Simboli v časovnem listu. Kako izpolniti časovni list (vzorec)

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Delovni čas in njegovo obračunavanje sta pomembna sestavina vsake organizacije, ki vam omogoča nadzor nad dejavnostmi podjetja in discipliniranje zaposlenih. Za poenostavitev tega postopka je bil razvit poseben obrazec - časovni list. Obstaja tako v papirni kot v elektronski različici. In vsaka od vrst ima svoje nianse pri polnjenju.

Kdo izpolni urnik

Vsaka organizacija imenuje osebo, ki je odgovorna za vzdrževanje časovnega lista, pri čemer se osredotoča na posebnosti dejavnosti in število osebja. Če je organizacija majhna in vse delo poteka v pisarni, potem kadrovski inšpektor, računovodja ali druga pooblaščena oseba razporedi zaposlene.

V primeru, da ima podjetje več objektov, je zaposlene veliko lažje določiti neposredno na njihovem delovnem mestu. V tem primeru je to odgovornost delovodja ali vodjapododdelkov po posebnem redu ali predpisano v pogodbi o zaposlitvi.

Algoritem za delo s časovnico

Najprej morate vedeti, da mora imeti vsako podjetje redni (torej v papirni različici) urnik. Obrazec lahko natisnete sami ali naročite v tiskarni.

Obstajata dva odobrena obrazca: T-12 in T-13. Njihova razlika je v tem, da prvi ne upošteva le delovnega časa, ampak ima tudi stolpce za izračun mesečne plače. Izpolnjujejo se po isti shemi, in sicer se vsak mesec na prvi dan odpre nov urnik. Potrebno je izpolniti stolpce:

• Ime podjetja (glede na ustanovne dokumente), serijska številka in datum dokončanja.
• Obdobje, za katerega se odpre časovni list.
• Redne številke osebja in njihovi podatki iz osebnih kartic.

Ostali podatki se vnesejo v enem mesecu, izpolnjevanje dela, ki se nanaša na plače, pa ostane pri računovodskem uslužbencu.

Simboli v časovnem listu

Za hitrejše in bolj priročno izpolnjevanje delovnega lista je bil razvit in odobren sistem zapisovanja. Odražajo način dela in počitka ter druge nianse. Na voljo je 36 oznak. Toda včasih ta številka ni dovolj za natančen prikaz vseh informacij o zaposlenem.

Simboli v časovnem listu

	ime	Črkovna oznaka	Številčna oznaka
1	Dnevne in večerne ure	jaz	01
2	Nočni delovni čas	N	02
3	Delo ob vikendih in praznikih	RP	03
4	Nadure	c	05
5	poslovno potovanje	K	10
6	glavni dopust	od	14
7	dodatni dopust	ena	15
8	Študijske počitnice	U	16
9	Kratek delovni čas za študente	UV	17
10	Dodatni študijski dopust brez plačila	UD	18
11	Porodniški dopust	r	19
12	očetovski dopust (delno plačan)	veh	20
13	Očetovski dopust (neplačan)	oj	21
14	Neplačan dopust	do	22
15	Neplačan dopust iz pravnih razlogov	OZ	24
16	bolniški dopust	B	25
17	Neplačanoinvalidnost	t	26
18	Ure zmanjšanega dela	ch	27
19	Izpad (zaradi razlogov, ki niso zaposleni)	vp	28
20	Odsotnost iz pravnih razlogov (s plačilom)	g	29
21	Neopravičena odsotnost	OL	31
22	neopravljene ure (če je delodajalec določil delo s krajšim delovnim časom)	NS	32
23	Vikendi	do	33
24	Strikes	ZB	34
25	Odsotnosti iz nejasnih razlogov	НН	35

Tabela prikazuje najpogosteje uporabljene simbole v časovnem listu. Podrobnejši opis in popoln seznam se običajno nahajata na prvi strani obrazca. Tako je lažje krmariti po simbolih in določiti, v kakšni situaciji, kaj vstaviti v celico.

Redno izpolnjevanje obrazca

Izpolnjevanje urnika je mukotrpno delo, ki zahteva pozornost. To je mogoče storiti z uporabo, na primer, metode stalne prisotnosti in odsotnosti.

V tem primeru se podatki vnesejo v vsak stolpec. Simboli označujejo tako prisotnost zaposlenih na delovnem mestu kot njihovo odsotnost z navedbo razlogov. Označuje tudi število urpreživel na delovnem mestu.

V samem urniku bo videti tako: na prost dan vstavite črko "B", pod njo 0, na delovni dan "I" in število ur, na primer 8. Podobno kot ob vikendih so opaženi različni razlogi za odsotnost, od službenih potovanj do odsotnosti iz nejasnih razlogov.

Izračun urnika je v tem primeru nekoliko lažji, saj so vse potrebne številke in oznake pred vašimi očmi. To še posebej velja za strokovnjake z malo delovnih izkušenj – zato je manj verjetno, da se bodo zmedli in naredili napako.

Pametno izpolnite urnik

Obstaja tudi metoda za registracijo odstopanj. Uporablja se, če ima delovni dan enako trajanje v celotnem obdobju. V tem primeru so zabeležene le nestandardne situacije, to je odsotnost z dela, nadurno delo, službena potovanja itd. Pri uporabi te metode se porabi veliko manj časa, končni rezultat pa je v obeh primerih enak.

Na listu je videti takole: zgornja vrstica vsebuje podatke o odsotnosti zaposlenega na delovnem mestu - V, K, FROM, HH, PR, B in drugi. Spodnja vrstica ostane prazna. Dejansko pri končnem izračunu opravljenih ur ničle niso pomembne, pri enaki dolžini delovnega dne pa ostane le izvesti najpreprostejša dejanja: prešteti število praznih celic v zgornji vrstici (to so obiski) in pomnoži s številom ur.

Ta metoda je bolj priročna za izkušenekadrovski delavci in računovodje. Primeren je tudi za majhne organizacije, kjer je število zaposlenih majhno. Če vaše vodstvo ne pozna enostavnejšega sistema za sledenje časa, je čas, da mu ga predlagate.

Vzdrževanje časovnega lista na računalniku

Poleg papirne različice obstaja tudi več elektronskih. Kot je omenjeno zgoraj, je treba časovne liste nujno podvojiti. To je potrebno, da se podatki o delu zaposlenih ne izgubijo in se potrdi njihova zanesljivost (navsezadnje ni mogoče povsod uporabljati računalnika).

Ena izmed cenovno dostopnejših možnosti je urnik, ustvarjen v pisarniških programih. Excel je kot nalašč za ta namen. Preglednice vam omogočajo ustvarjanje poljubne vrste in velikosti dokumenta. Zahvaljujoč zmožnosti nastavljanja formul je seštevanje in izračun vmesnih podatkov veliko lažje.

Uporaba namenske programske opreme

V primeru nezadostnega znanja preglednic lahko zaposleni ali vodstvo izbere drug podoben program. Časovni list bo v tem primeru podoben papirnati različici. To bo pomagalo zmanjšati čas, potreben za obdelavo dokumenta.

Upoštevati je treba tudi, da vsak program vključuje uporabo licenčnih različic. Pri različnih dobaviteljih imajo seveda svoje stroške. Na primer, program Time Sheet bo uporabnike stal od1000 rubljev. in več - odvisno od števila osebja.

Še en plus takih pripomočkov je, da vam ni treba izpolnjevati papirnatega urnika. Obrazec z vsemi oznakami je enostavno natisniti kadarkoli. Ta funkcija je zagotovo v vsakem podobnem programu.

O shranjevanju dokumentov

Za kaj se uporablja urnik? To je osnova za obračun plače v takšnem ali drugačnem znesku, pa tudi glavni dokaz, da je bil zaposleni na delovnem mestu in opravljal svoje naloge. Brez dvoma je ta dokument zelo pomemben za vsako organizacijo.

Kako dolgo se potem hrani ta obrazec? Časovnik je treba hraniti eno leto. To je določeno z zakonom in take norme je treba upoštevati.

Če izgubite že zaprt urnik, ne paničarite. Vedno ga je mogoče obnoviti z drugimi dokumenti. Za to se uporabljajo pojasnila, bolniške odsotnosti, informacije o službenih potovanjih, urnik dopustov itd. Za obnovitev podatkov se lahko uporabi vse, kar potrjuje in pojasnjuje odsotnost osebe na delovnem mestu.

Kdo bi morda potreboval izkaznico?

Ta dokument je pogosto potreben za različne preglede. Davčna služba na primer preveri njeno prisotnost v organizaciji in pravilnost izpolnjevanja.

Odsotnost časovnega lista tudi v najmanjšem podjetju je lahko razlog za precej visoko kazen. Enakose pojavi, ko pride do napak pri izpolnjevanju obrazcev. To velja tako za izračune kot za zlorabo simbolov.

Prisotnost urnikov je obvezna. Potrebni so tako za samo podjetje (računovodstvo, discipliniranje zaposlenih) kot za revizijske organizacije. In kar je najpomembneje - pravilno uporabite simbole v časovnem listu. Potem se lahko izognete številnim težavam z zaposlenimi in regulativnimi organi.