Poslovna tajnica: dolžnosti

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Da bi vstopili na svetovni trg in postali privlačni za vlagatelje, morajo upniki vzpostaviti upravljanje. Da bi povečali učinkovitost dela podjetja, je bilo državi z zakonom dodano novo delovno mesto - korporativni sekretar.

Ta oseba je obraz podjetja. Zahvaljujoč njemu, sekretarju, obstaja interakcija med zaposlenimi v podjetju - upravnim odborom, najvišjimi menedžerji in lastniki delniške družbe.

mednarodna in ruska praksa

V tujih podjetjih se je sekretar društva ali tajnik podjetja pojavil že precej dolgo nazaj in zavzema pomemben položaj v korporaciji. Je osrednji člen pri upravljanju glavnih področij dejavnosti podjetja. To je najverjetneje posledica ravni upravljanja in poslovnih tradicij, ki so se razvile v različnih državah.

Pravni predpisi vnekatere države zavezujejo velika javna podjetja, da imajo ta položaj med svojimi kadri. Na primer:

• Zakon o gospodarskih družbah 1985 (Združeno kraljestvo).
• Corporations Act 1991 (Avstralija).

V ruskih podjetjih so leta 2002 omenjali funkcije in pooblastila korporativnih sekretarjev. Pooblaščena komisija zvezne ravni za trg vrednostnih papirjev je razvila Kodeks korporativnega ravnanja, ki ga je istega leta odobrila vlada Ruske federacije.

Najprej so morale delniške družbe to delovno mesto uvesti med svoje kadre, zaradi česar so bili po določenem času opazni pozitivni rezultati.

korporativni sekretar v Rusiji

Delo kot korporativni sekretar je velika odgovornost. Je porok v odnosih upravnega odbora z drugimi člani družbe. Sekretar zagotavlja varstvo interesov vseh strank z upoštevanjem zakonodajnih in internih statutarnih dokumentov.

Z reševanjem nastajajočih konfliktov se opazno izboljšajo kanali med upravnim odborom in upravo. Povečan je nadzor nad izvajanjem predlaganih odločitev in obdelavo informacij, kar prispeva k bolj uravnoteženemu in produktivnemu upravljanju.

Za koga je ta položaj?

Pred izbiro nekoga za to odgovorno mesto se je vredno odločiti za dolžnosti tajnika društva. Seznam uradnikovnaloge, vključene v delo korporativnega sekretarja, so precej široke. To je na primer pomoč članom uprave in komisije pri zagotavljanju strokovnega svetovanja, obveščanju, organizaciji in izvedbi skupščin delničarjev, reševanju konfliktnih situacij, vodenju interne dokumentacije in morebitnih korporativnih dejanjih v okviru zakona. Ta seznam ni popoln, a zahvaljujoč njemu lahko razumete, komu je treba zaupati ta položaj.

V praksi je bilo ugotovljeno, da odvetniki najpogosteje opravljajo naloge tajnika društva. V prid jim govorijo lastnosti, kot so poznavanje zakonov, vodenje evidenc in razkritje informacij. Sposobni so zagotoviti pravno varstvo in strokovno pomoč. Šibka stran je pomanjkanje organizacijskih sposobnosti, nezadostno znanje o vodenju skupščin delničarjev.

Dokaj dober korporativni sekretar je lahko vodja pravne službe. Za razliko od navadnega odvetnika ima vodstvene sposobnosti. Na voljo mu je ekipa zaposlenih, ki opravljajo manjše naloge. Pomanjkljivosti takega kandidata vključujejo nepripravljenost opravljati majhno delo in dejstvo, da lahko podjetje stane precej drago.

Dokaj pogosto je glavni računovodja, ki združuje delo tajnice. Najverjetneje je to imenovanje posledica pogosto izpolnjevanja dolžnosti drugih zaposlenih. Res je, minusov je več kot plusov. Pozitivno lahko imenujemo upravljanje z dokumenti in opravljanje monotonega dela. Slabosti so pomanjkanje znanja o korporativnem upravljanju, korporativnem pravu, spretnosti reševanja sporov, pomanjkanje pravne izobrazbe in usposobljenosti pri organizaciji in vodenju skupščin delničarjev.

Iz zgornjih podatkov lahko sklepamo, da nihče ne bo mogel popolnoma zamenjati tajnika podjetja. Korporativni sekretar delniške družbe ima vso potrebno znanje. Res je, pomembne so osebne lastnosti človeka, njegove želje in stremljenja.

Osnovne zahteve za delo

Velika odgovornost pomeni visoke zahteve. Imenovanje na položaj, kot je korporativni sekretar, vodi upravni odbor.

Ugotoviti je mogoče glavne zahteve:

1. Visokošolska izobrazba (pravna ali ekonomska).
2. Poznavanje borz (ruskih in tujih).
3. Poznavanje zakonodaje Ruske federacije v zvezi z delniško zakonodajo, priprava predpisov.
4. Izkušnje na področju vodenja, poznavanje glavnih standardov ruskega in mednarodnega korporativnega upravljanja ter gospodarskih in finančnih dejavnosti.
5. Odgovornost, družabnost, smisel za humor in visoka odpornost na stres. Pa tudi odgovornost, sposobnost reševanja konfliktnih situacij, organizacijske in analitične sposobnosti.
6. Brezplačna uporaba računalnika.

Če so vrednostni papirji družbe delničarjev vključeni na sezname tujih borz, mora korporativni sekretarrazumeti mednarodno pravo.

V osebju korporativnega sekretarja je lahko več zaposlenih, ki opravljajo določene funkcije. Glede na velikost podjetja je lahko njihovo število do sedem ljudi. Sekretar organizacije je sam lahko odgovoren upravnemu odboru ali izvršnemu direktorju.

Ugodnosti položaja

Pomen takšnega položaja korporativnega sekretarja, katerega dolžnosti ni mogoče podcenjevati, je težko preceniti. Sposoben je vplivati na uspeh in plodnost prizadevanj delniške družbe. Pomanjkanje komunikacije med členi hierarhične verige v podjetju lahko povzroči številne težave. Izpostavimo lahko težave, kot so kazenska in upravna odgovornost, korporativni konflikti, izguba ugleda delniške družbe in morebitno znižanje tečajev delnic.

Zaupanje vlagateljev in delničarjev je odvisno od ugleda podjetja. Pričakujejo, da bo vodstvo delovalo v njihovem najboljšem interesu. Najučinkoviteje se bo s to nalogo spopadel sekretar društva, katerega naloge in funkcije so določene v statutu in kodeksu delniške družbe.

Glavne funkcije

Naloge korporativnega sekretarja so podrobno opisane v Kodeksu korporativnega ravnanja. Na pomembnost vloge tega položaja v podjetju kažejo pooblastila, kot so:

• obvestite vse osebe, ki sodelujejo na skupščini delničarjev;
• naštevanje tistih, ki bodoudeležite se sestanka;
• dostava biltenov delničarjem skupščine delničarjev;
• zagotavljanje dostopa do potrebnih informacij;
• razdeljevanje overjenih kopij gradiva, ki ga potrebujejo delničarji na skupščini;
• svetovanje in odgovarjanje na vprašanja, ki zanimajo vse med sestankom;
• zbiranje in prenos izpolnjenih glasovnic komisije za štetje;
• zagotavljanje informacij o končnih rezultatih glasovanja;
• pravno svetovanje in varstvo pravic delničarjev.

Trening

Obstaja priložnost za napredno usposabljanje na položaju, kot je korporativni sekretar, usposabljanje bo pri tem pomagalo. Z rastjo povpraševanja, višjimi plačami in visokimi zahtevami po poklicu so se v Rusiji pojavile vse vrste izobraževalnih ustanov in seminarjev na temo poslovanja. Obstaja priložnost, da se udeležite tečajev za korporativne sekretarje.

Sklep

Ruska podjetja, ki so prevzela izkušnje tujih, razvijajo učinkovitost institucije korporativnih sekretarjev, izvajajo ustvarjanje uspešnih organizacijskih dejavnosti. Poskušajo prikazati pozitivne spremembe pri preoblikovanju korporativnega upravljanja in s tem izboljšati podobo ruskih delniških družb.