Dokument poročanja: vrste, oblika, vzorec in dizajn

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Ustrezna dokumentacija je pomembna za vsako organizacijo, saj vam omogoča, da se kompetentno ukvarjate s osnovno dejavnostjo in se ne bojite davčnih in drugih revizij. Poročevalni dokumenti so pripravljeni v različnih vrstah in oblikah. Vrste dokumentacije se razlikujejo glede na vrsto podjetja, njegovo dejavnost in številne druge dejavnike.

Splošni koncept

Poročevalni dokument odraža nabor kazalnikov z rezultati dela podjetja za izbrano obdobje. Poročanje lahko vsebuje tabele z računovodskimi, statističnimi in drugimi podatki. Poročilo je rezultat dela na knjigovodstvu informacij.

Poročila so sestavljena po obrazcih, ki jih priporočata Ministrstvo za finance in Državna statistična služba. Lahko so povzetki za posamezne panoge, pa tudi za teritorialna območja - okrožja, regije, v celotnem gospodarstvu.

Poročevalne dokumente je mogoče razvrstiti po vrsti, obdobju, količini podatkov, stopnji posploševanja.

Sorte

Po vrsti je poročanje razdeljeno na:

• računovodstvo;
• statistično;
• operativno.

Računovodstvo so sistematizirani podatki o nepremičninahorganizacija, njene finance, rezultati dela. Poročevalski računovodski dokumenti so pripravljeni v skladu z računovodskimi informacijami.

Statistični podatki so pripravljeni na podlagi statističnih, računovodskih in operativnih evidenc.

Operativno poročanje se pripravlja na podlagi operativnih gradiv za določene časovne intervale - teden, mesec, desetletje itd. Te informacije vam pomagajo ohraniti operativni nadzor nad delovnimi procesi v vaši organizaciji.

Pogostnost priprave poročevalskih dokumentov je lahko:

• medletno - na dan, pet dni, deset dni, mesec, četrtletje, pol leta.
• letno je povzetek leta.

Medletno statistično poročanje je trenutno, računovodstvo pa vmesno.

Stopnja posploševanja informacij v poročanju je lahko različna. Glede na ta kazalnik so poročila:

• primarni - zbira jih neposredno organizacija;
• konsolidirano - pripravile višje institucije.

Vsako poročanje mora zagotavljati zanesljive podatke o dejavnostih organizacije, njenem finančnem položaju, rezultatih dela, morebitnih spremembah teh informacij.

Videz in vsebina

Oblike poročevalskih dokumentov so odobrene z državnimi predpisi.

Vsako podjetje vodi interno poročanje, ki daje informacije o izvajanju načrtov, navodila vodstva. Ta poročila pripravljajo strokovnjaki iz različnih oddelkov podjetja in jih posredujejo vodstvu. Takšna dokumentacija lahkose imenuje poročilo ali pomoč.

Poročila znotraj institucij so izdelana v prosti obliki. Oddajo se na papirnih listih ali na pisemski glavi organizacije.

V poročilu so potrebni naslednji podatki:

• ime organizacije;
• ime strukturne enote ali oddelka podjetja;
• ime dokumenta;
• njegov datum in številka;
• naslov;
• neposredno besedilo z rezultati dela;
• podpis;
• odobritev ali resolucija.

Besedilo poročila vsebuje popolne informacije o opravljenem delu, analizo rezultatov aktivnosti. Pripravijo se sklepi, po potrebi se pripravijo predlogi. Poročilom so pogosto priložena pojasnila. Datum poročila mora biti skladen z odobritvijo upravitelja.

poslovna potovanja

Posebna vrsta poročanja so poročevalski dokumenti za hotelsko nastanitev v primerih službenih potovanj specialistov.

Potni stroški vključujejo stroške najema hotelske sobe. Podjetje mora po zakonu zaposlenemu povrniti vse stroške hotelske sobe.

Zaposleni, ki se je vrnil s službenega potovanja, predloži enega od teh dokumentov:

• račun;
• ček;
• potrdilo.

Kateri od teh dokumentov bo najbolj pravilen in ne bo sprožil vprašanj davčnih organov?

Če hotel ne uporablja blagajniške opreme, potem hotelski uslužbenecizpolniti poseben obrazec. Pokličete ga lahko na različne načine: račun, ček, bon.

Zahteve za obrazce

Vsak hotel ima svoj obrazec, vendar je izdan v skladu z odobrenimi zahtevami. Dokumenti o prijavi za nastanitev izpolnjujejo naslednje zahteve:

• poročilo vsebuje podrobnosti (ime organizacije, njena številka, serija, naslov, TIN, pečat);
• sam obrazec je izdelan v tiskarni ali z uporabo avtomatiziranih sistemov, ki so zaščiteni pred nepooblaščenim dostopom in hranijo podatke pet let;
• številka in serija dokumenta sta dodeljena.

Če je zaposleni predložil dokument, ki ne ustreza odobrenim zahtevam, in ga je podjetje sprejelo in izvedlo, bo lahko v primeru zahtevkov davčnih uslužbencev organizacija svoje stroške zagovarjala na sodišču.

Če ima hotel blagajno za vstopnice

Običajno imajo hoteli blagajne. Potem se poročevalski dokumenti za nastanitev ne izpolnijo, zaposlenemu pa se izda denarni prejemek. On je tisti, ki govori o dejstvu registracije in plačila za hotelsko sobo.

Čeku je lahko priložen račun ali drug dokument, ki vsebuje podatke o prijavi določenega zaposlenega.

Če je bil zaposlenemu namesto čeka izdan račun in blagajniški nalog, lahko v taki situaciji pride do težav s strani davčnih strokovnjakov pri sestavljanju poročil. Seveda lahko podjetje brani svoje interese na sodišču, vendar ta postopek ni preveč preprost.

Računa za PKO so na voljo tudi kot poročevalski dokumenti za hotelsko namestitev. Prav tako so sprejeti in običajno ne povzročajo nepotrebnih vprašanj. Potrdila se štejejo za uradne dokumente, ki potrjujejo, da je uprava hotela sprejela denar.

V primeru manjkajočih dokumentov

Obstajajo tudi situacije, ko zaposleni ne predloži niti enega dokumenta. Nato računovodja od hotela zahteva potrdilo o prebivališču določene osebe. In samo podjetje bi moralo imeti informacije o obdobju potovanja tega zaposlenega.

Takšne nianse lahko privedejo do sporov z davčnimi uradniki, ki se običajno rešujejo na sodišču v korist organizacije.

Situacije neizdajanja dokumentov je mogoče razložiti z dejstvom, da zaposleni ni živel v hotelu, temveč v najetem stanovanju. V tem primeru podjetje plača stroške najema stanovanja, delavec ne nosi nobenih stroškov, kar pomeni, da mu niso povrnjeni.

Računovodje pogosto postavljajo vprašanje - kako potem upoštevati stroške obdavčitve? Podjetje lahko ob obdavčitvi dobička poroča o stroških, ki nastanejo pri najemanju stanovanja, vendar le za obdobje, ko je njegov delavec v njem dejansko živel. Stroški v vseh drugih obdobjih se bodo šteli za nerazumne stroške in jih davčni organi ne bodo sprejeli.

Priprava poročevalskih dokumentov je pomemben in ključen trenutek v delovanju vsake organizacije. Praviloma to opravi računovodsko osebje ali vodje strukturnih oddelkov.podjetja. V primeru težav lahko uporabite storitve drugih podjetij.