Opisi delovnih mest administratorja: odgovornosti in glavne funkcije

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Pod položajem administratorja je mišljen usposobljen specialist, ki ima pooblastila za vodenje določenega področja v podjetju. Zaposleni na tem področju je vodja, odgovoren organizator, ki ima sposobnost upravljanja in administriranja procesov.

Ta zaposleni analizira delovanje splošnega mehanizma, ugotavlja napake v njegovem delu in jih odpravlja, da bi izboljšal delovanje podjetja. Prej je ta poklic vplival le na področje upravljanja s človeškimi viri in dejavnosti oddelkov podjetja. Zdaj lahko opisi delovnih mest skrbnika vključujejo upravljanje baze podatkov, informacijske sisteme.

Kaj so skrbniki

Obstajajo skrbniki človeških virov in poslovni delavci. Prvi nadzorujejo kakovost in pravočasnost izpolnjevanja dodeljenih nalog s strani podrejenih.naloge. Lahko so prodajalci, natakarji, natakarji in še več.

Upravitelj mora zagotoviti, da ti zaposleni opravljajo svoje delo v skladu s standardi in statuti podjetja. Slednji vodijo kadre trgovcev, sklepajo pogodbe v imenu podjetja, sprejemajo in prenašajo blago in podobno. Za več informacij o tem glejte opis delovnega mesta skrbnika.

Predpisi

Zaposleni, ki je prejel položaj administratorja, je specialist. V času njegove odsotnosti se pravice in obveznosti delavca prenesejo na drugega delavca, ki ga nadomešča vodstvo. Samo izvršni direktor se lahko odloči, ali bo zaposlil ali odpustil skrbnika. Za pridobitev te službe mora prosilec imeti diplomo o srednji specializirani izobrazbi.

Poleg tega delodajalci pogosto zahtevajo, da imajo prosilci delovne izkušnje na podobnem področju eno leto ali več. V bistvu je neposredni nadzornik administratorja upravitelj. Opis delovnega mesta upravitelja predvideva, da se mora pri svojih dejavnostih ravnati po statutu podjetja, zakonodajnih aktih, ukazih in navodilih nadrejenih. Upoštevati mora tudi pravne akte in pravzaprav samo navodilo.

Znanje

Pri prijavi na delovno mesto mora zaposleni imeti določeno znanje, med drugim se mora seznaniti s predpisi,navodila, odredbe in druga regulativna gradiva v zvezi s področjem njene dejavnosti. Poleg tega se mora naučiti pravil in metod organizacije dela servisnega osebja.

Zaposleni mora poznati organizacijsko in kadrovsko strukturo, torej kakšne naloge, pooblastila in delovne pogoje imajo njegovi podrejeni. Za pravilno in učinkovito opravljanje nalog administratorja mora zaposleni preučiti vrste storitev, ki jih opravlja podjetje, kjer je zaposlen, znati pravilno sestaviti poročevalske dokumente, uporabljati poslovno komunikacijo in bonton v praksi. Prav tako mora zaposleni imeti znanje s področja prava in trženja.

Funkcije

Pri prijavi na delovno mesto se določene funkcije dodelijo zaposlenemu. Ukvarja se s preprečevanjem in odpravljanjem konfliktov, sprejema reklamacije in pripombe strank glede nekvalitetne storitve v zavodu, kjer je zaposlen. Poleg tega naloge skrbnika vključujejo svetovanje obiskovalcem o vprašanjih, povezanih z zagotavljanjem storitev in prodajo blaga, pa tudi bonus programi in promocije. Izboljšati mora delo osebja, povečati učinkovitost storitev ter ustvariti udobne pogoje za obiskovalce in zaposlene. Delavec nadzoruje red, čistočo pri obiskih in delo čistilk.

Odgovornosti

Glavne funkcije administratorja vključujejo obveščanje osebja o prihodu strank, beleženje podatkov obiskovalcev vbazo strank, poročanje vodstvu o težavah in konfliktnih situacijah. Poleg tega je upravitelj dolžan spremljati spoštovanje discipline s strani zaposlenih in drugih točk statuta organizacije.

Izpolnjevati mora vsa navodila svojega šefa, nadzorovati varnost blaga in drugih materialnih sredstev, normative za okrasitev dvoran, postavitev, stanje in zamenjavo reklamnih izdelkov. Prav tako je ta uslužbenec tisti, ki zagotavlja, da vse osebje upošteva ukaze svojih nadrejenih.

Druge funkcije

Opis dela administratorja nakazuje, da mora pred pogajanji z bodočimi strankami in partnerji podjetja pripraviti materialno in tehnično podporo. Zaposleni vodi evidenco in to dokumentira. Poleg tega vodi telefonske pogovore, obdeluje zahteve strank, nasprotnih strank drugih organizacij in državnih uradnikov.

Pravice

Navodilo za varstvo dela za skrbnika predvideva, da ima delavec določene pravice, vključno s samostojnim odločanjem, če te ne presegajo njegove pristojnosti. Prav tako ima ta specialist pravico zastopati interese podjetja, prenehati opravljati svoje funkcije, če obstaja nevarna situacija, ki ogroža njegovo zdravje in življenje, podpisati dokumentacijo, ki je v njegovi pristojnosti.

Zaposleni ima pravico obvestiti vodstvo o ugotovljenih težavahpri delu organizacije in ponuditi načine za njihovo reševanje ter dajati predloge za izboljšanje učinkovitosti njenega delovanja in dela celotnega podjetja. Ima pravico sodelovati z drugimi oddelki zavoda pri reševanju nalog, ki so mu dodeljene, zahtevati informacije in dokumente ter zahtevati tudi, da vodstvo ustvari normalne delovne pogoje.

Odgovornost

Zaposleni je odgovoren za neustrezno opravljanje svojih dolžnosti, kot tudi za kršitev pravil požarnovarstvenih navodil za skrbnika. Lahko odgovarja, če je svojemu vodstvu ali strankam organizacije posredoval napačne podatke. Odgovoren je za kakovost poročevalskih dokumentov, za kršitev bontona pri ravnanju z obiskovalci in za posledice lastnih odločitev.

Lahko ga preganjajo, če je napačno ravnal z osebnimi podatki strank, razkril zaupne informacije in razkril poslovne skrivnosti. Odgovoren je za povzročitev materialne škode podjetju, kjer je zaposlen, državi, izvajalcem oziroma zaposlenim v podjetju. Poleg tega je zaposleni odgovoren za kršitev pravil in statuta podjetja.

Zahteve skrbnika

Ko se je poklic šele uvajal v poslovno sfero države, zahteve do zaposlenih niso bile zelo resne, dovolj je bilo že samo srednješolsko izobrazbo. Delovne izkušnje so tudi delodajalce malo zanimale. Zdaj so pogoji postali strožji, podjetja pa ne zahtevajo samo prosilcevvišja izobrazba s področja ekonomije ali managementa, pa tudi znanje tujih jezikov, sposobnost uporabe osebnega računalnika in vodenja poslovnih evidenc.

Glede na osebne lastnosti bo oseba z dobro podanim govorom, prijetnega videza, dobila službo. Komunikacijske sposobnosti, sposobnost pravilnega vodenja telefonskih pogovorov in reševanja konfliktnih situacij so zelo pomembne.

Sklep

Tipična navodila skrbnika vsebujejo osnovne informacije, ki so potrebne, da zaposleni razume svoje mesto v podjetju. Njegove točke se lahko razlikujejo glede na organizacijo, njeno velikost in potrebe vodstva. Brez odobritve tega dokumenta zaposleni nima pravice začeti opravljati svojih nalog. Za pridobitev delovnega mesta mora kandidat izpolnjevati zahteve podjetja, imeti določeno znanje in osebne lastnosti, potrebne za kakovostno opravljanje nalog, ki so mu dodeljene, in nalog, dodeljenih zaposlenemu.