Ugotavljanje potrebe po osebju: koncept, metode načrtovanja in načini za njeno pokrivanje

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Eden od najbolj dragocenih virov katerega koli podjetja je njegovo osebje. Vendar pa je precej drago. Zato je izredno pomembno, da določite število zaposlenih, pri katerem lahko dosežete največji ekonomski učinek z najnižjimi stroški. Za to se uporabljajo posebne metode in pristopi. Ugotavljanje potreb po kadru je ena izmed prednostnih nalog vodstva. Kako se ta postopek izvaja, bomo razpravljali kasneje.

Vrste delovnih potreb

Proces ugotavljanja potrebe po kadru je sistem vgrajenih celovitih ukrepov. Njegova naloga je doseganje specifičnih ciljev za proizvodni proces. To je precej zapleten postopek, saj je treba določiti ne le število zaposlenih, ki bodo opravili potrebnonaloge, ampak tudi za ustvarjanje najučinkovitejšega proizvodnega sistema. Zato tudi kadre izbiramo glede na njihovo usposobljenost in izkušnje. Usposabljanje je zagotovljeno po potrebi.

V organizaciji mora načrtovanje zajemati več različnih področij razvoja. V tem primeru bo proces načrtovanja na področju delovnih virov čim bolj učinkovit.

Obstajajo različni pristopi in metode za določanje potreb po kadru. Najpogosteje so razdeljeni na 2 glavni vrsti:

• Obetavno. Ta pristop se imenuje tudi strateški. Povezan je s prihodnostjo organizacije. Potreba po kadru se v tem primeru določi v skladu z izbranim potekom organizacije. Hkrati se dolgoročno ne izračuna samo število delovnih virov, temveč tudi raven usposobljenosti zaposlenih.
• situacijsko. Takšno načrtovanje omogoča kratkoročno zagotavljanje proizvodnje s potrebno količino virov. S tem pristopom je pozornost namenjena fluktuaciji osebja, pa tudi kazalnikom števila dopustov, bolniških, porodniških in dolgotrajnih dopustov, znižanj itd.

Postopek načrtovanja se izvaja neprekinjeno v različnih časovnih obdobjih. Torej bi lahko bil podoben postopek:

• Kratkoročni - do 12 mesecev.
• Vmesno - od 1 leta do 5 let.
• Dolgoročno - več kot 5 let.

Prav tako izkušeni vodje določajo kvalitativne in kvantitativne potrebe osebja. VV drugem primeru lahko nastavite natančno število zaposlenih v podjetju. Pri kvalitativni oceni se ugotovi potreba po kadru določene kvalifikacije.

Količinska potreba

Opredelitev kvalitativnih in kvantitativnih potreb po kadru se bistveno razlikujeta. Načrtovanje poteka v obe smeri. Pri določanju kvantitativnih kazalnikov se izbere metoda, s katero je mogoče izračunati optimalno število zaposlenih v državi. Določanje te vrednosti se izvede v določenem časovnem okviru.

Določanje količinske potrebe po kadru poteka s pomočjo več osnovnih kazalnikov:

• Redno število zaposlenih. To je število zaposlenih na seznamu za določen datum. Pri tem se upošteva število zaposlenih, ki so odšli in prispeli na dan analize.
• Številka priloge. Število zaposlenih, ki so v stanju podjetja in morajo tisti dan priti v službo, da opravljajo svoje delovne obveznosti. Če najdemo razliko med povprečnim številom in številom udeležbe, dobimo kazalnik celodnevnih izpadov zaradi dopusta, službene poti, bolezni zaposlenih.
• Povprečno število zaposlenih. Ta indikator se uporablja za spremljanje števila zaposlenih za določeno obdobje. Uporablja se pri izračunu povprečne plače, produktivnosti dela, koeficientov fluktuacije, fluktuacije osebja itd. Če želite najti povprečno številozaposlenih za mesec ali drugo obdobje, se število zaposlenih za vsak dan sešteje, deljeno s številom dni. To vključuje vikende in praznike. Če želite določiti povprečje za leto, seštejte povprečno število zaposlenih za vsak mesec. Rezultat je deljen z 12.

Za določitev predstavljenih kazalnikov proizvodnja evidentira plačilno listo in udeležbo. Hkrati so vir informacij naročila za zaposlovanje in odpuščanje s položaja, za premestitev, zamenjavo, začasno odsotnost zaposlenega iz utemeljenega razloga itd.

Za izračun števila zaposlenih na določen datum se uporabljajo različne metode za določanje potrebe po osebju:

1. Metoda delovne intenzivnosti. Predpostavlja uporabo informacij o času delovnega procesa.
2. Metode izračuna. Uporabite podatke o cenah storitev, delovnih mestih, številkah in obvladljivosti.
3. Stohastične metode. Omogoča določanje številčnih značilnosti s korelacijsko ali regresijsko analizo.
4. Metoda strokovnih ocen. Vključuje preproste ali razširjene (enojne, večkratne) izračune.

Indikatorji kakovosti

Ugotavljanje kvalitativne potrebe po kadru je značilno za velike težave. Analitik mora v okviru takšne študije določiti ne le število osebja, temveč tudi stopnjo strokovnosti, kvalifikacije delavcev, ki jih organizacija potrebuje.

Težava je v tem, da trenutno ni enotnega sistema za ugotavljanje kakovosti dela, potenciala zaposlenih. Obstaja le osnovni seznam lastnosti in lastnosti, ki določajo stopnjo kvalifikacije, spretnosti zaposlenega:

• Ekonomično. Določajo zahtevnost dela, ki ga zaposleni opravlja, njegove kvalifikacije, delovne pogoje, delovno dobo in pripadnost panogi.
• Osebno. Prisotnost določenih veščin, disciplina, učinkovitost, vestno opravljanje svojih dolžnosti, ustvarjalnost in ustvarjalnost.
• Organizacijsko in tehnično. Tehnična opremljenost dela, njegova privlačnost, nivo organizacije proizvodne tehnologije, racionalizacija.
• Socio-kulturna. Družbena dejavnost, kolektivizem, moralni in splošni kulturni razvoj.

Ugotavljanje potrebe po kadru organizacije na podlagi kakovosti temelji na naslednjih podatkih:

• Organizacijska struktura.
• Razdelitev zaposlenih po stopnji poklicne usposobljenosti (navedena v proizvodni in tehnični dokumentaciji).
• Zahteve za delovna mesta.
• Kadrovje v strukturnih oddelkih podjetja.
• Predpisi organizacijskih in vodstvenih procesov.

Za vsako kakovostno lastnost se določi potreba po številu osebja. Skupno število zaposlenih, ki je potrebno za pravilno delovanje organizacije, se določi s seštevanjem rezultatovza vsak kriterij. V ta namen se razvijajo naslednji organizacijski dokumenti:

• Sistemski cilji, na podlagi katerih se gradi organizacijska struktura podjetja.
• Splošna organizacijska struktura podjetja in njegovih oddelkov.
• zaposlovanje.
• Opisi delovnih mest. Uporabljajo se tudi pri izračunu delovne intenzivnosti funkcij glavnega in vodstvenega osebja.

Dejavniki, ki vplivajo na potrebo po delovnih virih

Obstajajo nekateri dejavniki, ki vplivajo na procese načrtovanja delovne sile in kadrovske zahteve.

Lahko so neposredni ali posredni, notranji ali zunanji. Največji vpliv imajo naslednji dejavniki:

• Pogoji na trgu dela. Opredeljuje jih več značilnosti. Pogoji vključujejo demografsko stanje, brezposelnost, kakovost izobraževanja, ponudbo in povpraševanje po delovni sili v različnih sektorjih, vključenost zavoda za zaposlovanje v procese usposabljanja specialistov.
• Tehnološke inovacije. Aktivni napredek v sodobnem svetu vodi v poenostavitev človeškega dela, spreminja njegovo vsebino. To zahteva pravočasno prekvalifikacijo usposobljenih strokovnjakov.
• Spremembe na področju zakonodaje. Ta dejavnik je težko napovedati. To se nanaša na zakonodajo s področja varstva dela in zaposlovanja.
• Pristop zaposlovanja konkurentov. Organizacija mora nenehno spremljati in preučevati metode in pristope pri delu s kadritekmovalci. Na podlagi teh informacij se prilagaja lastna kadrovska politika organizacije.
• Cilji podjetja. Lahko so kratkoročne ali dolgoročne in sledijo skupni strategiji.
• Financiranje. Vsaka organizacija ima določene finančne zmožnosti. Na podlagi tega se izbere tudi kadrovska politika organizacije.
• Kadrovski potencial. To je osnova za uspešnost izvajanja marketinškega načrta. Če lahko kadrovski oddelek podjetja upošteva razvojno cono, zmogljivosti osebja, vam to omogoča, da pravočasno zaprete nastajajoča prosta delovna mesta.

Fape dela

Obstaja več osnovnih korakov pri določanju potreb po kadru. Najpogosteje pri opravljanju podobne naloge izstopajo trije veliki procesi.

Na prvi stopnji podjetje analizira lastna sredstva. To je potrebno, da se ugotovi, ali je mogoče v prihodnosti takšne potrebe zadovoljiti sami. V tem primeru so pomembni kazalniki dobiček, promet podjetja. Imeti mora dovolj sredstev za plačilo svojih zaposlenih.

Na drugi stopnji se izvede analiza potreb po kadru v preteklem obdobju. Narejen je sklep o smotrnosti in učinkovitosti uporabe delovnih virov. Analitik ugotavlja slabosti v tem procesu. Razvija se dolgoročni načrt, ki vam omogoča, da popolnoma odpravite ali zmanjšate negativni vpliv odvračilnih dejavnikov.

Na tretji stopnji je sprejetodločitev o konkretnih ukrepih na področju kadrovske politike v tem trenutku. Pri tem se upoštevajo splošni cilji in cilji organizacije. Sprejemajo se odločitve o zadržanju in zmanjšanju določenih zaposlenih. Po analizi ugotavljanja potrebe po kadru je mogoče sprejeti več odločitev:

• zmanjšanje osebja;
• privabljanje osebja od zunaj;
• usposabljanje in preusposabljanje osebja.

Poleg tega se lahko navedena dejanja izvajajo hkrati. Odvisno od situacije, ki se je razvila v organizaciji.

Metode za ugotavljanje potrebe

Določanje potreb podjetja po kadru poteka po določenih metodah.

Obstaja več priljubljenih tehnik:

1. Fotografiranje delovnega dne. To je učinkovita, vendar zelo zamudna metoda. Zaposleni ima vrsto odgovornosti. Med njihovo izvedbo se beleži čas. Ta pristop vam omogoča, da prepoznate odvečna dejanja. V nekaterih primerih se sprejme odločitev o potrebi po delu določenega zaposlenega v celotnem proizvodnem procesu ali prostega delovnega mesta kot takega. Za majhne količine dela bo morda potrebno združiti dve enoti osebja v eno.
2. Izračun po standardih storitev. Za vsakega zaposlenega so določeni kazalniki uspešnosti na podlagi različnih standardov in pravil. Z informacijami o dnevni stopnji proizvodnje lahko vodje izračunajo potrebo po osebjunekaj časa.
3. Strokovne ocene. To je ena izmed najbolj priljubljenih metod. Uporabljajo ga različna podjetja. Pri ugotavljanju potrebe po kadru je odločilno mnenje menedžerjev. Toda hkrati mora biti za menedžerje značilna visoka stopnja usposobljenosti in strokovnosti. Pomembno je, da imamo jasno razumevanje razvoja te industrije v prihodnosti.
4. Ekstrapolacija. Na podlagi trenutnih podatkov se izdela dolgoročna napoved. Pri tem se upoštevajo morebitne spremembe. To je lahko dvig cen, načrtovana dejanja države v tej panogi, njen razvoj v prihodnosti itd. Ta pristop se uporablja, če so notranji in zunanji pogoji organizacije stabilni. Pri nas se lahko uporablja samo za kratkoročno načrtovanje.
5. Izdelava računalniškega modela. Vodje oddelkov posredujejo informacije, na podlagi katerih se izdela računalniška napoved potreb organizacije po delovni sili za dano perspektivo. To je relativno nova metoda, zato ni imela časa, da bi se znatneje razširila. Zahteva znatne finančne stroške, pa tudi vključevanje ustreznih strokovnjakov pri delu. Tehnika je bolj primerna za velika podjetja.

Formule za izračun

Določanje potrebe po osebju se izvede s posebnimi izračuni.

Preden izberete formulo, morate ugotoviti, čemu je podjetje bolj nagnjeno v procesu vodenja svoje kadrovske politike:

• Za povečanjeobseg proizvodnje, ki zahteva sodelovanje dodatnega osebja.
• Zmanjšati količino proizvodnje, ki vodi v sproščanje delovnih virov.
• Obseg proizvodnje ni načrtovan za spremembo. Potrebo po kadru določa naravni premik osebja v primeru odpuščanja, odloka, upokojitvene starosti itd.

Zato v oddelkih za načrtovanje podjetij poteka izračun in utemeljitev rasti proizvodnje. Za povečanje produktivnosti se upoštevajo vsi dejavniki. Za določitev načrtovanega števila zaposlenih uporabite formulo:

Chpsp=ChbpI + OI, kjer je Nspp povprečno načrtovano število zaposlenih v obdobju načrtovanja, Nbp je število zaposlenih v preteklem (baznem) obdobju, I je indeks spremembe obsega proizvodnje v prihodnosti, OI je skupna sprememba števila zaposlenih v osnovno obdobje.

Povprečno število zaposlenih

Določanje potrebe po osebju se lahko izvede z drugo formulo. Povprečno število zaposlenih lahko določite na naslednji način:

Chss=ChyavKss, kjer je Nss število povprečnega števila zaposlenih, Nyav je število zaposlenih, potrebnih za dokončanje naloge v eni izmeni, Kss je koeficient povprečnega števila zaposlenih.

Metode za pokrivanje potreb

Ko se ugotovi potreba po delovnih virih, opišite načine, kako jo pokriti:

• Zunanja. V tem primeru je pozornost namenjena diplomantom specializiranih izobraževalnih ustanov, centrov za prekvalifikacijo osebja, pa tudi predlogomkadrovske agencije, odprt trg dela.
• Domači. Osebje podjetja se preusposablja, izboljšuje svoje veščine. V ta namen se izvaja strokovni razvoj za možnost karierne rasti. Ta pristop zmanjša fluktuacijo osebja.

Število podpornega osebja

Določanje potrebe po pomožnem osebju poteka tudi po preprosti formuli:

Chsvr=KrmRSKss, kjer je Nvvr število navedenih podpornih delavcev, Krm število delovnih mest za podporne delavce, RS je število izmen v enem dnevu.