo učinkovite in nove. Ti vključujejo:

• Outstaffing. Predstavlja ga proces, med katerim se zaposleni odpeljejo iz podjetja. Lahko so registrirani pri drugem podjetju, ki opravlja enake naloge.
• Zunanje izvajanje. Pomeni umik neposrednega delovnega procesa iz dela podjetja. To vodi do zmanjšanja stroškov podjetja, pa tudi do zmanjšanja števila zaposlenih.
• Leasing za zaposlene. Domneva, da podjetje uporablja storitve zaposlenega, ki ni uradno prijavljen. Takšne strokovnjake ponujajo posebne lizinške družbe na podlagi posebne pogodbe. V določenem časovnem obdobju vodstvo organizacije ocenjuje sposobnosti in zmožnosti strokovnjaka. Če je sodelovanje uspešno, se sklene pogodba o zaposlitvi za nedoločen čas.

V Rusiji se zgornje metode optimizacije števila osebja v organizaciji uporabljajo precej redko, vendar se učinkovito uporabljajo v zahodnih državah, saj vam omogočajo doseganje svojih ciljev z minimalnimi stroški in napori s strani lastnikov podjetja.

Politika zmanjševanja dela

Menedžer, ki načrtuje optimizacijo, mora preučiti določena priporočila specialistov, za kar izbere ustrezno strokovno literaturo. Optimizacija števila zaposlenih je skoraj vedno povezana s potrebo po zmanjšanju števila zaposlenih v podjetju. To je lahko posledica spremembe smeri, uvedbe nove opreme ali drugih dejavnikov.

Za zmanjšanje količinedelavce je mogoče uporabiti na različne načine:

• odpuščanje državljanov s pripravo mirovnega sporazuma, s katerim lahko zaposleni pričakujejo dobro nadomestilo;
• če je potrebno prekiniti sodelovanje z zaposlenimi, ki se ne spopadajo s svojimi glavnimi nalogami, zato njihova dejanja vodijo v slabe rezultate v delovanju podjetja, se izvede certificiranje, tako da če se izkaže rezultat tega procesa, da državljan res nima potrebnih veščin in znanja, potem je odpuščen zaradi neskladnosti s svojim položajem;
• zmanjšanje števila zaposlenih ali delovnega mesta, vendar je treba postopek izvesti na podlagi zahtev zakona, zato so vsi zaposleni, s katerimi bodo pogodbe prekinjene, obveščeni o načrtovanem postopku dva meseca vnaprej, nekatere osebe pa imajo tudi prednostno pravico ostati v podjetju;
• odpuščanje delavcev, ki redno kršijo delovno disciplino, saj v takih pogojih podjetju ne prinašajo dobička, zato jih je mogoče odpustiti v okviru disciplinskega ukrepa.

Potreba po prenehanju sodelovanja z najetimi strokovnjaki ob optimizaciji števila zaposlenih vodi v dejstvo, da imajo zaposleni do tega procesa negativen odnos.

Razlogi za nepotrebne zaposlene v podjetju

Optimizacija števila osebja je skoraj vedno povezana s potrebo po odpovedi pogodb o zaposlitviz različnimi zaposlenimi. Morda niso kos nalogi ali pa ne morejo delati na drugem področju dejavnosti. Prepoznavanje takšnih strokovnjakov je precej preprosto, vendar je pomembno vedeti, od kod točno prihajajo v podjetju. Razlogi za pojav dodatnih delavcev, ki podjetju ne prinašajo dobička, so:

• če podjetje posodablja opremo in tehnologije, se mnogi zaposleni preprosto ne morejo spopasti s temi predmeti in običajno se ta težava pojavi pri ljudeh po 45 letih;
• podjetje uporablja slabo napisane in slabo zasnovane opise delovnih mest, zato mnogi zaposleni ne razumejo, katera dejanja so vključena v njihove dolžnosti;
• cela pisarna ni razdeljena na nobene cone in oddelke, zato so vsi zaposleni v eni veliki sobi in opravljajo različne funkcije;
• vodja podjetja je novinec v poslu, zato ob odprtju podjetja ni oblikoval kompetentne organizacijske strukture;
• v podjetju ni kadrovskega načrtovanja, zato se zaposleni spontano zaposlujejo, kar se običajno nanaša na podjetja, kjer ljudje na delo povabijo svoje sorodnike ali prijatelje;
• podjetje nima jasne razdelitve pristojnosti med vsemi zaposlenimi v podjetju;
• v vsaki poslovalnici lahko glavni vodja samostojno opravlja funkcionalne storitve, kar pogosto vodi v nepismeno organizacijo dela zaposlenih;
• z delavci, ki morajo opravljati začasno delo, se sklene standardna pogodba o zaposlitvi;
• inpodjetje dobi novo opremo, ki potrebuje nove zaposlene, pretekli strokovnjaki pa ostajajo pomočniki, čeprav podjetju dejansko ne prinašajo nobene koristi.

Da se v prihodnje ne bi soočili s potrebo po odpuščanju zaposlenih, se morajo podjetniki odgovorno pristopiti k izbiri zaposlenih. Za sezonsko ali enkratno delo je zaželeno sklenitev pogodb za določen čas.

Kako so identificirani dodatni zaposleni?

Pred optimizacijo števila zaposlenih je treba ugotoviti razloge za njegovo izvedbo ter izbrati najboljše metode in oblike. Običajno je postopek potreben, ko se ugotovi veliko število zaposlenih, ki podjetju ne prinašajo nobene koristi. Določite jih lahko na naslednje načine:

• izvaja se kadrovska revizija za določitev strukture zaposlenih po položaju, starosti in drugih merilih;
• primerja stopnjo rasti stroškov dela s stopnjo rasti dobička iz dejavnosti podjetja;
• ocenite število zaposlenih v konkurenčnih podjetjih.

Pred odpuščanjem ali odpuščanjem delavcev morate oceniti, ali bo ta proces prinesel pozitiven rezultat za delovanje podjetja.

Kako poteka postopek?

Če vodja podjetja spozna potrebo po optimizaciji zaposlenih, lahko postopek izvede sam ali pa se obrne na strokovnjake. Če je izbran klasičen pristop k temu dogodku, se izvedejo naslednje metode:

• direktor podjetja določi obetavne usmeritve razvoja podjetja, pa tudi cilje, ki jih je treba doseči v določenem časovnem obdobju;
• izbrani so obrazci in metode prihodnje optimizacije;
• izbrani postopek se izvaja, za katerega je mogoče zaposliti nove strokovnjake, odpustiti ali zmanjšati sedanje zaposlene;
• pregledujejo se vsi procesi, ki se izvajajo v podjetju, saj so vzrok za izgube lahko ne le zaposleni, ki nimajo zahtevane ravni usposobljenosti, ampak tudi druge nianse dejavnosti podjetja;
• sestavljanje nove kadrovske tabele;
• uvedeni so novi opisi delovnih mest ali drugi dokumenti, na podlagi katerih delajo strokovnjaki.

Če podjetje uporablja odpuščanja za zmanjšanje števila zaposlenih, se mora delodajalec pripraviti na znatne finančne izgube, saj je treba odpuščenim delavcem izplačati odpravnine.

Pogosto celo proračunske institucije prejmejo naročilo za optimizacijo števila osebja. To je običajno posledica nizke učinkovitosti takšne organizacije.

Priporočila za delodajalce

Če se vodja podjetja odloči za optimizacijo, je priporočljivo upoštevati naslednje nasvete:

• treba je najti individualen pristop k odpuščanju vsakega zaposlenega;
• delodajalec se mora pripraviti na nezadovoljstvo zaposlenih;
• zaželeno je uporabljati različne spodbude, ki državljanom omogočajo, da sami ali z zbiranjemdogovor strank;
• po potrebi se uporablja skrajšani delovni čas;
• če ima zaposleni dobre izkušnje, vendar se ne spopada dobro z novimi nalogami, je priporočljivo, da ga pošljete na izpopolnjevanje in ga ne silite takoj, da odneha.

Če so zaposleni v okviru optimizacije nezakonito odpuščeni, se lahko obrnejo na sodišče za ponovno zaposlitev in od direktorja prejmejo moralno škodo.

Sklep

Prestrukturiranje in optimizacija števila osebja v podjetju sta zapletena procesa, ki se lahko izvajata v različnih oblikah in vrstah. Njihov glavni cilj je čim bolj zmanjšati stroške dela za zaposlene. Lahko vključujejo zaposlovanje ali odpuščanje različnih delavcev.

Postopek lahko izvedejo zaposleni v podjetju ali strokovnjaki tretjih oseb. Če je načrtovano odpuščanje strokovnjakov, je pomembno, da se ta postopek izvede ob upoštevanju zahtev zakona, tako da takšne odločitve delodajalca ni mogoče izpodbijati.