Kako sešiti knjigo (denar ali dohodek) z lastnimi rokami

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Ustrezna organizacija hrambe računovodske dokumentacije je jamstvo za odsotnost glob za kršitev discipline. Nespeti listi pomembnih dokumentov omogočajo manipulacije s papirji, torej ponaredke in zamenjave. Zato je delodajalec dolžan ob koncu poročevalskega obdobja urediti dokumente, torej razmisliti, kako knjigo spenjati.

Pravila za pretok dokumentov

Razen splošnih smernic, opisanih v navodilih za dokumentacijo, ni določenih smernic za spenjanje dokumentov. Davčni uradniki zahtevajo, da se finančni dokumenti zaščitijo pred možnostjo izgube in ponarejanja. Za dokumente, kot so bilance stanja in dnevniki naročil, ni takšnih zahtev, saj so v resnici sekundarni.

Toda primarna dokumentacija mora biti vezana. Bodite prepričani, da prepišete denarno knjigo in knjigo prihodkov. Toda kako povezati knjigo, če zakon ne predpisuje pravil?

Blagajna velja za pomembno orodje na področju računovodstva denarnih tokov, zato jo je treba voditi v strogi disciplini. Blagajna je sestavljena v enem izvodu in mora biti v vseh podjetjih, pa tudi v posameznempodjetniki, če delajo z gotovino.

Splošna vprašanja o vodenju blagajne

Če ima podjetje več oddelkov, so originalne blagajne shranjene na delovnem mestu z gotovino. Na sedež se posredujejo samo kopije primarnih dokumentov. Blagajno lahko vodite:

• v računovodskem programu;
• na enotnem obrazcu elektronsko ali ročno.

Po pravilih denarne discipline se knjiga vodi postopoma skozi vse leto. Številke naročil se začnejo pri eni vsako leto. Uporablja se neprekinjeno številčenje. Odgovorna oseba mora liste natisniti v dveh izvodih - za blagajniško poročilo in blagajno. Vsak list mora biti oštevilčen.

Če se blagajna vodi v računovodskem programu, potem ta dejanja niso težka. Program samodejno zapiše oštevilčenje strani, dokumentom dodeli številke po vrstnem redu in natisne že pripravljen list po enotnem obrazcu. V programu se oblikuje naslovna stran knjige, ki mora vsebovati zahtevane atribute:

• podjetje OKPO;
• ime podjetja ali polno ime IP;
• časovno obdobje;
• ime podrazdelka, če je na voljo.

Za kakšno obdobje sešiti blagajno

Če razmišljate o tem, kako zašiti denarno knjigo za leto, se morate najprej odločiti, ali je potrebno določiti tako časovno obdobje. Glede na velikost prometa se lahko za spenjanje blagajniške knjigerazlična obdobja:

1. mesečno.
2. Četrtletno.
3. Enkrat letno.

To je posledica priročnosti dela, saj nima smisla zlagati vsega v en velik obseg, če je veliko operacij. Ogromna debelina bo akcijo "kako šivati knjigo z lastnimi rokami" spremenila v trdo delo. Potankosti dela z dokumentacijo je treba natančno določiti v računovodski politiki organizacije in v navodilih za vzpostavitev denarne discipline.

Če je organizacija sprejela ne leto, ampak mesec ali četrtletje za časovno obdobje, se mora številčenje strani v blagajni začeti od samega začetka na datum poročanja. To pravilo ne velja za oštevilčenje gotovinskih nalogov.

Kako vse zašiti sam?

Knjigo je vsekakor prepovedano pritrditi z lepilom, trakom ali sponkami, dovoljene so samo niti. Kako pravilno zašiti blagajno, če jo vodimo v računovodskem programu? Dnevno je potrebno natisniti listek in blagajniško poročilo. Vložki sestavljajo blagajno, vendar jih je treba ob koncu poročevalskega obdobja zašiti skupaj.

Potrebno je zložiti vse liste po vrstnem redu, na vrh pritrditi ustrezno oblikovan naslov in pobrati:

• igloo;
• šilo;
• luknjač.

Katero orodje uporabiti je odvisno od debeline snopa, ki ga pritrdite. Niti se uporabljajo hudo. Če niso dovolj močni, lahko knjiga razpade.

Koliko lukenj potrebujete?

Obstajajo različna mnenja o tem, koliko lukenj narediti v knjigi. V bistvu, če nezaupanje, da bo brošura zanesljiva, lahko preluknjate 5 lukenj. Ni pa prepovedano narediti 3 luknje. Številne organizacije se zadovoljijo z dvema luknjama, narejenimi z luknjačem. Vendar ta zasnova olajša zamenjavo listov v knjigi, zato recenzenti ne naletijo na navdušenje.

Torej je treba liste zložiti v enakomeren kup, da bo knjiga urejena. Luknje so narejene na levi strani strogo navpično. Nato v luknje dvakrat potegnemo nit ali vrvico, tako da so konice na napačni strani. Primer šivanja denarne knjige si lahko ogledate na zgornji fotografiji. Konci niti so večkrat zavezani z močnim vozlom, tako da je vse varno držano.

Kako zapeti tisto, kar je zašito

V programu Word ali katerem koli drugem enakovrednem je na napačni strani knjige ustvarjena nalepka. Vsebina nalepke naj bo naslednja: »v svežnju oštevilčeno, vezano, podpisano in žigosano _ listov«. V spodnji vrstici je predpisan prepis položaja in podpis pooblaščenca in glavnega računovodje.

Nalepka ne sme biti prevelika ali majhna. Njegova velikost mora biti dovolj za zapiranje vozlov in dela niti. Konci niti nekoliko štrlijo izpod nalepke. Priporočljivo je, da uporabite dobro lepilo za pisalne potrebščine, da je etiketo težko zamenjati. Ko je na nalepko pritrjeno število listov in podpis pooblaščene osebe, se na vrh položi pečat, tako da je del odtisa na knjigi in na nalepki.

Kako zašiti blagajno, če niizvedeno v računovodskem programu? Postopek bo enak, le da boste morali vsak list ročno oštevilčiti in izpolniti naslov. Ko morate sešiti blagajniško poročilo, se morate spomniti, da ni oštevilčen samo list s prometi na blagajni, ampak tudi vsa naročila z vlogami.

Če knjigo vodite ročno

Če se blagajna vodi brez pomoči računalnika, se za te namene kupi standardni dnevnik. Vprašanje, kako zašiti ročno izpolnjeno knjigo, se ne pojavlja, saj je revija že zašita. Vsi listi so oštevilčeni in zapečateni na začetku knjige. V notranjosti dnevnika sta vodoravno položeni list in blagajniško poročilo. Pred začetkom snemanja se blagajniško poročilo odtrga, vpisi na njem pa se podvojijo z listek za kopijo. Seveda boste morali blagajniško poročilo utripati sami.

V primeru visoke delovne intenzivnosti postopka vezave knjig lahko uporabite tiskarske storitve. Kartonska platnica in trda vezava bosta blagajniški knjigi dala dodatno varnost. Poleg tega ne bo mogoče razrezati vezi za zamenjavo listov. Tveganja zamenjave lista ni mogoče izključiti, če je knjiga samozavezujoča. Na koncu lahko niti izvlečete in ponovno zložite.

Ali moram spenjati z elektronskim upravljanjem dokumentov

V zadnjem času so organizacije začele aktivno prehajati na elektronsko upravljanje dokumentov, da bi zmanjšale papirno delo. Obstajajo številne prednosti pri elektronskem upravljanju dokumentov:

• ni treba nositi papirjev za podpis;
• nemorali porabiti denar za veliko papirja in tonerja;
• ne potrebujem dostave dokumenta.

Toda to postavlja vprašanje skladnosti z denarno disciplino. Kako zašiti knjigo, če se uporablja digitalni podpis? Blagajna, izdelana v sistemu elektronskega prometa, se ne tiska ali spenja. Obstajajo tehnična sredstva, s katerimi je knjiga zaščitena pred motnjami in digitalno podpisana.

Predvsem za samozaposlene

Samostojni podjetnik posameznik, ki uporablja poenostavljen sistem obdavčitve, mora voditi knjigo prihodkov in odhodkov. Ta računovodska oblika se uporablja za izračun davčne osnove. Podjetnikom je po zakonu prepovedano spreminjanje podatkov v knjigi, saj lahko to povzroči izkrivljanje davčne osnove.

Zakon jasno določa, kako pravilno sešiti knjigo prihodkov in odhodkov. Obstaja posebna odredba Ministrstva za finance, ki potrjuje oblike računovodstva in poročanja za samostojne podjetnike, ki delajo na poenostavljenem sistemu in patent. V odredbi je navedeno, da mora biti knjiga prihodkov in odhodkov vezana, oštevilčena, podpisana in če obstaja.

Knjiga je lahko ročno napisana ali elektronska. Obstaja tudi možnost, da ga obdržite v računovodskem programu. Če se knjiga vodi v elektronski obliki, se ob koncu leta natisne. Vsi listi so oštevilčeni in lepo zloženi.in zašiti skupaj. Naslovna stran naj bo prva.

Omeniti velja, da morajo biti prazne strani knjige tudi natisnjene in spete v skupno vrsto. Tudi če organizacija ali samostojni podjetnik izroči ničelne bilance in ne opravlja dejavnosti, mora knjigo še vedno natisniti in spenjati. Obrazec mora biti na zadnjem listu zapečaten in podpisan s strani predstojnika (podjetnik). Če želite to narediti, uporabite nalepko, ki vsebuje enake podatke o štetju listov kot na blagajni.

Obrazec za registracijo patenta

Če podjetnik uporablja patentni sistem, mora voditi samo knjigo prihodkov. Ta oblika računovodstva se uporablja samo za prikaz prihodkov od patentov v času njihovega prejema. Vprašanju, kako sešiti knjigo prihodkov, se je mogoče izogniti, če poznate načela šivanja predhodno preučenih dokumentov. Vrstni red ni nič drugačen. Knjigo lahko vodimo tudi v elektronski ali rokopisni obliki skozi vse leto. Morala bi:

• oštevilčeno;
• šiv;
• podpisano in zapečateno s strani predstojnika.

Če ima samostojni podjetnik poleg patentnih dejavnosti še druga področja dela, potem mora vzporedno voditi knjigo prihodkov in odhodkov. Odražal bo vse transakcije, razen prihodkov od patentov.