Cikel upravljanja v upravljanju

2024 Avtor: Howard Calhoun | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 10:40

Proces upravljanja je organizacija vseh vrst poslovnih dejavnosti podjetja. Na podlagi te definicije upravljanja ni mogoče ločiti od njegovega predmeta, narava funkcij cikla upravljanja pa je odvisna od posebnosti proizvodnega ali trgovinskega procesa.

Splošne in posebne nadzorne funkcije

V procesu organiziranja poslovnih dejavnosti podjetja se izvajata dve vrsti funkcij: tiste, ki so povezane s splošnimi (ki veljajo za vse sisteme) ali specifične samo za ta sistem.

Skupne funkcije se nanašajo na področja, ki so v različnih podjetjih organizirana na podoben način, na primer nadzor dostave pošte, čiščenje pisarniških prostorov, popravilo pisarniške opreme. Posebne funkcije so neločljivo povezane s procesom upravljanja v določenem podjetju (iskanje strokovnjakov za programiranje robotov za pakiranje ali popravilo tekočega traku).

Cikel upravljanja organizacije

Na splošno vodstvo družbe zagotavlja izvajanje naslednjih nalog:

• Razvoj dolgoročnih in tekočih načrtov.
• Organizacija in regulacija proizvodnih (trgovinskih, svetovalnih ali drugih) dejavnosti.
• Motivacija in koordinacija osebja.
• Spremljanje in beleženje rezultatov proizvodnega procesa.

Te skupine funkcij sestavljajo stopnje vodstvenega cikla, ki se izraža v načrtovanju, organizaciji, motivaciji in nadzoru.

Cikel upravljanja se imenuje zato, ker je za to zaporedje upravljavskih dejanj značilna kontinuiteta. Ima začetek, nato se mora ponavljati za določeno časovno obdobje (teden, desetletje, mesec, četrtletje, leto).

Vrednost načrtovanja v kontekstu dejavnosti podjetja

Ta funkcija se upravičeno imenuje najpomembnejša v celotnem procesu upravljanja. Njeno izvajanje zagotavlja sorazmerne obsege proizvodnje, nemoteno delovanje različnih oddelkov ter racionalno porabo razpoložljivih materialnih, delovnih in finančnih virov. Za organizacijo pravilnega poteka proizvodnje, torej za dinamično ravnovesje notranjih proizvodnih procesov, je potrebno ažurno in kompetentno načrtovanje.

Pravzaprav lahko načrtovanju rečemo postavljanje ciljev in določanje načinov za njihovo doseganje.

Vrste načrtovanja: strateško

Razvoj načrtov, kot prva od stopenj cikla upravljanja, je pred vsemi drugimi. Vsaka raven organizacije ima posebno vrsto načrtovanja.

Najvišjeravni razviti strateške načrte. Na področju proizvodnje je strategija optimalen nabor pravil in tehnik, ki prispevajo k uresničevanju poslanstva ter doseganju splošnih in zasebnih ciljev podjetja. Glavna naloga strateškega načrtovanja je določiti glavno smer, to je slog obnašanja podjetja v zasedeni tržni niši.

Iskanje načinov za obhod kriz ali pridobivanje novih tržnih položajev vključuje tudi takšno upravljanje. Cikel upravljanja, katerega faza je strateško načrtovanje, je običajno precej dolg. Običajno se razvoj globalnih načrtov zgodi vsakih eno, tri ali pet let.

Kaj je taktično in operativno načrtovanje

Na srednji in nižji ravni upravljanja se razvijajo taktični in operativni načrti.

Taktično načrtovanje je opredelitev vmesnih ciljev, namenjenih zagotavljanju izvajanja strateških ciljev. Ta vrsta dejavnosti je vključena v vodstveni cikel srednjih menedžerjev.

Rezultat operativnega načrtovanja so tisti cilji, ki jih razvijajo vodje neposredno na mestih izvajanja. Njihove dolžnosti vključujejo določanje dnevnih ciljev (kratkoročne taktike).

Opisane vrste načrtovanja predstavljajo splošni sistem - generalni ali generalni načrt (poslovni načrt za delovanje podjetja). Načrtovanje je edini način za zmanjšanje tržnega tveganja in negotovosti.

Načela načrtovanja

Na podlagi dejstva, dada celoten cikel upravljanja temelji na načrtovanju, ga je treba izvajati s položajev:

• Zapletenosti. To pomeni, da je treba v procesu upoštevati vse pomembne dogodke in situacije.
• Natančnost. Izgradnja ustreznih in realističnih načrtov je mogoča z uporabo vseh razpoložljivih sredstev, taktik, postopkov in metod napovedovanja, ki jih ponuja sodobna tehnologija.
• Kontinuiteta (razmerje med dolgoročnim in trenutnim načrtovanjem).
• Fleksibilnost (včasih se morate odreči balastu, da dosežete prednostne cilje).
• Ekonomija. Če so stroški načrtovanja sorazmerni s posledičnimi koristmi, se izognete nerazumno visokim stroškom.

Načelo integritete, ki združuje proces razvoja dolgoročnih in tekočih načrtov, velja za glavni pogoj, ki je potreben za kontinuiteto proizvodnega procesa, nemoteno delovanje podjetja in stabilnost njegovih gospodarskih stikov.

organizacijska faza

Organizacija je naslednja stopnja po načrtovanju, ki nadaljuje cikel upravljanja. Na tej stopnji je naloga vodje ustvariti optimalne pogoje za učinkovito delovanje vseh članov tima. Mora usklajevati prizadevanja osebja in jih usmerjati k doseganju svojih ciljev.

Izvedba te funkcije postane možna zaradi oblikovanja organizacijske strukture v podjetju. Za uspešno izvedbonačrtovanih aktivnosti vodje določijo odgovorne osebe in določijo izvajalce za posamezne naloge. Poleg tega je njihova odgovornost zagotoviti, da v celotnem tehnološkem procesu ne primanjkuje sredstev (zagotavljanje opreme, financ, delovne sile).

Nekaj besed o motivaciji

Sestavni del vsakega uspešnega podjetja je interes osebja za opravljanje njihovih delovnih funkcij. Spodbujanje zaposlenih k aktivnosti, njihovo vključevanje v skupno doseganje korporativnih ciljev ter iskanje načinov za izboljšanje njihove uspešnosti se imenuje motivacija.

Najpogostejše metode za krepitev "morale" zaposlenih v organizaciji so nagrade:

• Material.
• Moral.

Sredstva materialne spodbude vključujejo bonuse, bonuse in ugodnosti, dodatna plačila in darila.

Čustvene nagrade so pohvale, javno izražanje hvaležnosti, objava fotografije na častnem seznamu in drugo.

Nadzor je zadnja faza cikla upravljanja

Po izvedenih ukrepih za doseganje ciljev je treba njihov rezultat izmeriti, ovrednotiti in primerjati z načrtovanimi kazalniki.

Bistvo nadzora, ki konča cikel upravljanja, je analizirati podatke in popraviti nadaljnja navodila.

V praksi upravljanja obstajajo tri vrste nadzora:

• predhodno.
• Trenutno.
• končno.

Spreminjanje prejšnjih odločitev in prilagajanje algoritmov, navodil in pravil postane začetek novega cikla upravljanja. Navsezadnje je treba ponovno načrtovati dejavnosti ob upoštevanju novih parametrov, porazdeliti naloge in spremljati njihovo izvajanje. Rezultat novega cikla je tudi predmet obvezne študije in analize.

Čas cikla upravljanja

Za glavne cikle upravljanja je značilen tok v prostoru in času. Njihovo trajanje je lahko od nekaj minut do mesecev, kraj prijave so skupine, ekipe izvajalcev in samo podjetje.

Zato lahko govorimo o dveh vrstah merjenja cikla upravljanja:

• Čas.
• Vesoljski okvirji.

Dober menedžer želi čim bolj zmanjšati čas, porabljen za vsak cikel. Ob natančnejšem pregledu lahko ugotovimo, da na trajanje procesa upravljanja vpliva hitrost izvajanja glavnih dejanj: zbiranje, prenos in obdelava informacijskih podatkov, cikel vodstvenih odločitev (razvoj in sprejemanje), pa tudi organizacija izvedbe.

Prihranek časovnih sredstev je mogoč s poenostavitvijo organizacijskih in dokumentarnih postopkov, uporabo tehničnih sredstev v procesu izvajanja številnih postopkov, pa tudi z zmanjševanjem časa, namenjenega posameznim operacijam.