Kaj je kadrovska služba: funkcije in naloge, struktura, dolžnosti zaposlenih

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Če želite razumeti, kaj je kadrovski oddelek, morate preučiti značilnosti njegovega dela, njegove glavne funkcije in strukturo. Toda na splošno takšne enote sodelujejo v procesu upravljanja osebja. Učinkovitost podjetja je v veliki meri odvisna od njih.

Kaj so človeški viri?

Ta terminologija se uporablja za opredelitev strukture znotraj podjetja, katere ključna naloga je pomagati pri doseganju ciljev organizacije z izbiro potrebnih strokovnjakov. Tudi zaposleni v kadrovski službi prispevajo k čim bolj učinkoviti uporabi izkušenj, učinkovitosti in usposobljenosti najetih delavcev. Tako sodelujejo v procesu upravljanja s kadri znotraj podjetja.

Če govorimo o delu te strukture podrobneje, lahko izpostavimo naslednje naloge, s katerimi se ukvarja:

• Iskanje, izbira in zaposlovanje kadra v pravem obsegu in s potrebnimi kvalifikacijami. Intervjuji so opravljeni in potrebnidokumentacija.
• Razvoj kariernih načrtov za zaposlene. Zaposleni so razporejeni na določena delovna mesta: lahko jih napredujejo, degradirajo ali premestijo.
• Razvoj kadrovskih tehnologij. Predvidena je menjava strokovnjakov na vodstvenih položajih, izboljšanje usposobljenosti zaposlenih itd.
• Formiranje učinkovitega sistema redno zaposlenih. Razvija se shema za napredovanje strokovnjakov na karierni lestvici.

Hkrati morajo biti vse aktivnosti oddelka skladne z zahtevami delovnopravne zakonodaje.

Struktura

Popoln oddelek za človeške vire je sestavljen iz več glavnih in podpornih enot. Govorimo o naslednji funkcionalni delitvi:

• zaposlovanje;
• organizacija dela;
• raziskave socialno-psihološke klime;
• usposabljanje in preusposabljanje osebja;
• zdravje in varnost pri delu;
• napredovanje in načrtovanje kariere;
• motivacija, vključno s finančnimi spodbudami za zaposlene;
• ocena rezerv, cenitev in delovnih razmerij.

Majhna podjetja morda nimajo nekaterih oddelkov.

Funkcije

Razumevanje, kaj je kadrovska služba, bo lažje, če razumete značilnosti njenega dela.

Funkcionalna plat dela takšnih struktur je zmanjšana na upravljanje osebja podjetja ob upoštevanju oblikovane strategije podjetja. Prav tako kadrovski oddelek določa potrebo po osebju v podjetju trenutno in v prihodnosti. Na podlagi pridobljenih podatkov,novi strokovnjaki so ocenjeni.

Za izboljšanje učinkovitosti procesa se razvijajo merila za zaposlovanje. Optimizira se tudi razmerje med notranjim in zunanjim zaposlovanjem osebja.

Če preučujete, kaj je kadrovska služba in njene funkcije, morate biti pozorni na takšno smer dela te strukture, kot je strokovni razvoj osebja podjetja. To je nujen ukrep za doseganje strateških ciljev podjetja. To nalogo izvedemo tako, da sprožimo naslednje procese:

• izbira najustreznejše oblike usposabljanja zaposlenih med izpopolnjevanjem;
• določanje oblik, pogojev in načel certificiranja osebja;
• organizacija preusposabljanja in usposabljanja zaposlenih v podjetju;
• načrtovanje različnih ukrepov, potrebnih za izboljšanje veščin vseh zaposlenih.

Dotakniti se je treba vprašanja odpuščanja, da bi v celoti razumeli, kaj je kadrovska služba. Strokovnjaki te strukture v podjetju morajo občasno odpuščati zaposlene.

Kot del tega postopka so dejanja, kot so:

• izbira primernih možnosti za odpuščanje zaposlenih;
• zagotavljanje socialnih jamstev tistim zaposlenim, ki odidejo;
• analiza razlogov za odpustitev osebja.

Gradnja in stroški

Kadrovska služba je dolžna zgraditi in organizirati delo, ki je potrebno za izvajanje ključnih procesov:določitev delovnih mest, oblikovanje tehnoloških in funkcionalnih povezav med njimi, zagotavljanje potrebnih delovnih pogojev. Izpolnjevanje teh nalog neizogibno vključuje dejavnosti, kot so:

• izvajanje operativnega nadzora nad delom osebja;
• ustvarjanje ugodnih delovnih pogojev;
• izvajanje kratkoročnega načrtovanja razvoja kadrov (kvalifikacija-strokovno);
• določanje obsega dela na posamezni lokaciji.

Oddelek za človeške vire je odgovoren za načrtovanje stroškov osebja in socialnih storitev, ki so jim zagotovljene.

Upravljanje

Glavna funkcija kadrovske službe je upravljanje osebja. Za njegovo izvedbo strokovnjaki te strukture uporabljajo naslednje metode:

1. Upravna in pravna. Z njihovo pomočjo se izvajajo takšne vrste vpliva, kot so upravni, organizacijski in disciplinski. To lahko vključuje tudi upravne globe.
2. Organizacijsko. Njihovo bistvo se spušča predvsem v načrtovanje delovnih mest.
3. Ekonomično. Te metode vključujejo materialne spodbude, določitev minimalne velikosti dela, stroškovno računovodstvo, privilegije in jamstva.
4. Socio-psihološki. Gre za družbene in psihološke raziskave ter načrtovanje.

Vse metode se uporabljajo ob upoštevanju posebnosti posameznega podjetja.

Načrtovanje

Vsaka organizacija občasno naredi izračunedoločiti raven potrebnih sredstev. Kadrovsko načrtovanje v okviru tovrstne analitike je eden glavnih elementov celotnega sistema. To na koncu omogoča podjetju, da podjetju zagotovi vse potrebne strokovnjake na določenih položajih in ob pravem času.

Načrtovanje je treba izvesti na naslednjih področjih:

• zaposlovanje;
• optimizacija sestave specialistov;
• stroški osebja;
• razvoj osebja;
• trening;
• premestitev in zmanjšanje;
• uporaba strokovnjakov;
• zadrževanje osebja.

Takšno načrtovanje se izvaja za doseganje naslednjih ciljev:

• maksimiranje potenciala osebja;
• oskrba podjetju s potrebno delovno silo;
• prejemanje in zadrževanje novih zaposlenih v ekipi;
• določanje stroškov vzdrževanja in zaposlovanja osebja;
• prepoznavanje možnih težav, ki lahko nastanejo zaradi presežka ali pomanjkanja osebja.

Prva stvar, ki jo HR določi kot del procesa načrtovanja, so dejavniki, ki vplivajo na kadrovske potrebe organizacije. Govorimo o delovnih mestih, uporabljenih tehnologijah, številu proizvedenih izdelkov in razvojni strategiji podjetja.

Samo osebje lahko razdelimo v 3 glavne kategorije:

• zaposleni, vključno z različnimi ravnmi voditeljev;
• tehničnaosebje;
• delavci (kvalificirani pomožni in osnovni poklici).

Naloge šefa

Vodja strukturne enote, na primer kadrovske službe bolnišnice, mora razdeliti naloge med zaposlene in spremljati njihovo izvajanje. Tak vodja mora poznati vse vidike dela bolnišnice (ali druge ustanove), da pravočasno opazi vrzeli v organizaciji delovnih procesov. Vodja je odgovoren za uspešnost celotnega oddelka.

Njegove naloge vključujejo tudi odobritev dokumentov in preverjanje zakonitosti njihovega izpolnjevanja. Tako bo, če specialist naredi napako, kaznovan tudi vodja enote.

Prav tako vodja razvija strategijo kadrovskega dela v podjetju.

Dokumenti

Informacije o delu z uradnimi dokumenti vam bodo pomagale razumeti tudi, kaj je kadrovska služba. Registracijo najetih delavcev po kodeksu dopolnjuje potreba po izdelavi načrtovalnih tabel. Slednje se v državnih podjetjih pogosto uporabljajo za vnos podatkov o delovni dobi, spremembah ranga itd. Vsako takšno spremembo mora spremljati ukaz.

Potrebno je napisati in potrditi pravilnik o kadrovski službi. Uporablja se za določitev pravic, dolžnosti in funkcij strokovnjakov oddelka. Poleg tega je v pripravi delovni načrt.

človeški viri

Za jasen pogledod tega, kaj je kadrovski oddelek na univerzi ali drugi ustanovi, morate biti pozorni na posebnosti interakcije te enote z osebjem podjetja.

Da bi bila komunikacija v delovnem timu na visoki ravni, se preučujejo osebne in poslovne kvalitete zaposlenih. Na podlagi pridobljenih podatkov se sestavijo značilnosti, ki jim sledi premestitev določenih strokovnjakov ali po potrebi prerazporeditev dolžnosti.

Oddelek za človeške vire obravnava tudi disciplinske ukrepe. Preden sprejmejo konkretne ukrepe, strokovnjaki oddelka preučijo nepravilnosti zaposlenih, jih pravilno dokumentirajo in zaposlenega obvestijo o situaciji.

Ob tem je pomembno upoštevati vse pravne tankosti v postopku sestavljanja takšnih dokumentov.

Potreben je kompetenten pristop tudi v primeru spodbud. Za vsakega od njih obstajajo določene omejitve.

Sklep

Glavna naloga kadrovske službe je ugotavljanje potrebe po posebnih strokovnjakih, njihovo iskanje in kasnejša registracija. Opravljanje tovrstnih nalog je povezano z veliko količino dela, saj je treba ustrezno oceniti potencialne zaposlene in jih pravilno razporediti na različna delovna mesta.