Predpisi o pretoku dokumentov organizacije. Primer poteka dela v organizaciji

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Dokument je informacija, predstavljena v obliki, ki ustreza njegovi vsebini in namenu. Dokument je ustvarjen z namenom, nekdo za nekoga. Vendar ne bo vedno vir dokumenta in / ali njegov naslovnik oseba. Sodobna raven - ko je mogoče in potrebno učinkovito in praktično vključiti stroje in mehanizme v krmilno zanko.

Postopek, značilnosti in hitrost gibanja dokumenta so odvisni od njegove oblike, vsebine in delovanja »okolja gibanja«. Uspeh, ekonomski kazalniki in družbena učinkovitost so odvisni od tega, kako dobro je urejen dokumentni tok v organizaciji, in to je: kakovost in življenje podjetja.

O dokumentih in poteku dela

Upravljanje, oblika in postopek poteka dela na primeru organizacije ni zakonsko urejena. Obstajajo GOST, podzakonski predpisi in obvezna priporočila. V sklopu računovodskih listin so papirji za pridobitev posojila ozzdravniška poročila so norme zakona.

Dokument ni vedno stroga pisna oblika. Lahko je:

• obrazec, v katerem so določena polja izpolnjena na določen način, ki imajo natančno pomensko in sintaktično vsebino;
• stran, izdelana v skladu s posebnim obrazcem za določeno prijavo (pismo, naročilo, pooblastilo, osebje, …);
• prosto (pojasnilo zaposlenega, zahvala za delovne dosežke, sklep o prijavi, …).

Vse tri različice dokumentov so lahko predstavljene na papirju ali v elektronski obliki in so zaradi razpoložljivosti tehničnih in pravnih orodij popolnoma enakovredne, čeprav so še vedno možni samo papirni obrazci.

Kljub pomanjkanju zakonske regulacije oblike in vsebine dokumenta ter poteka dela, obstaja toga, splošno sprejeta in o kateri se ne razpravlja praksa ustvarjanja, premikanja, shranjevanja ali uničenja dokumentov, ki jo vsaka organizacija svobodno prilagaja sam sebi na kakršen koli način.

Popoln primer pretoka dokumentov v organizaciji

V osnovi je nemogoče doseči ideal:

• na katerem koli področju življenja in dejavnosti,
• kadarkoli,
• povsod v vesolju,

ker vsak nov pristop omogoča videti nova obzorja. Obstaja želja in potreba, da jim sledimo. Dokumentacija ni izjema. Nasprotno, to je demonstrativen in živahen primer dinamične fiksacije procesa gibanja informacij.

Ni pomembno, kako so podatki zabeleženi: na papirju ali v elektronski obliki. Trenutno imata oba obrazca enako pravno vrednost, čeprav ima papirna različica v nekaterih primerih prednosti.

cikel njihovega gibanja od trenutka nastanka (ustvarjanja) do trenutka odlaganja ali uničenja.

Vse organizacije ne razumejo, da je veliko dokumentov mogoče izvesti neposredno s stroji in mehanizmi brez človeškega posredovanja, tako kot vsi viri (avtorji) ne bi smeli biti samo ljudje.

Običajno razumevanje avtomatizacije delovnega toka je v veliki večini primerov na ravni preproste "signalne ideje", ko je programu zaupano poročanje samo o pojavu dogodkov.

Notranji in zunanji promet dokumentov

Oba kroga sta pomembna za uspešno organizacijo. Zunanji promet ima statično vrednost, notranji promet pa dinamično vrednost.

Bolje ko vodstvo podjetja razume to okoliščino, bolj obetaven sistem elektronskega upravljanja dokumentov izbere. Tisti, ki želijo biti idealen primer gibanja poslovnih papirjev v organizaciji, pišejo svoj informacijski sistem.

Dokumenti so lahko primarni insekundarno. Slednji imajo vedno zgodovino gibanja znotraj organizacije.

Z analizo uporabe znanja o dokumentu in njegovi uporabi je mogoče oceniti funkcionalne značilnosti podjetja, družbeno-ekonomske kazalnike in časovne parametre. To je pomembno tako za partnerje kot za potrošnike.

Papirnati, vendar učinkoviti ali elektronski, vendar kupljeni

Edinstvenost ni lastna samo osebi, ampak tudi organizaciji. Poleg tega vsak človek ceni svojo individualnost in si na vse možne načine prizadeva, da bi jo poudaril z oblačili, vedenjem, izobrazbo itd.

Podjetje, ki kupi že pripravljen informacijski sistem, je odličen primer delovnega toka organizacije, ki ji prikrajša lasten obraz in prisili zaposlene, da se oblečejo v "tuja oblačila."

Bolje je, da svojim zaposlenim zaupate delo s papirnatimi mediji na staromoden način, kot da jim vsiljujete tuje, a sodobno mnenje o dokumentih in njihovi uporabi. Vsak zaposleni je pomemben element funkcionalnosti organizacije in ne raziskovalec učinkovitosti idej in struktur dela tretjih oseb.

Prioritete, dinamika in funkcionalnost

Zunanja kontura poteka dela je vedno omejena, nezahtevna in statično stabilna. Na splošno ji ne bi smeli dati več pomena, kot si zasluži. Na primer, kakšen je smisel »vlagati svojo dušo« v odnose z davčnimi, regulativnimi organi ali partnerji. Z njimi lahko nekako popestrite proces izmenjave informacijoglaševalske agencije, a tudi to sčasoma dobi statično, vsakdanje obliko.

Prioriteta lastnega sistema za obdelavo informacij, katerega pomemben del je vedno elektronsko upravljanje z dokumenti, je nedvomna. Ampak vedno in vsem je žal časa in denarja za ustvarjanje lastnega sistema.

Kombinacija klasičnih možnosti "one es" ali "galaxy", ki nikoli ne gredo brez xel in nekaj lokalnih ekonomskih ali računovodskih programov tretjih oseb, skupaj z njihovim lastnim spletnim mestom za povratne informacije in dokumente (naročila, reklamacije, ponudbe, …) strank in partnerjev - običajno stanje, zaposleni so nenehno zaposleni z rutino, stroškov ni.

Dinamiko proizvodnega procesa lahko zagotovimo le z učinkovito implementacijo lastne funkcionalnosti. Samo v tej vlogi je elektronsko upravljanje z dokumenti v organizaciji zgled, vreden posnemanja, v okviru uresničevanja lastne poslovne ideje pa odlična dinamika proizvodnih, ekonomskih in družbenih kazalnikov.

Predpisi o informacijskem sistemu organizacije

Vsaka organizacija je informacijski sistem, ki nastane in obstaja v podobnem okolju. Dokumenti prihajajo v organizacijo od zunaj, znotraj nje se zahteva tudi izdelava dokumentov, od katerih so nekateri urejeni in obvezni.

Preprost organizacijski diagram poteka dela je primer tega, kar običajno počnejo vsi. Predpisi opravila dela, dnevna rutina, dolžnosti zaposlenih - običajna norma, vendar je zelo malo ljudi vključenih v razvoj "Pravilnika o informacijskem sistemu organizacije".

Z objektivnega vidika lahko vodje organizacije vodi karkoli, napišejo vse predpise in opise delovnih mest. Toda učinkovitost in praktičnost tega oblikovanja pravil sta odvisna le od tega, koliko notranji regulativni arzenal izpolnjuje zahteve realnosti.

Predpisi o dokumentih in njihovem gibanju

Sistem upravljanja z dokumenti podjetja je sestavni del informacijske sfere podjetja, zaradi česar je »Pravilnik o upravljanju z dokumenti« priloga »Pravilniku o informacijskem sistemu organizacije«, vendar zelo pomemben in povezuje vse njegove sestavne elemente v en sam informacijski organizem.

Če je vodstvo odločeno ustvariti popoln primer delovnega toka organizacije, to pomeni, da se resnično ukvarja z razvojem uspešnega poslovanja, s ciljem ustvarjanja dobička in izboljšanja blaginje zaposlenih.

Značilnost trenutnega stanja razvoja programske opreme, zlasti v ospredju porazdeljene obdelave informacij (primeri internetnega programiranja), je, da je skoraj nemogoče ustvariti mobilno samoprilagodljivo aplikacijo.

Naloga elektronskega upravljanja dokumentov v organizaciji je preprost, a nazoren primer. Tukaj je dinamika posebna:

• dohodni in odhodni dokumenti;
• algoritmi za obdelavo internih in zunanjih poslovnih dokumentov.

Pisanje kode, ki se lahko spreminja zaradi spreminjanja podatkov in algoritmov, je zelo težko. Stroški časa in sredstev niso na voljo vsaki organizaciji.

Elektronsko upravljanje dokumentov v dinamiki

Organizacija poteka dela v podjetju na primeru naloge elektronske različice je relevantna, enostavna, okvirna in praktična. Kompleksnost izhaja iz procesa oblikovanja kode, ki se lahko dinamično spreminja. Čas razvoja je tudi problem.

uporabite običajno logiko obdelave.

Potem potek dela v organizaciji=primer + značilnosti vaše lastne poslovne ideje. V prvem približku rezultat ne bo praktičen, a takoj, ko bo prva izvedba nalog začela delovati, bo cikel njihove rešitve postal nepovraten in z ustrezno pozornostjo bo rezultat dosežen.

Ustvarjanje informacijskega sistema, ki je sposoben obdelovati dinamično spreminjajoče se informacije, je najprej dinamika samega procesa ustvarjanja.

Dokler se ne ustvari mehanizem za ustrezno spreminjanje dohodnih, odhodnih ininternih dokumentov, koda pa se ne bo mogla samostojno spreminjati brez sodelovanja programerja, ne bo mogoče govoriti o dejstvu ustvarjanja sistema za upravljanje elektronskih dokumentov.

Vendar je izumiti in implementirati svoj sistem za popolno podporo informacijskim procesom organizacije enako kot narediti njen uspeh briljanten in popoln.