Zainteresirane strani projekta. Avtorji in vodje projektov

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Da bi uspešno konkurirali na današnjem trgu in bila uspešna pri svojih prizadevanjih, mnoga podjetja uporabljajo projektno metodo. Omogoča vam, da v omejenem času dobite končni visokokakovosten izdelek. Da bi bil ta proces učinkovit, morate poznati njegovo bistvo, posebnosti in značilnosti izvedbe.

Definicija koncepta

Beseda "projekt" prihaja iz angleščine. projekt, iz lat. projectus "vržen naprej, štrleč" in ima več pomenov, odvisno od področja, na katerem se uporablja. V upravljanju je to časovno omejeno podjetje, katerega namen je ustvariti nov, edinstven izdelek, storitev ali rezultat. Izvajanje tega sklopa aktivnosti zagotavlja prejem koristi za glavne deležnike projekta (kupce, investitorje, dobavitelje). To obliko dela pogosto uporabljajo gradbena, inženirska, podjetniška programska ali marketinška podjetja, določene skupine ljudi in uspešna podjetja se v svojih dejavnostih zatekajo k tej metodi.osebnost.

Funkcije

Gre za projekt, ne za niz nalog, ki jih je treba izvesti, če ima dejavnost, ki se izvaja, številne značilnosti, in sicer:

• časovno omejen (smišljen dogodek ima datum začetka in datum prejema končnega rezultata ali se zaradi tega pričakuje določen izdelek ali storitev);
• unikatnost je ena glavnih odlik njegove izvedbe, nova pa je lahko le za organizatorja ali udeležence projekta, ne pa za vse zaposlene;
• omejitev sredstev in drugih virov, potrebnih za izvedbo tega postopka (čas, denar, delo, tehnična podpora).

V življenju navadnega človeka je projekt lahko selitev v drugo mesto, nakup nove hiše, iskanje službe, ustanovitev podjetja itd., v poslu je ustvarjanje novega izdelka, širitev trg, začetek nove oglaševalske akcije, ustvarjanje novih proizvodnih kapacitet. Prav ta metoda vam omogoča, da naredite nove korake v dejavnostih organizacij ali posameznikov, zato jo deležniki projekta uporabljajo pri razvoju kakršnih koli novosti.

Ključni udeleženci v procesu

Ta kategorija vključuje ljudi (organizacije), ki imajo neposredne koristi od izvajanja predvidenega podjetja. Ti vključujejo:

• Pobudniki - ljudje, ki zagovarjajo potrebo po projektu. Lahko so zaposleni na kateri koli ravni znotraj in zunaj podjetja.
• Sponzorji so predvsem zaposleni na višjihpovezava podjetja, ki nadzira njegov potek s strani stranke. Nadzirajo izvajanje tega sklopa aktivnosti in zagotavljajo vire financiranja projekta, materialne in druge podpore ter pridobivanje načrtovanih koristi za organizacijo. Sponzorji imenujejo menedžerja, ki bo vodil proces, mu zagotovil vsa potrebna sredstva in poročal o poteku ukrepov višjemu vodstvu (izvršnemu direktorju, upravnemu odboru itd.).
• Projektni vodja je vodja, ki je odgovoren za izvedbo danega podjetja. Njegove naloge so: nadzor nad doseganjem končnega rezultata v času, ohranjanje meje zagotovljenih virov in visoka kakovost končnega izdelka ali storitve. Dnevno se ukvarja s projektom, vodi akcije ekipe, nadzoruje izpolnjevanje zastavljenih zahtev, upošteva in se strinja z željami vseh zainteresiranih ter po potrebi prejema pomoč administratorja oz. ekipa strokovnjakov, začasno ustvarjena za reševanje nalog.

Ti udeleženci projekta sčasoma postanejo lastniki končnega izdelka (rezultata), zato narekujejo svoje zahteve za projekt, ga financirajo z vlaganjem lastnih ali zunanjih sredstev ter sklepajo pogodbe z izvajalci, potrebnimi za načrtovano dejavnosti.

Uresničevalci načrta

Člani skupine za načrtovanje so posamezniki ali subjekti, ki sodelujejo v podjetju, ali tiste stranke, kina katere interese lahko vpliva doseganje cilja.

Glede na stopnjo vključenosti v to vrsto dejavnosti obstajajo tri glavne skupine podobno mislečih:

• Glavna ekipa so zaposleni (organizacije), ki so neposredno vključeni v izvajanje načrta.
• Razširjena ekipa – strokovnjaki, ki posredno nudijo strokovno pomoč.
• Deležniki projekta (notranji in zunanji) - organizacije ali zaposleni, ki vplivajo na predstavnike prve in druge skupine, pri tem pa niso v neposredni interakciji z neposrednimi udeleženci. Sami prilagajajo potek procesa ali neposredno občutijo vpliv izvajanja načrta na svoje aktivnosti.

Možni udeleženci v podjetju

Včasih sodelujejo zunanji posamezniki ali organizacije, da je ta sklop dogodkov uspešen. In sicer:

• Vlagatelji so ljudje, ki vlagajo v projekt, na primer v obliki posojil. Včasih je vlagatelj stranka, sicer pa so banke, skladi in druga velika podjetja.
• Izvajalci - stranke, ki prevzemajo obveznosti za opravljanje dela v skladu s pogodbo (pogodbo). Lahko je del nalog ali celoten projekt. Dodeli glavnega izvajalca in podizvajalca, ki z njim vstopi v pogodbeno razmerje in zagotavlja del dogovorjenih storitev.
• Dobavitelji - deležniki projekta, ki kupcu zagotavljajo potrebne materiale, tehnično opremo itd.
• Državni organi - upravni aparat naselja,ki spremlja izvajanje družbenih, okoljskih, skupnostnih in državnih zahtev.
• Potrošniki - ljudje, ki kupujejo končne izdelke ali uporabljajo končni rezultat, ki določa željo po izdelku ali storitvi in zagotavlja povpraševanje po njih.

Možnost sodelovanja teh strank v projektu je odvisna od njegove vrste, vrste, obsega in stopnje zahtevnosti. Delo vodje mora nujno zajemati vse zainteresirane strani in zagotavljati usklajevanje njihovih zahtev.

Kdo nadzira postopek?

Avtorji projektov so praviloma strokovnjaki (arhitekti, projektanti, gradbeniki), vodja pa zagotavlja izvedbo načrtovanega podjetja. To je uslužbenec vodstvene ravni, vodja oddelka. Njegove odgovornosti vključujejo pravočasno spremljanje izvajanja načrta, porabo razpoložljivih virov in kakovost končnega izdelka.

Prioriteta je prvi vidik, saj vam omogoča, da se izognete prekoračitvi stroškov in težavam med delom. Zato je pri vodenju projekta vedno poudarek na urniku podjetja.

funkcije vodje projekta

Učinkovitost vodenja podjetja je neposredno odvisna od pravilne porazdelitve moči med preprostimi izvajalci, ključnimi člani ekipe in menedžerjem. Pooblastila in funkcionalne odgovornosti za slednje določa bodisi naročnik bodisi listina projekta (če se izvaja v podjetju).

KGlavne odgovornosti upravitelja vključujejo:

• Organizirajte konceptno strukturo in oblikujte vodstveno ekipo podjetja.
• Poiščite potrebna sredstva in vire za njegovo izvedbo.
• Analiza vpliva deležnikov projekta na napredek procesa.
• Usposobitev osebja, ki je potrebno za dokončanje nalog, njihova motivacija.
• Oblikovanje nalog in odgovornosti za vse udeležence, določitev stopnje odgovornosti ekipe za vodenje projekta.
• Razvijanje poslovnega načrta in urnika, izračun proračuna in proračuna, analiza možnih tveganj in iskanje načinov za njihovo odpravo.
• Spremljanje izvajanja vseh vrst del po načrtu.
• Podpisovanje pogodb za izvedbo nalog, spremljanje njihovega izvajanja in pravočasno zaključevanje.
• Vzpostavitev komunikacije med vodstveno ekipo in drugimi udeleženci projekta.
• Prejem poročevalskega gradiva in njihova analiza.
• Komunikacija s stranko z namenom posredovanja vseh informacij, ki ga zanimajo, kot tudi za pridobitev informacij o željah oziroma zahtevah za končni rezultat.
• Spremljanje dela vseh udeležencev projekta in njegovega pravočasnega zaključka.

Nabor funkcionalnih dolžnosti vodje je precej velik in le s specifičnim znanjem in skrbno organizacijo svojih dejavnosti lahko zagotovi uspeh podjetja.

Društvo izvajalcev

Za izvedbo projekta vodja ustvari 2skupine zaposlenih: projektna ekipa in vodstvena povezava. Končni rezultat je v veliki meri odvisen od kakovosti dela, ki ga opravita ti dve organizacijski strukturi.

Projektna ekipa - to so strokovnjaki in/ali organizacije, ki opravljajo delo v podjetju in so odgovorni vodstvu za njihovo izvajanje in kakovost. Ta skupina se oblikuje za čas načrtovanih aktivnosti. Vključuje lahko tako notranje kot privabljeno delovno osebje (skupine).

V vodstveno ekipo so zaposleni iz prve skupine, ki so neposredno povezani z nadzorom procesa in sprejemanjem vodstvenih odločitev. Od tega, kako vodja pravilno izbere izvajalce v tej skupini, je odvisen uspeh podjetja, število tveganj in težav, ki nastanejo pri reševanju problemov.

Zaposleni na vodstvenem nivoju, kot nihče drug, so odgovorni za izvajanje svojega obsega dela, katerega obseg je lahko različen: od priprave dokumenta do končnega podprojekta. Včasih vodja podjetja zbere skupino ključnega osebja (podekipo), ki se oblikuje v skladu s paketi potrebnih del ali podprojektov.

Za pravočasno izvedbo zastavljenega načrta je potrebno, da vsak zaposleni pozna obseg svojih funkcionalnih nalog, zahteve za opravljeno delo, stopnjo osebne odgovornosti, časovni okvir in oblike poročanje o svojih dejavnostih.

Identifikacija zainteresiranih strani projekta

Vsak niz dejanj je namenjen doseganju končnega rezultata. Končni izdelek je vizija kupca. Ob začetku dogodka je težko reči, ali bo rezultat izpolnil pričakovanja. Da bi bilo načrtovanje uspešno, je treba identificirati vire negotovosti. Pogosto so razlogi za neuspeh zgrešena pričakovanja od projekta, ki mora v poteku dela vnesti spremembe. Pobudniki tovrstnih sprememb so pogosto deležniki projekta. Primer bi bili sponzorji, dobavitelji, organi itd. Imajo pravico izraziti svoje želje po rezultatih, ki se lahko med seboj razlikujejo.

Če lahko zgoraj navedene osebe ali organizacije vplivajo na potek projekta, vodja pa tega ni vedel ali ni upošteval, bo njihov poseg spremenil potek celotnega načrtovanega podjetja in bo imel za prilagajanje na poti. Pri delu vodje ne sme biti pomanjkljivosti.

Obstaja več načinov za identifikacijo zastopnikov ali podjetij, za katere ima lahko uresničitev namena svoj pomen:

• Razvrstitev, se pravi izpostavljanje vseh podjetij, skupin, oseb, ki imajo kakršen koli odnos do projekta. To vključuje: sponzorje, stranke, dobavitelje, uporabnike izdelkov, menedžerje, konkurente, vodstvene delavce, poslovne partnerje, medije, organe itd. Tukaj je sestavljen popoln seznam vseh možnih deležnikov in ali je zanje določena korist.
• Nominacija, katere bistvo je, da vodja določi glavnega deležnika, na primer sponzorja, vodjo podjetja, ki sestavi seznam vseh udeležencev, v moči kateregavplivati na potek podjetja.
• Študijska dokumentacija.

Uspeh podjetja in število težav, ki se pojavijo, sta odvisna od popolnosti opredelitve deležnikov projekta.

Nadzor nad izvajanjem načrta

Izpolnjevanje načrta spremljamo s skupinskimi sestanki, katerih člani posredujejo podatke o obsegu opravljenega dela in hkrati navedejo, koliko časa je še potrebno za pravočasno izvedbo nalog. Ti podatki se preverjajo glede na koledarski urnik. Če je predvidena zamuda, se upoštevajo različne možnosti za rešitev težave in ena od njih se vzame za izvedbo. Na enak način se problem reši z odstopanjem od količine zagotovljenih sredstev in sredstev ter končne ravni kakovosti.

Izvajanje projekta je dober način za organizacije, katerih dejavnosti so usmerjene v razvoj podjetja. Poznavanje komponent procesa oblikovanja vam omogoča, da v kratkem času dosežete dobre rezultate z minimalnimi stroški, usklajena interakcija z deležniki projekta pa odpira nova obzorja za poslovanje.