Naloge in namen potovanja: primeri

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Ali veste, kako pravilno označiti namen službenega potovanja? Primer je seveda mogoče zlahka najti na vseh vrstah strokovnih forumov za računovodje ali kadrovske strokovnjake. Toda kopiranje izkušenj nekoga drugega ni vedno upravičeno.

V predpisih ni seznama namenov poslovnih potovanj. Vendar je treba razlog, zakaj zaposleni potuje, navesti tako, da se lahko potni stroški in dnevnice upoštevajo za zmanjšanje obdavčljivega dohodka.

Za to je pomembno upoštevati številne točke.

Katere?

Računovodje, ki delajo, zlahka navajajo različne primere potovalnih namenov in opozarjajo na naslednje:

1. Poslovno potovanje zaposlenega mora biti očitno v najboljšem interesu podjetja. Namen službenega potovanja je oblikovan tako, da je jasno: »potovanje« je koristno za podjetje, neposredno ali posredno prispeva k ustvarjanju dobička, povečanju obsega dejavnosti ter izboljšanju kakovosti blaga in storitve. delavecorganizacije ni mogoče poslati na službeno potovanje, pri čemer mu je treba postaviti nalogo "počitek", "povrnitev moči" ali "okrevanje". Za to so zagotovljeni dopusti – letni ali iz zdravstvenih razlogov.
2. Namen potovanja ne sme biti v nasprotju z opisom delovnega mesta zaposlenega. Računovodja torej ni mogoče poslati na službeno pot, da bi se pogajal s strankami. In komercialnega direktorja podjetja ni mogoče poslati v drugo mesto z namenom "prevoza zaposlenih."
3. Razlog za poslovno potovanje mora biti skladen s trajanjem "potovanja" in njegovo potjo. Če je namen potovanja na primer udeležba na razstavi, se mora uslužbenec organizacije v enem dnevu po koncu dogodka »premakniti« v nasprotno smer.
4. Izjemno previdni pri opravičevanju poslovnih potovanj ob vikendih. Če se uslužbenec podjetja v ponedeljek na primer pogaja v drugo mesto in je čas potovanja en dan, potem lahko odidete ne prej kot v soboto zvečer. V nasprotnem primeru stroškov vozovnic ali goriva ni mogoče pripisati stroškom.
5. Najbolje je, da se izognete splošnemu jeziku. Pomembno je navesti, zakaj točno je uslužbenec organizacije poslan na delo izven kraja stalne službe. V nasprotnem primeru lahko upravljavci dvomijo o zakonitosti pripisovanja potnih stroškov davčnemu računovodstvu.
6. Namen potovanja naj bo oblikovan tako, da je mogoče nedvoumno sklepati o tem, ali je bila dodeljena naloga opravljena ali ne. Po potovanju bo delavec dolžan predložiti poročilo o rezultatih,priložite dokumente, ki potrjujejo opravljeno nalogo. Mimogrede, možna je situacija, ko namen potovanja ni dosežen. V tem primeru delodajalec od delavca zahteva, da predloži »pojasnilo« z navedbo razlogov, zakaj delovne naloge ni bilo mogoče opraviti. S tem dokumentom se lahko potni stroški sprejmejo v davčno računovodstvo.
7. Če je namen potovanja obsežen, sestavljen iz več nalog, je pomembno, da zapišete tudi ločene naloge potovanja, katerih dokončanje bo treba tudi potrditi.
8. Če je delo specialista potovanje v naravi in je selitev v drug kraj povezana z opravljanjem vsakdanjih zadev, potem takšno "potovanje" v skladu z delovnim zakonikom ni priznano kot službeno potovanje na vse.

Ali se lahko na službena potovanja pošljejo vsi zaposleni?

To je enako pomembno kot vprašanje, kako določiti namen potovanja. Primeri primerov, ko je bil delodajalec kaznovan, ker je poslal zaposlenega, ki ga ni bilo mogoče poslati na potovanje v drugo mesto, niso osamljeni.

Preden pošljete zaposlenega v drugo mesto ali državo, je pomembno upoštevati, da:

1. Na cesti je strogo prepovedano "opremati" nosečnice in mladoletne delavce (razen osebja, zaposlenega na področju ustvarjalnosti).
2. Zaposleni na službeno potovanje mora biti v delovnem razmerju pri delodajalcu. Ob odhodu mora biti že sklenjena, sestavljena najemna pogodbav skladu z veljavno zakonodajo.
3. Obstajajo kategorije državljanov, ki imajo pravico zavrniti poslovna potovanja. Pošiljanje v drugo mesto ali državo po uradnih opravilih je dovoljeno le z njihovim pisnim soglasjem.

Te osebe vključujejo:

• Mame otrok, mlajših od 3 let.
• Starši ali skrbniki invalidnih oseb, mlajših od 18 let.
• Državljani, ki skrbijo za bolne družinske člane v skladu z zdravniškim izvidom.
• Mame in očetje, ki vzgajajo otroke, mlajše od 5 let, brez zakoncev.

Zaposleni, ki ne spadajo v te kategorije, so disciplinsko odgovorni za neizpolnjevanje odredbe o odhodu na službeno pot. V nekaterih primerih lahko celo odpustite uslužbenca, ki ni hotel iti v drugo mesto zaradi poslov podjetja.

Kateri dokumenti opisujejo namen potovanja?

Do leta 2015 je bilo izdano potovanje zaposlenega:

1. Naroči.
2. Servisna naloga.
3. potovalna izkaznica.
4. Poročaj.

Trenutno so v naročilu navedene vse značilnosti "potovanja". Poenoteni obrazci "nareditev storitve", "potni list" in "poročilo" so bili preklicani.

Za potrditev dejstva potovanja in izpolnitev naročila so: vozovnice, tovorni listi, čeki za gorivo in maziva, poročila, pojasnila, protokoli pogajanj, potrdila o usposabljanju, sklenjene pogodbe, zaloge..

Iz sestave in vsebine teh dokumentov bi moralo biti jasno, daali je bil predvideni namen potovanja dosežen.

Oglejmo si, kako so naloge poslovnih potovanj opredeljene za različne kategorije zaposlenih.

direktor

Delo prvih oseb podjetij je pogosto povezano s "potovanjem".

Poslovna pot direktorja podjetja se praviloma ne izda z odredbo, temveč z odredbo, ki vsebuje stavek: "Odhajam na službeno potovanje z namenom …".

Vodja podjetja se lahko odpravi na poslovno potovanje, zlasti za osvajanje novih trgov, iskanje strank, sklepanje pogodb za dobavo izdelkov. Kaj bi bil v tem primeru namen direktorjevega potovanja? Primeri:

• pogajanja in sklenitev pogodbe s Firma LLC;
• pogajanja z udeleženci konference "Produkti prihodnosti" v N-sk "_"_ 20_;
• predstavitev vzorcev izdelka "Item-1" podjetja LLC "Velika stranka";
• predstavitev blaga za JSC Good Client.

Prva oseba podjetja lahko odpotuje tudi v drugo mesto ali državo, da se sreča z obstoječimi strankami podjetja. Za ta primer so kadroviki že ugotovili, kako v potovalno potrdilo zapisati namen potovanja. Primeri:

• razprava o pogojih pogodbe za dobavo proizvodne opreme družbe Our Friend LLC;
• potrditev načrta nabav za 2. polovico leta _ pri JSC Concern.

Občasno direktorji podjetijso poslani v druga mesta ali države, da "odprejo novo podružnico podjetja." Takšna formulacija želenega rezultata je sprejemljiva tudi v dokumentih. Vendar je v tem primeru vredno opredeliti tako cilje kot cilje potovanja. Primer:

“Odhajam v N-sk, da organiziram delo nove strukturne enote.

Naloge:

• Raziščite ciljni trg.
• Testiranje in zaposlovanje zaposlenega za mesto vodje poslovalnice.
• Koordinacija z vodjo izpostave delovnih načrtov za _ leto.”

Prav tako lahko vodja majhnega podjetja, pa tudi specialist v oddelku za nabavo, odide v drugo mesto ali državo, da kupi novo opremo, sklene pogodbe za dobavo surovin, materialov, komponent, ter se z dobavitelji pogajajo o pogojih sodelovanja. V tem primeru bi morali dokumenti pravilno navesti tudi namen direktorjevega potovanja. Primeri:

• pogajanja z LLC "Partner" o nakupu pošiljke blaga "Thing";
• sklenitev pogodbe za nakup izdelkov Pomoshnik LLC;
• nabava opreme "stroj";
• študija vzorcev izdelka "Shtuka" proizvajalca Producer LLC.

Kako drugače oblikovati namen službenega potovanja prve osebe podjetja? Primeri:

• izobraževanje osebja;
• udeležba na razstavi, seminarju, konferenci" (obisk dogodkov, povezanih s finančnimi in gospodarskimi dejavnostmi podjetja);
• poklicni razvoj;
• obvladovanje novih tehnologij;
• preverjanje kakovosti delaenote.

vodja prodaje

V oddelkih, ki se ukvarjajo s prodajo blaga in storitev, je namen službenih potovanj praviloma zelo natančno predpisan. Zaposleni prejmejo podrobna pisna navodila, v katerih je navedeno, katere naloge morajo biti opravljene in kateri količinski kazalniki so doseženi.

Najprej je postavljen glavni cilj službene poti vodje prodaje. Primeri:

• povečanje obsega prodaje v regiji;
• tržna raziskava;
• pogajanja s potencialnimi strankami.

"Velika" delovna naloga je razdeljena na faze, po zaključku katere zaposleni sestavi pisno poročilo. Vodja prodaje pogosto dobi naslednje "podcilje":

• obiščite obstoječe stranke po urniku obiskov;
• obiščite potencialne stranke v skladu z urnikom sestankov;
• zberite informacije o novem trgu za marketinški oddelek;
• obiščite prodajna mesta konkurentov, opravite primerjalno analizo.

Inženirji, proizvodno osebje

Poslovna potovanja teh kategorij zaposlenih so dolgoročna, saj so običajno povezana z zagotavljanjem učinkovitega delovanja strojev, avtomatskih linij, robotov.

Za inženirje in delavce je zelo pomembno tudi, da v potovalnem potrdilu pravilno oblikujejo namen potovanja. Primeri:

• montaža, nastavitev opreme;
• usposabljanje odgovornih zaposlenih za delo s proizvodno linijo;
• preverjanje, testiranje delovanja strojev;
• garancijsko popravilo, servisno vzdrževanje naprav, dobavljenih po pogodbi št. _ z dne "_" _;
• vzdrževalna dela, vzdrževanje opreme.

Številni inženirji gredo na službena potovanja, da bi komunicirali s kolegi in pridobili nova praktična znanja. To je zelo pogost namen poslovnega potovanja. Primer:

izmenjava izkušenj z razvijalci "zmogljivih" naprav

računovodja

Glavni računovodje potujejo v druga mesta, da preverijo kakovost dela računovodskih strokovnjakov, usposabljajo zaposlene, zbirajo informacije in povzemajo finančne in gospodarske dejavnosti podjetja.

Navadni računovodja se lahko odpravi na pot, da bi izboljšal svoje veščine, izmenjal izkušnje s sodelavci, sodeloval na sestanku.

Kako je mogoče oblikovati namen računovodskega službenega potovanja? Primer:

izvedba notranje revizije, preverjanje pravilnosti odražanja v računovodstvu finančno-gospodarske dejavnosti podružnice

Sprejemljiv je tudi kateri koli drug namen potovanja, ki ustreza opisu delovnega mesta računovodje. Primer:

sprejemni obisk

Kmetijski delavci

Kmetje, agronomi, strojniki, živinorejci, perutninarji se soočajo s potrebo po službenih potovanjih, morda veliko pogosteje kot »urbani« specialisti. Ko delajo na podeželju, morajo biti nenehno v stiku s "civilizacijo": kupovati semena, živalsko krmo, obiskovati razstave dosežkov nacionalnega gospodarstva, se seznaniti z novimi tehnologijami in končno prodajati izdelke mestnim podjetjem in zasebnikom, tržiti obiskovalci.

Skladno s cilji posameznega potovanja se oblikuje namen službenega potovanja kmetijskih delavcev. Primeri:

• nakup gnojil;
• pridobitev dokumentacije za dovoljenje;
• predstavitev investicijskega projekta na specializirani razstavi;
• udeležba na konferenci kmetov, izmenjava izkušenj;
• nabava posebne opreme;
• prodaja izdelkov na mestnem sejmu;
• dostava pošiljke blaga v obrat JSC "Stranka".

Voznik

Druga kategorija delavcev, katerih poklic je povezan s pogostimi potovanji, so vozniki. Njihove naloge vključujejo prevoz zaposlenih v podjetju, blaga, dragocenosti, dokumentov.

Od konkretne naloge je odvisno, kako v naročilo zapisati namen potovanja. Primeri gonilnikov:

• dostava blaga podjetju Our Client LLC (naslov);
• prevoz komercialnega direktorja;
• dostava blaga in materiala, prejem računov.

Kako bi še lahko izgledal namen voznikove službene poti? Primeri:

• nakup delov za popravilo avtomobilov;
• načrtovana diagnostika vozila;
• dostavaoriginalna transakcijska dokumentacija.

raziskovalec

Znanstveniki, raziskovalci, strokovnjaki, teoretiki iz različnih panog, učitelji srednješolskih in visokošolskih zavodov hodijo na službena potovanja, da sodelujejo na konferencah in tekmovanjih, izmenjujejo izkušnje, preučujejo edinstvene vire, obiskujejo specializirane razstave in muzeje, sodelujejo pri arheoloških izkopavanja.

Kako je mogoče oblikovati namen službenega potovanja? Primer:

Zbiranje informacij za znanstveno delo na to temo (ime)

Ali:

Pregled izvirne dokumentacije

Sklep

Sploh ni potrebno uporabljati standardnih "pogojev", ki običajno opisujejo namen službenega potovanja. Primeri le olajšajo postopek izbire "primernih" besed. Izkušnje številnih zaposlenih dokazujejo, da je besedilo naloge lahko brezplačno.